Come utilizzare TimeTree per fissare il programma di lavoro del tuo team

Organizzare riunioni e chiamate al lavoro può essere stressante se non si hanno a disposizione gli strumenti giusti. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team, la comunicazione è fondamentale se vuoi evitare scontri e altri problemi di programmazione. La buona notizia è che c'è un'app per risolvere i tuoi problemi di programmazione e tenerti organizzato.

TimeTree è una potente app per la condivisione del calendario con molte funzionalità integrate per comunicare in modo efficace con il tuo team e creare un programma di lavoro senza problemi. Ecco come utilizzare TimeTree per correggere il programma di lavoro del tuo team.

1. Crea un calendario condiviso

Per iniziare a collaborare con i tuoi colleghi e condividere eventi, devi creare un calendario condiviso. Questa è la caratteristica distintiva di TimeTree e ti aiuterà a capire a colpo d'occhio il programma del tuo team. Per creare un calendario condiviso:

1. Fare clic sul pulsante del menu nell'angolo in alto a sinistra della schermata iniziale.
2. Scorri verso il basso fino alla fine della barra laterale e premi il tasto Aggiungi Calendario pulsante. Vedrai quindi un elenco di opzioni per scopi diversi.
3. Selezionare Lavoro per accedere alla pagina per assegnare un nome e una descrizione al tuo calendario e, se lo desideri, caricare un'immagine di copertina e uno sfondo.

Ora che il tuo calendario è configurato, puoi invitare altri membri a partecipare. Dalla homepage, tocca su Di più, quindi seleziona Invita persone a questo calendario invitare altri. Puoi scegliere di invitare le persone tramite e-mail, Messenger o WhatsApp oppure puoi generare un URL.

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2. Aggiungi eventi al calendario condiviso

Che tu sia il responsabile della tua azienda o un dipendente, aggiungere un evento al calendario della tua organizzazione è facile e veloce. Per aggiungere un evento, tocca il Creare pulsante sotto l'interfaccia del calendario principale.

Avrai quindi accesso alle opzioni di base come l'impostazione degli orari degli eventi e la creazione di promemoria degli eventi. C'è anche una funzionalità di ripetizione che può essere utile per le riunioni settimanali. Per accedere a queste opzioni, premi la piccola freccia a doppia punta sotto gli orari di inizio e fine dell'evento.

3. Organizza i tuoi eventi di lavoro utilizzando le etichette

Una cosa che mette TimeTree davanti ad altre app di calendario sono le sue impressionanti opzioni di gestione delle etichette. È disponibile una gamma di etichette colorate predefinite che possono essere personalizzate in Gestione delle etichette degli eventi scheda. Qui puoi impostare colori personalizzati e rinominare le etichette.

Le etichette sono un fantastico strumento organizzativo per la tua azienda. Puoi usarli per classificare tipi di eventi come interviste, riunioni di gruppo, chiamate 1-1 o eventi sociali. Puoi anche assegnare un colore per contrassegnare le festività o i periodi di indisponibilità.

4. Aggiungi ulteriori dettagli ai tuoi meeting ed eventi

TimeTree fornisce molteplici strumenti per aiutarti a diffondere tutti i dettagli necessari degli eventi all'interno della tua organizzazione.

IL Posizione strumento, alimentato da Google Maps, può essere utilizzato per impostare una posizione per gli eventi. Tutti i partecipanti al calendario possono visualizzare la posizione e c'è un'opzione per trovare un percorso ideale. IL URL opzione è un altro strumento utile. Puoi usarlo per aggiungere un collegamento alla riunione Zoom a un evento di gruppo o un collegamento a qualsiasi pagina web.

Dopo aver creato un evento, appariranno opzioni extra per farti risparmiare tempo. Uno di questi è il Copia in più date opzione, che può essere utilizzata per le riunioni settimanali. C'è anche un pulsante per copiare l'evento in un altro calendario in TimeTree. Questo può essere utilizzato per duplicare eventi di lavoro importanti nel tuo calendario personale, il che può impedirti di perdere qualcosa se il calendario del tuo posto di lavoro è disordinato.

5. Usa la funzione Memo per pianificare e gestire eventi di lavoro

Oltre a condividere i programmi, TimeTree funge anche da ottimo strumento per gestione di eventi. IL Promemoria La funzione ti aiuta a pianificare eventi e ad annotare tutti i dettagli necessari associati agli eventi.

La funzione memo è separata dal calendario, il che significa che non hai tutto ingombra in un unico spazio. Per creare un nuovo promemoria, premi il più icona (+) nell'angolo in basso a destra della pagina del memo. Qui puoi assegnare un titolo, assegnare un'etichetta e cambiare il memo tra una nota di testo o una lista di controllo.

Le etichette sono denotate dal colore del titolo di una nota, fornendo una chiara rappresentazione visiva dei tipi di note sulla pagina del memo. Puoi riordinare le schede memo semplicemente tenendole e trascinandole.

6. Utilizzo di elenchi di cose da fare per gestire le attività

Se non ti piace utilizzare più app per organizzare la tua vita lavorativa, TimeTree combina la pianificazione con la gestione delle attività, portando tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare la tua azienda in un unico posto.

L'integrato Lista di cose da fare La funzione consente di allegare attività agli eventi. Per aggiungere un elenco di cose da fare a un evento, crea un evento, quindi seleziona Lista di cose da fare in fondo alle opzioni extra. È quindi possibile digitare le attività associate a quell'evento, come l'invio anticipato di e-mail a determinate persone.

Puoi riordinare le attività trascinando i sei punti a destra delle attività ed eliminare le attività facendole scorrere. Questo semplice lista di cose da fare approccio può aiutarti a ricordare tutto ciò di cui hai bisogno senza fare affidamento su un'app esterna. Con questa funzione, puoi visualizzare e gestire la tua pianificazione mentre svolgi le attività di amministrazione.

7. Comunica con altri colleghi utilizzando la chat del calendario

Una delle funzionalità più recenti e potenti di TimeTree è la sua Calendario Chat. Questa funzione consente a tutti i membri di un calendario di lavoro condiviso di comunicare tra loro. Questo spazio condiviso può essere utilizzato per discutere programmi, pianificare eventi e porre domande.

Per accedere a questa funzione, tocca la piccola icona a forma di bolla della chat in alto a destra nell'interfaccia del calendario. La chat del calendario funziona in modo molto simile alle app di messaggistica come WhatsApp. Puoi inviare reazioni toccando la piccola icona emoji e puoi caricare foto. Gli eventi creati e gli eventuali aggiornamenti appariranno anche nella chat del calendario.

Calendar Chat può essere un enorme risparmio di tempo per la tua azienda. Condividendo i messaggi in un gruppo, non dovrai fare affidamento sull'invio di e-mail avanti e indietro per pianificare gli eventi.

Ripulisci il programma del tuo team e semplifica la pianificazione

Se desideri un modo più chiaro di supervisionare il programma della tua azienda, TimeTree è la scelta perfetta. Possedere un calendario condiviso è uno dei modi migliori per cogliere facilmente la disponibilità di tutti i tuoi dipendenti.

L'uso di TimeTree elimina lo stress della programmazione, delle doppie prenotazioni e dei problemi di comunicazione, consentendo alla tua azienda di funzionare senza problemi senza interruzioni. Scarica TimeTree per una soluzione efficace per le esigenze di gestione del tempo della tua azienda.