Con Google Docs, condividere e collaborare ai documenti è un gioco da ragazzi. Ma se stai lavorando con una varietà di loro, vorrai diversi modi per condividere i tuoi collegamenti e regolare le autorizzazioni.
È facile disattivare queste impostazioni in modo che chiunque abbia il collegamento possa accedere rapidamente al file e mettersi al lavoro. Ma a volte ciò può significare una condivisione eccessiva o consentire alle persone di modificare ciò che preferiresti non facesse. In questo articolo puoi leggere diversi modi per condividere link ai tuoi documenti Google e come funzionano.
1. Usa le impostazioni di condivisione per condividere i tuoi documenti Google
A meno che tu non stia lavorando su un Drive condiviso, Google imposta i documenti su cui crei Limitato per impostazione predefinita. Ciò significa che dovrai regolare le impostazioni di condivisione prima che altri possano visualizzarlo utilizzando il collegamento. Altrimenti, i tuoi spettatori arriveranno a una pagina che richiede loro di richiedere l'accesso, il che potrebbe significare molto lavoro extra e notifiche per te e un'attesa per loro.
Per modificare le impostazioni delle autorizzazioni sul file, fare clic su Condividere nell'angolo in alto a destra dello schermo per visualizzare le impostazioni di condivisione. All'interno di questo menu è possibile visualizzare una rapida panoramica di chi ha accesso al documento. Puoi anche concedere l'accesso ad altri. Ecco come funziona ogni sezione di questo menu.
Aggiungi persone e gruppi
Se desideri limitare chi ha accesso ai tuoi documenti Google, puoi aggiungere persone specifiche utilizzando questo campo nella parte superiore del menu. Digita il loro indirizzo email qui. Il passaggio successivo consiste nell'assegnare il loro ruolo, scegliere se desideri notificarli e aggiungere un messaggio facoltativo.
Riceveranno un'e-mail che li informerà che l'hai condivisa con loro, incluso un link che li porterà ad essa. Possono anche ritrovarlo più avanti nel Condiviso con me scheda nel proprio Google Drive.
Persone con accesso
Sotto il Persone con accesso intestazione, puoi vedere chi ha accesso al documento. Puoi anche modificare il loro ruolo facendo clic sulla freccia accanto ad essa: questi sono:
- Spettatore—queste persone possono vedere il documento, scaricarlo, stamparlo o copiarlo.
- Commentatore—possono condividere e utilizzare commenti o suggerimenti per comunicare con te.
- Editore—hanno il secondo controllo in ordine di grandezza Proprietario (tu, se hai creato il documento). Possono cambiarlo, lavorare con i suggerimenti degli altri e persino condividere il file con altre persone e modificarne le autorizzazioni.
Inoltre, puoi utilizzare questo menu per Trasferisci la proprietà del file o Rimuovere l'accesso.
Puoi apportare ulteriori modifiche alle impostazioni di condivisione facendo clic sull'ingranaggio nell'angolo in alto a sinistra del pannello. Qui puoi disattivare la possibilità per gli Editor di condividere o modificare le autorizzazioni di un documento. Puoi anche impedire a spettatori e commentatori di scaricare, stampare o copiare il documento.
Accesso generale
Entro Accesso generale,puoi decidere se vuoi mantenere il documento riservato o se vuoi concedere l'accesso a Chiunque abbia il collegamento. Per fare ciò, fai clic sul menu al volo accanto Limitato e fai lo scambio.
Dopo il passaggio, puoi modificare le impostazioni per consentire a coloro che dispongono del collegamento di visualizzare, commentare o modificare. Tieni presente che se hai il tuo file aperto per quelli con il link, non puoi impedire ad altri di condividere il link.
Quando sei pronto, puoi prendere rapidamente il link facendo clic Copia link nell'angolo inferiore sinistro del pannello. Ora puoi incollarlo dove vuoi. Per un rapido accesso, potresti segnalibro visivamente e organizzare i tuoi collegamenti in software come Notion per aiutarti a trovarli e condividerli in seguito.
Inoltre, puoi copiare il link direttamente dalla barra degli indirizzi. Evidenzia tutto fino alla barra dopo la lunga stringa di numeri e lettere per farlo.
Puoi pubblica i tuoi documenti Google che chiunque può visualizzare facendo clic File nell'angolo in alto a sinistra dello schermo, passandoci sopra Condivideree selezionando Pubblica sul web. Da lì, tutto ciò che devi fare è fare clic su Pubblicare pulsante.
Potrebbe sembrare lo stesso che impostare le impostazioni di condivisione su Chiunque abbia il collegamento. Lo è, tranne per il fatto che le informazioni sono di sola visualizzazione e le modifiche apportate al documento non sono attive. Quindi, una volta che il tuo file è pronto per la visualizzazione, puoi premere Pubblica e concedere ad altri l'accesso.
Ma se hai bisogno di continuare a lavorare sul documento, puoi regolare l'impostazione in modo che nessuno possa vedere le tue modifiche fino a quando non colpisci Pubblicare ancora. Per fare ciò, fai clic sul menu al volo accanto Contenuti e impostazioni pubblicati una volta che lo rendi pubblico, deseleziona Ripubblica automaticamente quando vengono apportate modifiche.
Una volta pubblicato, puoi condividere il link o incorporarlo in altri documenti o pagine web. Per rimuovere il file, tutto ciò che devi fare è tornare allo stesso menu e selezionare Smetti di pubblicare. Questo è un ottimo modo per condividere informazioni senza creare un sito Web o preoccuparsi del dominio e dell'hosting.
La creazione di un segnalibro all'interno di Google Documenti porterà i tuoi lettori in un punto specifico della pagina. Fare così:
- Posiziona il cursore nel punto in cui desideri visualizzare il segnalibro.
- Vai a Inserire e Segnalibro.
- Una volta selezionato Segnalibro, il simbolo apparirà nel tuo documento.
- Fare clic sul simbolo per copiare il collegamento o eliminarlo.
Tieni presente che le persone con cui condividi il collegamento al segnalibro dovranno anche accedere al resto del documento. Ciò significa anche che possono visualizzare l'intera cosa.
Esistono molti modi per condividere i link di Google Documenti:
- Utilizzando le impostazioni di condivisione, puoi mantenerlo esclusivo o renderlo ampiamente accessibile a spettatori, commentatori o editori.
- La pubblicazione ti consente di condividere il tuo lavoro in un formato pubblico.
- I segnalibri ti consentono di essere più specifico.
La scelta che scegli dipende da te e dal tipo di documento a cui desideri collegarti. Ricordati di ricontrollare i tuoi documenti prima di condividerli.