Il disordine digitale si manifesta in modi diversi, tra cui desktop disorganizzati, e-mail non aperte, file etichettati male e caselle di posta caricate. Derivano da una vita virtuale disordinata.
Se tendi a ritardare l'organizzazione dei tuoi file, è ora di cambiare la tua cattiva abitudine. Impedisce la produttività. Ecco diversi modi in cui il disordine digitale rallenta il tuo flusso di lavoro, causa stress inutile e ti distrae dalle tue responsabilità.
1. L'ordinamento di file disorganizzati fa perdere tempo
I sistemi di archiviazione digitale disorganizzati sono causati da cattive abitudini. La maggior parte degli utenti invia casualmente vari file ai propri desktop, download o cartelle di documenti. Anche se inizialmente sembra gestibile avere alcuni documenti fuori posto, potrebbero accumularsi rapidamente se si trascura una corretta gestione.
Ricorda: optare per la convenienza a breve termine crea colli di bottiglia a lungo termine. Man mano che il disordine affolla le tue cartelle, l'individuazione di file specifici richiederà gradualmente più tempo. Prendi la foto sopra come esempio. Nessuno dei file in quella cartella è stato nominato; dovresti setacciare ciascuno prima di trovare ciò di cui hai bisogno.
Per correggere questa cattiva abitudine, pratica l'organizzazione dei file. Assicurati che ogni foto, video o documento che salvi vada direttamente nella cartella appropriata. Smetti di inviarli ai tuoi download o alle cartelle del desktop per impostazione predefinita.
2. Il disordine distrae
Lasciare i file nelle loro cartelle di salvataggio predefinite ingombra lo schermo. A meno che non specifichi una nuova destinazione, continueranno a riempire i tuoi download, documenti o cartelle desktop. Potrebbero occupare l'intero schermo se non stai attento.
Questo tipo di disordine non solo ha un aspetto terribile, ma provoca anche un sovraccarico visivo. La tua mente lavora di più per elaborare varie informazioni. Di conseguenza, lo stress cognitivo aggiunto si sentirà opprimente, ti impedirà di dare il meglio di te e interromperà il corso dei tuoi pensieri.
La soluzione migliore è sviluppare convenzioni di denominazione dei file (FNC). Etichetta i tuoi file in base al loro scopo. Idealmente, il tuo FNC dovrebbe illustrarne i contenuti, la funzione, l'autore e la rilevanza del progetto: risorse di gruppo basate su punti in comune.
3. L'accumulo di programmi software inutilizzati impedisce la velocità del dispositivo
I nativi digitali hanno bisogno di diversi programmi software personali e di lavoro. IL Il business delle app riporta che gli utenti globali hanno scaricato 143 miliardi di app nel 2021. È comune provare più strumenti regolarmente.
Nonostante l'elevato numero di download, la maggior parte delle app viene abbandonata. Statista afferma che il 25% viene utilizzato solo una volta. Scorri la cartella del download: troverai i programmi che hai già dimenticato. Forse dovevi testare un nuovo strumento per lavoro, o forse un gioco alla moda ha stuzzicato la tua curiosità.
Tenere a portata di mano le vecchie app potrebbe sembrare conveniente, ma rallentano notevolmente i dispositivi. L'installazione di programmi occupa spazio su disco. Continueranno a consumare potenza di elaborazione anche se non li esegui spesso.
È meglio smettere di accumulare programmi inutilizzati. A meno che non ti ritrovi a utilizzare ripetutamente qualcosa che hai scaricato, eliminalo. Basta reinstallare le app cancellate secondo necessità.
4. Le risorse disorganizzate rallentano il monitoraggio delle attività
Gli utenti tendono ad adottare le app di lavoro troppo velocemente. Un rapporto del 2021 di Okta, Inc. mostra che il 10% dei datori di lavoro statunitensi utilizza oltre 199 strumenti di lavoro. Sì, ogni programma offre vantaggi specifici. Ma incorporarne troppi nella tua routine quotidiana rallenta il tuo flusso di lavoro—passare da una piattaforma all'altra fa perdere tempo.
Usa solo quelli che ti servono. Costruire e mantenere più sistemi causa uno stress cognitivo non necessario. Mentre il passaggio da una scheda all'altra richiede pochi secondi, l'assorbimento di nuove informazioni richiede almeno alcuni minuti. Avrai problemi a mantenere la concentrazione se continui a saltare tra le attività.
Per snellire i processi aziendali, investi in una piattaforma che combini tutti i tuoi strumenti di lavoro. Ad esempio, potresti ottenere strumenti di gestione del progetto. Ti consentono di assegnare compiti, tenere traccia dell'avanzamento del progetto, fare annunci a livello aziendale e inviare messaggi privati da un'unica piattaforma.
5. Avere più account con credenziali di accesso diverse crea confusione
Al giorno d'oggi è comune avere diversi account. Considerando le diverse piattaforme di social media, strumenti di lavoro, sistemi di gestione dei progetti, newsletter e fornitori di servizi di posta disponibili, potresti facilmente avere una dozzina di profili.
Sfortunatamente, il monitoraggio di più credenziali di accesso è impegnativo. Molti si limitano a impostare brevi parole del dizionario che possono facilmente ricordare come password. Avast riporta persino che l'83% degli americani ricicla password deboli su account personali e professionali. Sebbene memorabili, sono anche insicuri. Un abile hacker potrebbe aggirare rapidamente le combinazioni comuni attraverso metodi di hacking a forza bruta.
Si prega di scegliere lunghe stringhe alfanumeriche come password. Se hai problemi a memorizzarli, investi in un gestore di password sicuro e affidabile che riempie automaticamente le pagine di accesso.
6. Mantenere vecchi documenti riservati ti mette a rischio di furto di identità
Oltre a ingombrare il desktop, i file disorganizzati compromettono la tua sicurezza. I documenti di agenzie governative, datori di lavoro, partner commerciali, istituzioni sanitarie e banche commerciali sono riservati informazioni di identificazione personale (PII).
Si noti che i criminali possono commettere diversi tipi di frode con questi dati personali. Se identificatori diretti come il tuo SSN, il nome legale completo e le informazioni sul datore di lavoro dovessero cadere nelle loro mani, nulla impedirebbe loro di rubare la tua identità. Potrebbero persino contrarre enormi prestiti a tua insaputa.
Come regola generale, adottare ulteriori misure per proteggere i file riservati. Crittografa le tue cartelle, evita di inviare dati personali via e-mail e eliminare definitivamente i vecchi documenti con i file shredder.
7. Il sovraccarico di informazioni provoca stress
I multitasking spesso aprono dozzine di schede contemporaneamente. Contemporaneamente assumono compiti diversi per finire più lavoro, ma ironicamente, il cambio di contesto uccide solo la produttività. IL Psicologia americana dell'associazione dice che lo stress cognitivo di assorbire troppe informazioni e saltare da un'attività all'altra ti rende inefficiente. Avrai meno lavoro alla fine della giornata lavorativa.
Smettila di sovraccaricare il tuo cervello di dati. La tua mente vagherà se continui a vedere attività casuali. Un minuto stai finendo un articolo per lavoro e il minuto dopo stai scorrendo senza pensare le ricette per la cena.
Invece di lasciare aperti vari documenti, file ed elenchi di cose da fare, riducili a icona e impilali finché non ne hai bisogno. Concentrati solo sul compito da svolgere. Hai bisogno di pace e libertà per entrare in uno stato di flusso creativo e produttivo.
Minimalismo digitale e valutazioni di produttività potenziate
Uno spazio digitale disordinato è dannoso quanto una scrivania disordinata. Sebbene l'organizzazione di file virtuali possa sembrare noiosa, sfogliare centinaia di file, e-mail e cartelle sprecherà molta più energia. Per diventare efficiente, assicurati di poter navigare senza problemi nei tuoi sistemi digitali.
Inoltre, tieni presente che il decluttering va oltre l'organizzazione dei file. Invece di organizzare le tue cartelle ogni pochi mesi, incorpora le pratiche del minimalismo digitale nella tua vita quotidiana. Prendi l'abitudine di mantenere uno spazio virtuale pulito.
