Google ha uno strumento di gestione delle attività?

La suite di app di Google semplifica il lavoro e la collaborazione con gli altri. Ma se stai cercando un posto dove tenere traccia delle tue cose da fare, le cose potrebbero essere un po' poco chiare.

Potresti chiederti se Google ha anche uno strumento di gestione delle attività. Se è così, non sei solo. Ecco le opzioni che il gigante tecnologico offre ai suoi utenti per la gestione delle attività.

Sorprendentemente, Google non offre una soluzione unica per la gestione delle attività. Non ci sono Notion, ClickUp o software simili all'interno della sua suite di app. Ma questo non significa che non puoi farlo.

Usando la sua gamma di app e strumenti, crei il tuo sistema. Quindi, questi sono cinque modi in cui puoi utilizzare le app di Google per tenere traccia di ciò che devi fare.

1. Crea semplici note ed elenchi con Google Keep

Google ha giustamente chiamato Keep poiché è il luogo perfetto per conservare le informazioni e rimanere organizzati. Qui puoi annotare rapidamente appunti e creare elenchi di cose da fare. È molto simile a un bollettino personale per tutte le tue note adesive digitali: tutto il divertimento senza costi, disordine fisico e spreco di carta.

Altre funzionalità offerte da Google Keep sono promemoria, etichette, blocco, collaboratori, archiviazione e disponibilità su Google Workspace. Ecco un po' di più su ciascuno.

Promemoria

• Puoi aggiungere promemoria alle tue note per aiutarti a rispettare le scadenze. Google quindi li raccoglie per te nel file Promemoria tab situato nella barra laterale in modo da poterli vedere in ordine.

Etichette

• Le etichette ti aiutano a taggare e trovare gli elementi. Quando ne aggiungi uno, vedrai il suo nome apparire nella barra laterale. Qui puoi fare clic e visualizzare tutti gli elementi con la stessa etichetta. In questo modo, se scrivi più note sullo stesso argomento, puoi rapidamente arrotondarle tutte per eccesso.

Appuntare

• Appuntare è utile se sei una persona che prende molti appunti. Ti aiuta a mantenere le tue note più importanti nella parte superiore dello schermo in modo da poterle ritrovare facilmente in seguito.

Ricerca

• Se hai scritto una nota ma non riesci a trovarla tra le centinaia (o migliaia) che hai nascosto in Google Keep, è facile trovarla con la funzione di ricerca integrata. E per rendere la tua ricerca più specifica, puoi usare questo Foglio informativo su Ricerca Google per aiutarti a trovare ciò di cui hai bisogno.

Collaboratori

• Vuoi fare amicizia con qualcun altro per portare a termine le attività o condividere i tuoi appunti all'istante? Puoi aggiungere altri alle tue note facendo clic sull'icona del collaboratore all'interno. In questo modo, tu e il tuo amico non avrete bisogno di setacciare i messaggi per trovare gli elementi condivisi in un secondo momento.

Archiviazione

• Una volta che hai finito con una nota o un elenco, puoi archiviarlo invece di eliminarlo se pensi di riutilizzarlo in seguito. In questo modo, puoi ripulire la tua tavola senza preoccuparti di buttare fuori qualcosa di importante. Puoi trovare il pulsante in fondo alle tue note e l'archivio nella barra laterale.

Disponibilità

• Keep è accessibile nella barra degli strumenti a destra all'interno di qualsiasi app Google. Ciò significa che puoi accedere alle tue note in Google Workspace, permettendoti di spuntare gli elementi mentre ci lavori e accedere alle note.

Non c'è bisogno di passare da un'app all'altra. Infatti, se preferisci restare con un'app principale per tutte le tue cose da fare, Keep potrebbe essere la tua risposta, grazie alle sue funzionalità e al facile accesso.

2. Scrivi la tua lista di cose da fare in Fogli Google

Se sei più una persona di elenco, Fogli Google potrebbe essere l'app di cui hai bisogno. Qui puoi sfruttare l'ampia personalizzazione che deriva dal lavorare in fogli di calcolo o mantenere le cose semplici. Dipende totalmente da te, e questo è il bello.

Dal momento che è possibile creare sistemi di gestione delle attività più robusti, si potrebbe prendere in considerazione l'aggiunta tracciamento degli arretrati nell'elenco delle cose da fare in Fogli Google. Con un posto dove archiviare ogni attività, è meno probabile che le tue cose da fare scivolino tra le fessure.

Per aggiungere caselle di controllo in Fogli Google, cercale nel menu Inserisci nella parte superiore dello schermo.

3. Crea un semplice tracker di progetto in Fogli Google

Un foglio di calcolo può anche essere la tua risposta se stai cercando un posto dove tenere traccia di interi progetti. Puoi crea una scheda di gestione del progetto funzionale in Fogli per aiutare te e i tuoi compagni di squadra a rimanere in pista ed evitare sovrapposizioni.

Puoi persino creare una bacheca che fornisca aggiornamenti visivi istantanei a coloro che lavorano al tuo fianco utilizzando elenchi a discesa in Fogli Google. Man mano che aggiungi aggiornamenti, tutti sanno chi sta lavorando su cosa e visualizzano lo stato dei progetti in tempo reale invece di confrontarsi tra loro.

Sei bloccato su dove cominciare? Prendi ispirazione dai tuoi processi e software attuali o cerca tutorial o riferimenti da altri che hanno fatto lo stesso. Iniziare con qualsiasi software di gestione dei progetti andrà molto più agevolmente se pianifichi prima come lavorare con il software, piuttosto che aggirarlo in seguito.

4. Abbina Google Task con Gmail e Google Calendar

Google Tasks è eccellente per coloro che trascorrono molto tempo nel calendario e nella posta in arrivo. Questo perché puoi trovarlo direttamente nella barra degli strumenti di qualsiasi app Google facendo clic sul logo del segno di spunta blu. Troverai anche Google Keep lì, ma il vantaggio dell'utilizzo di Tasks è che Google aggiunge tutti i promemoria che hai impostato direttamente al tuo calendario. Quello, ed è una lista di controllo pulita e semplice per coloro che preferiscono il formato.

5. Usa Google Calendar per rimanere aggiornato su date e attività

Per alcuni, vedere le attività in un formato di calendario aiuta. Indubbiamente aiuta a rimanere al passo con le scadenze. È anche ottimo per pianificare in anticipo. Ognuno ha un sistema diverso, quindi potrebbe essere necessario esplorare ciò che funziona per te.

Alcuni esempi di modi per utilizzare il calendario di Google oltre le date di scadenza e i promemoria sono:

• Blocco del tempo delle tue sessioni di lavoro: aggiungi il nome dell'attività o l'elenco delle cose da fare alle tue note per aiutarti a rimanere concentrato.
• Il tempo blocca le tue e-mail e i tuoi messaggi per aiutare a mantenere la mente sul compito a portata di mano.
• Crea un nuovo calendario e aggiungi note ed elenchi di cose da fare come eventi.
• Condividi un calendario con qualcun altro per rispettare le scadenze e affrontare le attività insieme.

Gestisci le tue attività con Google

Sebbene Google non abbia un task manager chiaro, offre molti strumenti per aiutarti a rimanere in cima alla tua lista di cose da fare. Tutto dipende da quale stile di task manager funziona per te, ma grazie alla vasta gamma, probabilmente c'è qualcosa per tutti.

Google Keep e Tasks sono di gran lunga i più semplici e accessibili, inoltre si abbinano bene al calendario e alla posta in arrivo. Ma se stai cercando qualcosa di approfondito su cui basarti, Fogli Google è probabilmente la tua migliore opzione.