Nuove idee per la settimana lavorativa sono emerse man mano che più aziende cercano di combattere il burnout dei lavoratori. Ad esempio, un esperimento sociale sta cambiando una settimana lavorativa di 40 ore e cinque giorni in una settimana lavorativa di 32 ore e quattro giorni.
Sebbene alcuni temono che la riduzione del numero di ore lavorate diminuisca la produttività, ciò non è necessariamente vero. Secondo quanto riferito dal BBC, una prova di quattro anni della settimana lavorativa di 32 ore ha mostrato che "la produttività è rimasta la stessa o è migliorata nella maggior parte dei luoghi di lavoro".
Se il tuo posto di lavoro sta pensando di passare a una settimana lavorativa di 32 ore, segui questi cinque passaggi per massimizzare la produttività.
1. Organizza le attività
Per assicurarti che le attività importanti siano una priorità assoluta, elenca le tue attività per quel giorno (o settimana, se desideri pianificare in anticipo). Guardando l'elenco, ordina ogni attività in tre categorie: Priorità alta, Priorità media, e Bassa priorità.
Le attività ad alta priorità sono essenziali per la tua attività che devono essere eseguite tempestivamente. Le attività con priorità media dovrebbero essere completate prontamente, ma possono essere leggermente ritardate. Infine, le attività a bassa priorità sono quelle che devono essere completate ma non subito.
Se non sei sicuro di come classificare le tue attività, prova il sistema a tre colpi per dare priorità all'elenco delle attività.
Quando elenchi e ordini le tue attività, usa un'app di note collaborative come Microsoft OneNote o Google Keep così l'intero team sa a quale lavoro dovrebbe dare la priorità. Un'app per le note consentirà inoltre ai membri del tuo team di fornire feedback sull'elenco delle priorità in modo da assicurarti che il lavoro essenziale sia completato per primo.
2. Condividi calendari
Continua lo slancio collaborativo iniziato attraverso l'organizzazione delle attività facendo in modo che il tuo team condivida i propri calendari. La maggior parte delle app di calendario, come Microsoft Outlook e Google Calendario, ti consentono di condividere la tua pianificazione con altri utenti.
La consapevolezza del programma di tutti è la chiave per mantenere un ambiente produttivo. Condividendo il tuo calendario con il tuo team, tutti possono tenere traccia delle riunioni importanti del team e assicurarsi che non disturbino i colleghi durante i periodi di blocco.
Sarà anche più facile eliminare le riunioni non necessarie. Conoscere il programma di tutti ti consentirà di capire un momento in cui tutti possono incontrarsi invece di avere più riunioni una tantum. Ti consentirà anche di vedere se gli argomenti della riunione vengono ripetuti.
3. Usa le app timer (e ascoltale)
Con la tua settimana lavorativa ridotta del 20%, ogni minuto della giornata diventa una risorsa più preziosa. Per ottimizzare il tuo tempo, devi creare un programma per te stesso e attenerti ad esso. Blocca il tempo sul tuo calendario per ogni attività che devi completare e per riunioni e pause (perché devi svolgere pause adeguate e ristorative per essere al meglio).
Una volta stabilita la pianificazione, imposta un timer per ogni attività. Alcune popolari app timer includono Pomofocus e Attiva/disattiva. Non importa quale app scegli, assicurati di ascoltarla. Quando il tuo timer ti dice di fermarti, dovresti fermarti e passare all'attività successiva, anche se non l'hai finita.
Per combattere il lavoro incompiuto, aggiungi sempre un blocco di recupero al tuo programma. Un blocco di recupero è una determinata quantità di tempo che ti dedichi per continuare a lavorare su attività che non hai avuto il tempo di completare. Aggiungerne uno ti consentirà di rimanere in pista per completare tutto il tuo lavoro.
4. Usa un sistema di archiviazione cloud
La condivisione di documenti è essenziale per qualsiasi azienda. Fortunatamente i giorni dei sistemi di archiviazione cartacei, che limitavano l'accessibilità, sono ormai lontani. Ma in un ambiente di lavoro di 32 ore, non qualsiasi sistema di archiviazione digitale funzionerà.
Assicurati che il tuo team condivida i documenti in un ambiente di condivisione cloud, ad esempio Una guida o Google Drive. Quando si ospitano documenti in un ambiente locale, l'accesso è limitato, il che rallenta i flussi di lavoro. I sistemi di cloud storage consentono a tutti di accedere ai materiali necessari, prevenendo gli sbalzi di velocità nella giornata lavorativa.
I sistemi di archiviazione cloud consentono inoltre a tutti di tenere traccia dell'avanzamento del lavoro, il che aiuta gli sforzi di progetto collaborativi trasversali. Tuttavia, per rendere accessibile il tuo sistema di archiviazione cloud, organizza e ripulisci il tuo spazio di archiviazione cloud di volta in volta. In questo modo, tu e i membri del tuo team non perdete tempo a ordinare cartelle e file obsoleti per trovare ciò di cui avete bisogno.
5. Tieni traccia della tua giornata su un foglio di calcolo
Oltre a bloccare il tempo sul tuo calendario, registra le tue attività quotidiane su un foglio di calcolo usando un programma come Microsoft Excel o Fogli Google. Registra ogni attività e quanto tempo ti ha richiesto il lavoro.
Quando registri il tempo per un'attività, non limitarti a mettere giù ciò che hai bloccato nel tuo calendario. Invece, se hai bisogno di più tempo per completare un'attività, scrivilo. Conoscere il tempo totale che dedichi a un'attività è essenziale per capire come ottimizzare la tua giornata.
Dopo una settimana di monitoraggio del tempo speso per le tue attività quotidiane, guarda come è stato distribuito il tuo tempo nell'elenco delle attività che dovevi completare. Studia la lista e chiediti cosa dice. Dove trascorri la maggior parte del tuo tempo? Quali attività richiedono più tempo del previsto? Dove puoi ridurre il tempo speso?
Questo monitoraggio e domande ti permetteranno di capire meglio come viene utilizzato il tuo tempo durante la giornata. Sapere dove viene speso il tuo tempo ti consentirà di capire cosa può essere tagliato, delegato e che necessita di maggiore attenzione.
Massimizza la tua settimana lavorativa di 32 ore
Per massimizzare la produttività durante la tua settimana lavorativa di 32 ore, ricorda di organizzare le tue attività, condividere i tuoi calendari, utilizzare le app timer, utilizzare l'archiviazione su cloud e tenere traccia della tua giornata. Questi cinque passaggi sono modifiche minori alla tua giornata lavorativa che avranno un impatto significativo sulla tua settimana lavorativa.
È importante ricordare che perdere otto ore alla settimana non significa che devi perdere nulla del tuo lavoro. Al contrario, passare alla settimana lavorativa di quattro giorni può motivare il tuo team a lavorare di più.
La produttività non dipende sempre dal tempo che hai; si tratta di come usi quel tempo.
