Ci vorrà molto tempo se devi inviare manualmente molte e-mail personalizzate. Per fortuna c'è Mail Merge, un componente aggiuntivo di Google Sheet che ti consente di utilizzare un database per inviare rapidamente e-mail personalizzate. Una volta impostato il componente aggiuntivo nei tuoi fogli Google, devi solo preparare un modello di email con segnaposto e sei a posto.
Approfitta di questa funzione se devi inviare un mucchio di e-mail mirate ma non vuoi impegnarti in una soluzione di marketing automatizzata. Scopri come configurare e utilizzare la stampa unione in Fogli Google.
Come utilizzare la stampa unione in Fogli Google
Abbiamo diviso i passaggi per l'utilizzo di Stampa unione in Fogli Google in tre parti, con più passaggi per ciascuna.
Segui attentamente le istruzioni seguenti per comprendere il processo e implementarlo con successo.
Parte 1: Installa Mail Merge
La prima cosa che devi fare per iniziare è installare Mail Merge.
Basta andare a Stampa unione in Google Workspace Marketplace e colpisci il Installare pulsante. Selezionare Continua nella richiesta di conferma.
Quindi, scegli il tuo account e-mail preferito e fai clic Permettere per garantire che il componente aggiuntivo disponga dell'accesso richiesto. Una volta completato il processo di installazione, configura la funzione in Fogli Google.
Segui i passaggi seguenti per procedere con ciò:
- Avvia Fogli Google e fai clic su Scheda Estensioni nel menu della barra multifunzione.
- Scegliere Stampa unionecon Allegati dal menu contestuale e fare clic su Abilita la stampa unione.
- Una volta abilitata l'estensione, vai a Stampa unione con allegati > Crea foglio di unione.
- Ora dovresti vedere un modello di unione con colonne come Nome, Cognome, Indirizzo e-mail, Dati pianificati, ecc. nel foglio di calcolo. Puoi inserire le informazioni manualmente per iniziare, nonché aggiungere più colonne in base alle tue preferenze.
- Se vuoi aggiungere i tuoi contatti Google al foglio di lavoro, vai a Stampa unione con allegati nella scheda Estensioni e scegli Importa contatti Google.
- Nella finestra di dialogo seguente, scegli un gruppo di contatti e poi premi il tasto ImportareContatti pulsante.
Una volta esportati i contatti, puoi iniziare immediatamente. Quello che ci piace davvero dell'estensione Stampa unione con allegati è che puoi pianificare il e-mail secondo le tue preferenze, come l'invio di promemoria il lunedì a un batch e il mercoledì a altro. Tuttavia, assicurati di utilizzare il formato data e ora gg/mm/aaaa hh: mm per questa sezione per evitare errori.
In secondo luogo, puoi inserire allegati sotto forma di link per utenti particolari. Vai semplicemente sul tuo Google Drive e copia il link su un file che desideri condividere. Inserisci quel link nel File allegati scheda e sei a posto. Mentre ci sei, puoi anche usa colori alternativi in Fogli Google o cambia l'intero tema per dare vita al tuo documento.
Passaggio 2: crea un modello
Dopo aver preparato il tuo foglio Google, è il momento di creare un modello di email per i destinatari.
Useremo {{field name}} come segnaposto in questo metodo.
Ecco tutto quello che devi fare:
- Vai alla scheda Estensione in Fogli Google e Stampa unione con allegati > Configura la stampa unione.
- Scegliere Crea modello e-mail dalle opzioni disponibili, quindi fare clic su Modificare accanto all'opzione Usa un editor visivo.
- Digita l'oggetto dell'e-mail nel campo Campo dell'oggetto. Puoi aggiungere un segnaposto come {{Nome}}.
- Quindi, aggiungi il corpo dell'e-mail usando lo stesso metodo. Se stai inviando l'e-mail a più destinatari per lo stesso scopo (come un promemoria di una riunione), puoi anche allegare file nella bozza.
- Clic Salva utilizzare questa bozza in futuro.
Passaggio 3: testare la funzionalità
Una volta che il foglio di calcolo e la bozza dell'e-mail sono pronti, puoi iniziare a inviare le e-mail. Ma prima di iniziare a inviarli a persone reali, puoi indicare a Mail Merge con allegati di inviarti un'e-mail di prova.
Ecco come puoi verificare se il componente aggiuntivo funziona correttamente:
- Espandi il Invia campagna e-mail sezione del menu contestuale che hai aperto in precedenza.
- Clicca su Invia un'e-mail di prova opzione e selezionare andare.
Ora dovresti ricevere un'e-mail di prova sull'account Gmail con cui ti sei registrato. Se tutto è a posto, puoi scegliere Esegui Stampa unione la prossima volta per procedere.
Invia e-mail personalizzate con Fogli Google e Mail Merge
A questo punto, dovresti essere in grado di configurare l'estensione Stampa unione in Fogli Google e utilizzarla in modo efficiente per il lavoro, in particolare per le attività di marketing. Ogni volta che desideri interrompere l'utilizzo di questa funzione in futuro, puoi tornare alla pagina di Google Marketplace di Mail Merge e fare clic sul pulsante Disinstalla.
