4 Usi sottovalutati della funzione SOSTITUTO di Excel

Quando si elaborano grandi batch di dati, poche funzioni di Excel sono versatili come la funzione SOSTITUISCI. Sfortunatamente, è tragicamente spesso trascurato a favore di soluzioni molto più complicate a problemi spesso semplici.

La funzione SOSTITUISCI è un modo rapido e pulito per disinfettare i dati, aggiungere dettagli ai report e creare semplici comunicazioni tramite modulo. Padroneggiare questa funzione e comprenderne l'utilizzo lo rende uno strumento insostituibile e di facile utilizzo per l'analisi di grandi set di dati.

1. Creazione di comunicazioni di moduli con la funzione SOSTITUTO di Excel

La funzione SOSTITUISCI di Excel semplifica la sostituzione rapida e semplice di marcatori prespecificati su una parte di testo preformattato. Ciò consente agli utenti di creare facilmente comunicazioni tramite moduli, scambiando le informazioni che cambiano a ogni iterazione.

Puoi inserire un modello in una cella di un foglio di calcolo, quindi inserire un elenco di destinatari in un altro foglio di calcolo. Successivamente, concatena le funzioni SUBSTITUTE su un'altra cella per aggiungere i dettagli per ciascun destinatario.

Tieni presente che puoi annidare più di un SUBSTITUTE l'uno dentro l'altro:

=SOSTITUIRE(SOSTITUIRE(SOSTITUIRE(SOSTITUIRE(SOSTITUIRE(SOSTITUIRE(Modello!$A$1, "{cardlastfour}", F2), "{fatturazione totale}", MI2), "{ tipo di carta }", RE2), "{ data di fine }", TESTO(C2, "mmm gg, aaaa")), "{nome}", B2), "{nomef}", A2)

Se hai troppi campi da modificare, puoi suddividere l'intera lettera in paragrafi e modificarli uno alla volta. Nell'ultima cella della riga, concatena tutti questi paragrafi in una singola lettera.

Le e-mail generate automaticamente sono un modo fantastico per raggiungere rapidamente e facilmente un elenco di clienti, creare corrispondenza di marketing personalizzata o generare lettere di accompagnamento personalizzate.

Puoi suddividere i messaggi più lunghi in paragrafi o singole frasi per evitare formule SOSTITUTI eccessivamente complesse. Puoi persino utilizzare i condizionali per ulteriori personalizzazioni, come scambiare diversi elenchi di competenze su una lettera di accompagnamento in base al tipo di lavoro per cui ti stai candidando.

2. Utilizzo della funzione SOSTITUTO di Excel per generare report

Non solo la funzione SOSTITUISCI è utile per inserire informazioni di base in campi preformattati, ma può anche iniettare calcoli complessi in report predefiniti. I calcoli di iniezione ti consentono di farlo utilizzare Excel per creare una dashboard che fornisce informazioni visive e fornisce osservazioni personalizzate basate sui dati.

La combinazione di SOSTITUISCI per pre-generare blocchi di testo e condizionali come la funzione IF consente di creare report più dettagliati.

Nell'esempio precedente, puoi vedere che vengono creati due paragrafi separati utilizzando alcune informazioni da un report. Una funzione condizionale può quindi determinare quale dei due paragrafi è opportuno visualizzare ai lettori del report.

Il primo paragrafo viene creato utilizzando questa formula:

=SE(A2>B2, SOSTITUIRE(Modelli!$A$3, "{percentuale di crescita}", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SOSTITUISCI(Modelli!$A$4, "{decrementopercentuale}", 100 - (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

L'associazione di più funzioni SUBSTITUTE concatenate con condizionali può aiutarti a progettare dashboard e report più approfonditi. I calcoli possono anche essere eseguiti direttamente nelle funzioni SOSTITUISCI per assicurarti di presentare solo le informazioni più rilevanti ai tuoi lettori.

3. Disinfettare i dati di Excel per l'archiviazione utilizzando la funzione SOSTITUISCI di Excel

Quando si tratta di archiviazione dei dati a lungo termine, poche considerazioni sono cruciali quanto la sanificazione. Evitare che i dati spazzatura inquinino o danneggino un set di dati è essenziale per prevenire errori futuri che non puoi comprendere.

Ciò può significare qualsiasi cosa, dall'eliminazione di caratteri illegali da un set di dati alla garanzia che le parole chiave riservate vengano trattate come testo anziché come comandi. Non importa cosa devi fare per proteggere i tuoi database minacce come SQL injection e i tuoi dati utilizzabili, la funzione SOSTITUISCI di Excel può aiutarti.

Ad esempio, possiamo preparare un elenco di risposte degli utenti a un sondaggio da inserire in un database SQL. I dati non convalidati possono contenere una varietà di caratteri illegali che potrebbero causare problemi in futuro se non vengono rimossi:

=SOSTITUIRE(A2:A4, "'", '\'")

La funzione precedente rappresenta un passaggio semplicistico ma necessario nella preparazione dei dati per l'archiviazione. Questa funzione esamina ogni risposta nella colonna B per una singola citazione. Se presente, il carattere è preceduto da una barra rovesciata. L'aggiunta di barre rovesciate aiuta a garantire che i caratteri riservati non interferiscano con la query utilizzata per inserire i dati nel database.

Se il carattere o la stringa che stai cercando deve essere rimosso del tutto, la funzione SOSTITUISCI è comunque utile:

=SOSTITUIRE(B2:B20, "$", "")

L'utilizzo di una stringa vuota per il terzo argomento rimuoverà completamente i caratteri specificati dalla cella. Con la funzione SOSTITUISCI, puoi rimuovere testo specifico per eliminare completamente i caratteri potenzialmente dannosi dai tuoi dati.

4. Garantire la corretta formattazione dei dati con la funzione SOSTITUISCI di Excel

Un potenziale problema durante la raccolta dei dati è la possibilità di ricevere informazioni non corrette. Quando gli utenti immettono informazioni in un modulo di risposta gratuita, possono portare a informazioni di segnalazione errate. I dati imprecisi possono essere semplici come un comune errore di ortografia o complessi come un'equazione nel formato sbagliato.

La funzione SOSTITUISCI di Excel è il modo perfetto per evitare che errori semplici causino rapporti di dati errati. Quando si analizzano i risultati prodotti da una fonte specifica, la rimozione di imprecisioni note può aiutare a produrre risultati più accurati:

=SOSTITUIRE(A2, "NomeAzienda Inc.", "Nome azienda Inc.")

L'esempio precedente mostra come una funzione SUBSTITUTE può rimuovere un semplice errore di battitura da un elenco di recensioni di prodotti. La sostituzione di un errore di ortografia comune può garantire che la menzione di un marchio o di un'azienda non venga trascurata quando si esaminano i dati in un secondo momento.

L'utilizzo della funzione SUBSTITUTE per sostituire i potenziali errori noti con le informazioni corrette può catturare problemi nel tuo set di dati prima che diventino problemi, aiutandoti a evitare errori se desideri utilizzare il tuo foglio di calcolo per profilazione dei dati in futuro.

Funzione SOSTITUTO di Excel: semplice ma funzionale

Sebbene la funzione SOSTITUISCI possa essere relativamente semplice, è una formula estremamente utile. Sostituire il testo in blocchi preformattati, aiutare a generare report, disinfettare i dati e rimuovere potenziali informazioni sui problemi da un set di dati non fa che grattare la superficie.

L'utilizzo dei calcoli all'interno di SUBSTITUTE e l'associazione con le formule condizionali aiuta a espandere le sue capacità. Può estendere dashboard e report dalla presentazione di dati visivi alla fornitura di complesse analisi generate automaticamente.

La combinazione di questa funzione con altre formule e tecniche può creare un cruscotto che rivaleggia con strumenti di database dedicati. Pertanto, conoscere e comprendere la funzione SOSTITUISCI di Excel è fondamentale se sei un analista di dati, un ingegnere o lavori con enormi set di dati.