Come pianificare la tua settimana in Google Calendar

Se non sei un utente Apple, c'è un'alta probabilità che tu usi Google Calendar per tenere traccia di cose importanti nella tua vita. E anche se usi un iPhone, un iPad o un Mac, potresti comunque preferire utilizzare la versione di Google per stare al passo con quello che sta succedendo.

Pianificare la tua settimana in anticipo è un modo eccellente per assicurarti di non essere distratto da attività che non sono importanti, permettendoti di continuare a lavorare per raggiungere i tuoi obiettivi. Inoltre, troverai molto più facile evitare di pianificare troppo il tuo programma e di sovraccaricarti.

In questa guida, riceverai una procedura dettagliata per pianificare la tua settimana in modo più efficace in Google Calendar.

1. Blocco del tempo nel tuo programma

Quando ti interessi per la prima volta alla produttività, probabilmente sperimenterai il time-blocking

. Alcune persone usano questa tattica per programmare ogni ora della loro giornata, ma potresti trovarla un po' troppo. E se accade qualcosa di inaspettato, potresti avere difficoltà a svolgere i tuoi compiti rimanenti.

Ma mentre programmare l'intera giornata non è sempre l'idea migliore, dovresti ritagliarti del tempo per compiti importanti che richiedono più energia cognitiva. Ad esempio, se devi scrivere una tesi per l'università, dedicandoti un paio d'ore al giorno concentrarti intensamente su quell'unica cosa può aiutarti a produrre un lavoro di qualità superiore e completare il tuo incarico Più veloce.

Pianificare il tempo per i periodi di concentrazione è facile in Google Calendar. Innanzitutto, fai clic sulla fascia oraria approssimativa in cui desideri che inizi questa attività. Quando viene visualizzata la finestra successiva, inserisci il nome della tua attività. È possibile modificare l'ora e la data, se necessario, oltre ad aggiungere descrizioni e allegati.

Quando sei soddisfatto di tutto, premi il Salva pulsante. Ripeti questo passaggio per ogni attività per la quale desideri bloccare un orario specifico della tua settimana.

2. Codifica a colori le tue attività

Quando pianifichi la tua settimana in Google Calendar, potresti presto renderti conto di avere molti impegni. Una volta aggiunti tutti questi elementi, potresti scoprire che tutto sembra travolgente. Fortunatamente, puoi risolvere questo problema codificando a colori le tue attività.

Puoi scegliere tra oltre 10 colori diversi in Google Calendar, offrendoti un discreto livello di personalizzazione. Determinare cosa utilizzerai per ogni categoria dipende da te; come puoi vedere dal calendario qui sotto, abbiamo mantenuto il blu predefinito per gli allenamenti e scelto l'arancione per le attività aziendali non correlate al lavoro del cliente.

Per i corsi, il colore è marrone chiaro. Nel frattempo, gli eventi sociali sono codificati in saggio. Per codificare a colori le tue attività, fai clic sull'evento che desideri modificare. In fondo, vedrai a icona del colore; seleziona questo.

Scegli il colore con cui vuoi cambiare il tuo evento. Quindi, fare clic sul Salva pulsante.

A meno che tu non abbia ricevuto un accesso speciale, non puoi personalizzare i colori per gli eventi a cui altri ti hanno invitato. Il colore del tuo evento cambierà immediatamente, come puoi vedere nello screenshot qui sopra.

3. Rendere visibili tutti i tuoi calendari

Quando utilizzi Google Calendar per la prima volta, riceverai un calendario predefinito che ti consente di aggiungere tutte le tue attività importanti per ogni settimana. Tuttavia, l'app è ottima anche per collaborare con altri—soprattutto se lavori da remoto o nell'ambito di un contratto ibrido. Puoi fare in modo che altre persone ti invitino ai loro calendari e questi diventeranno visibili all'interno della tua interfaccia quando lo faranno.

Se desideri ottenere una panoramica completa della tua settimana in Google Calendar, rendere visibili tutti i tuoi calendari è una buona idea. Ciò può anche aiutare a garantire che i tuoi eventi non si scontrino con altri a cui ti sei già impegnato a partecipare.

Rendere visibili tutti i tuoi calendari in Google Calendar è semplice. Sul lato sinistro, vedrai due sezioni rilevanti in questo momento; uno si chiama I miei calendari, e l'altro è denominato Altri calendari.

Per rendere visibili i tuoi calendari, tutto ciò che devi fare è spuntare la casella accanto ad essi.

4. Aggiunta di eventi che richiedono la tua presenza

Oltre a bloccare il tempo della tua settimana per progetti importanti, potresti anche aver fissato eventi che richiedono la tua presenza. Se studi all'università, ad esempio, avrai lezioni e seminari. E se sei un lavoratore subordinato o autonomo, potresti dover partecipare alle riunioni con gli altri membri del tuo team.

Per eventi che si ripetono settimanalmente, il tuo capo o istituto scolastico probabilmente ti inviterà a integrarli nel tuo calendario, riducendo il tuo lavoro manuale. Ma se ciò non accade o ti viene richiesto di impostare singoli eventi, puoi facilmente includerli nel tuo calendario.

Come hai fatto quando hai bloccato il tempo nel tuo programma, fai clic sulla fascia oraria che devi prenotare. Quindi, inserisci il nome del tuo evento.

Puoi aggiungere persone al tuo evento andando a Aggiungi ospiti. Nella sezione sottostante, tu può organizzare una teleconferenza in Google Meet. Google Calendar ti consente anche di aggiungere luoghi e puoi scegliere tra gli orari suggeriti se non sai quando dovresti programmare la riunione. Inoltre, puoi modificare le autorizzazioni che gli ospiti devono adeguare all'evento.

Puoi scegliere Salva una volta che sei pronto per organizzare l'evento.

5. Aggiunta di eventi specifici di lavoro e non

L'aggiunta delle attività principali che devi completare per il tuo lavoro o studio è fondamentale quando pianifichi la tua settimana in Google Calendar. Ma quando organizzano i loro programmi, molte persone dimenticano di dedicare del tempo ai loro hobby.

Avere qualcosa di divertente da fare nel tempo libero può migliorare significativamente il tuo benessere. Se al momento non hai un hobby, considera di provare questi entusiasmanti hobby per gli amanti della tecnologia. Un altro vantaggio di incorporare gli hobby nel tuo programma settimanale è che potresti:a causa della legge di Parkinson-ritrovati a completare le attività prima.

Dovresti anche pianificare il tempo nel tuo calendario per trascorrere del tempo con i tuoi amici e familiari. In questo modo non solo ti assicurerai di non dimenticare le cose che hai già pianificato, ma ti darà anche cose da guardare avanti durante la settimana.

Quando aggiungi attività non specifiche per lavorare nella tua pianificazione, puoi seguire la stessa procedura che faresti quando blocchi il tempo per altre cose. Seleziona quando vuoi creare queste attività e configurale per ripeterle se necessario. Puoi codificare a colori e persino invitare altri.

Migliora la tua gestione del tempo con Google Calendar

Pianificare la tua settimana in anticipo ti darà più chiarezza su ciò che devi fare e Google Calendar è un ottimo posto per riunire tutto. Puoi aggiungere attività relative al lavoro, oltre a programmare i tuoi hobby e altri impegni.

Google Calendar ti offre diverse opzioni di personalizzazione per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. Ad esempio, puoi codificare a colori ogni categoria di attività, rendendo tutto più facile da seguire. Inoltre, puoi aggiungere più calendari per assicurarti di non perdere nulla.