Quando si invia un file, è meglio inviarlo in almeno due formati per assicurarsi che il destinatario possa aprirlo. Se hai creato un foglio di calcolo Excel, dovresti aggiungere un file PDF a quell'e-mail, poiché è uno dei formati di file più comuni.
Utilizzando gli strumenti integrati di Excel, puoi salvare il tuo foglio di calcolo come file PDF o persino condividerlo via e-mail. Inoltre, puoi utilizzare uno strumento online per convertire i tuoi file Excel in PDF. In questo articolo, daremo un'occhiata da vicino a ciascun metodo.
Prepara il foglio di calcolo
Durante la conversione di un file Excel in un PDF, potresti ritrovarti con informazioni mancanti, celle vuote non necessarie o tabelle dall'aspetto strano. Per evitarlo, usa il Layout di pagina strumenti per impostare l'area di stampa, selezionare l'orientamento della pagina o aggiungere interruzioni di pagina.
Se hai intenzione di inviare il file a un collega, potrebbe valere la pena dedicare del tempo e organizza i tuoi fogli di calcolo Excel, così avrai PDF dall'aspetto curato.
1. Salva il file come PDF
Se vuoi convertire un file Excel in un PDF, questo è il metodo più semplice che puoi utilizzare. In Excel, apri il file File menu, fare clic Salva comee selezionare una posizione. Apri il menu a tendina e seleziona il PDF(*.pdf) opzione. Quindi, fare clic Salva.
Nella finestra Salva con nome, fare clic su Opzioni pulsante. È possibile selezionare se si desidera salvare solo il foglio attivo o l'intera cartella di lavoro, l'intervallo di pagine e le informazioni che Excel deve includere durante il salvataggio del file.
Nota: Prima di salvare il file, rimuovi tutte le righe vuote nel foglio di calcolo di Excel, poiché potrebbe rovinare l'aspetto generale del file PDF.
2. Esporta il foglio di calcolo come PDF
Questa opzione è simile alla prima, poiché puoi esportare il file come PDF utilizzando gli strumenti di Excel. Dalla barra degli strumenti, apri il File scheda. Quindi, seleziona Esportare e fare clic Crea documento PDF/XPS. Dopo aver selezionato la posizione del file, fare clic su Pubblicareed Excel trasformerà il foglio di calcolo in un file PDF.
Se hai spesso bisogno di salvare fogli di calcolo Excel come PDF, puoi aggiungere il file Pubblica come PDF o XPS comando alla barra degli strumenti. Ecco come puoi farlo:
- Vai a File > Opzioni.
- Nel riquadro a sinistra, seleziona Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido.
- Impostare Scegli comando da a Tutti i comandi.
- Dall'elenco dei comandi, selezionare Pubblica come PDF o XPS e fare clic Aggiungere.
- Clic OK per aggiungere il comando.
3. Condividi il file come PDF
Excel ti consente anche di condividere il foglio di calcolo come PDF senza doverlo salvare sul tuo computer. Seleziona il File scheda e fare clic Condividere.
Per caricare il file sul tuo account OneDrive, fai clic su Condividi con le persone. Finché hai configurato il tuo account OneDrive e non lo sei sta esaurendo lo spazio di archiviazione, non dovresti avere problemi a condividere il file. Se vuoi inviarlo via e-mail, fai clic su E-mail pulsante e selezionare Invia come PDF.
Tieni presente che puoi usare il Invia come PDF opzione se hai collegato il tuo account Outlook.
4. Usa un convertitore online
Se utilizzi un computer su cui non è installato Office Pack, puoi utilizzare uno strumento online per convertire il foglio di calcolo di Excel in un file PDF. Si consiglia di utilizzare Cleverpdf.com.
Per convertire il file, fai semplicemente clic su Excel in PDF affiancare, caricare il foglio di lavoro e fare clic Avviare la conversione. Una volta terminato, puoi scaricare il PDF sul tuo computer.
La parte migliore di Cleverpdf è che puoi usarlo per molto di più, poiché ha più di 40 convertitori gratuiti ben organizzati.
Converti file Excel in PDF in pochissimo tempo
Ora sai come convertire i file Excel in PDF. Anche se non è difficile da imparare, diventa molto più difficile quando uno dei tuoi colleghi chiede un PDF e devi trovare rapidamente istruzioni accurate online.
Se stai cercando di migliorare le tue conoscenze di Excel, ci sono diversi siti Web e corsi gratuiti che puoi utilizzare per diventare un maestro di fogli di calcolo.
