Quando si tratta di stima del tempo e gestione di progetti freelance, la cosa più importante è monitorare accuratamente le ore di lavoro. È importante che tu conosca bene il tuo progetto per fornire con sicurezza ai tuoi clienti una stima realistica di quanto tempo impiegherà un particolare compito.

Dopotutto, non vuoi ritrovarti a far pagare troppo o a sottovalutare i tuoi clienti. Diamo un'occhiata ad alcuni dei suggerimenti che dovresti tenere a mente mentre lo fai.

1. Definisci l'ambito del tuo progetto

Il primo passo è assicurarsi di avere una solida conoscenza di ciò che il progetto comporterà. Scopri esattamente quali attività, scadenze e budget dovrai gestire. Avere una comprensione concreta dell'ambito e dei compiti coinvolti ti aiuterà a evitare spese inutili.

Fai attenzione allo scorrimento della portata. Se non stai attento, il tuo progetto probabilmente si estenderà più a lungo di quanto inizialmente previsto. Il modo migliore per evitarlo è avere a Struttura di ripartizione del lavoro

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(WBS) per mappare tutte le attività in dettaglio e ottimizzare il flusso di lavoro con il cliente in modo efficace. A questo scopo puoi anche utilizzare un modello di ambito del progetto.

Scarica:Smartsheet (Disponibile come file Excel)

2. Utilizzare una corretta tecnica di stima del tempo

A tutti i costi, dovresti cercare di evitare la sottovalutazione e la sopravvalutazione. Molti liberi professionisti tendono a citare la loro tariffa oraria quando determinano il valore del lavoro svolto, ma questo può portare a fatture gonfiate o addirittura sottocosto per il tuo tempo, soprattutto se non hai tenuto conto di contingenze, vincoli di risorse e altro fattori. Ecco alcuni metodi per stimare accuratamente le ore di progetto:

  • Giudizio esperto: Ciò è necessario nei casi in cui i dati sono difficili o impossibili da misurare o in cui le specifiche dettagliate non sono esattamente disponibili. La chiave per utilizzare questa tecnica è ottenere quante più informazioni e analisi possibili prima di prendere una decisione. È necessario utilizzare questo metodo per identificare le attività secondarie e la loro durata nella fase di stima degli sforzi e previsione del tempo.
  • Stima analoga: Una stima analoga è una pratica comune che prevede l'utilizzo di uno o più progetti con caratteristiche simili come base per la stima. Puoi utilizzare l'esperienza precedente, le medie del settore o altre risorse per aiutarti in questo processo. In sostanza, una stima analoga utilizza i dati storici di progetti simili per effettuare una stima.
  • Stima a tre punti: Questo metodo prevede la determinazione di tutti i possibili scenari (ottimistico, pessimistico e molto probabile), nonché le loro probabilità che si verifichino, e quindi la stesura di una stima finale. Viene comunemente calcolato utilizzando la tecnica della distribuzione triangolare o la stima PERT beta.

Quando si utilizza il metodo della distribuzione triangolare, è possibile prendere la media delle seguenti stime: la stima ottimistica (O), la stima pessimistica (P) e la stima più probabile (M). Quindi, l'equazione di distribuzione triangolare sarà simile a questa:

E= (O+P+M)/3

PERT sta per "Tecnica di valutazione e revisione del programma". È un modello decisionale che aiuta i gruppi a stabilire le priorità del proprio lavoro determinando quanto tempo hanno bisogno per completare le diverse attività.

Il metodo di distribuzione PERT beta è più di una media ponderata. Dà più peso al risultato più probabile e meno peso agli altri risultati. I project manager usano comunemente questo metodo per stimare le date di completamento del progetto, poiché tende ad essere più accurato.

L'equazione PERT Beta può essere stimata nel modo seguente:

Distribuzione PERT Beta = (P + O + 4ML) / 6

Seguendo il nostro esempio sopra, diciamo che nel caso di un libero professionista che lavora sull'attività A (che succede a essere una campagna sui social media) la stima più ottimistica è di due settimane e lo scenario peggiore è di nove settimane. La stima più probabile è di quattro settimane.

Applicando l'equazione PERT beta, la stima del tempo approssimativo risulterebbe essere di 4,5 settimane. Utilizzando questo metodo, possiamo anche tenere conto della deviazione standard in questo caso per offrire ai nostri clienti un tempo di completamento più ampio. Per il compito A, possiamo esprimerlo come di seguito:

Deviazione standard = (PO)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Questo funziona a 1,75 nel nostro esempio. Quindi, possiamo fornire una finestra di completamento probabile di 6,25 settimane, invece di 4,5 settimane.

  • Stima dal basso: Il metodo più semplice (e accurato) per calcolare le ore di progetto freelance è l'approccio di stima bottom-up. Questo approccio suggerisce di iniziare proprio alla base della struttura di scomposizione del lavoro, conteggiando tutte le spese e quindi aggiungendole secondo necessità.

Con questo approccio, puoi creare stime accurate partendo dal basso e procedendo verso l'alto attraverso ogni costo nell'ambito del tuo progetto. Ti aiuta a coprire tutti i costi in una volta sola.

3. Calcola il tuo rapporto fondente

Dal momento che tutti i freelance non lavorano allo stesso modo, potrebbe essere difficile misurare quanto tempo trascorrono a lavorare su un progetto. In questi casi, l'utilizzo di un calcolatore del rapporto fondente può aiutarti a calcolare stime accurate. Ti aiuta a vedere la percentuale di tempo sopra/sottostimato, così puoi ottimizzare le tue ore fatturabili.

Ad esempio, se stimi che ci vorranno quattro giorni per completare un progetto, ma ci vorranno solo due giorni, il tuo rapporto fondente è 2:1. L'obiettivo del rapporto fondente è determinare la velocità con cui puoi spostarti tra le attività del tuo progetto e quanto tempo hai nella tua pianificazione.

4. Conto per il tempo di inattività e le pause

Potresti pensare di poter semplicemente sommare le ore che hai dedicato, ma non è proprio così che funziona. I giorni di ferie e i tempi di inattività dovrebbero essere presi in considerazione nelle ore totali che prevedi di lavorare.

Se non fai delle pause, finirai per esaurirti più velocemente del previsto. Se stai utilizzando strumenti di collaborazione come Slack o Todoist, diventa importante impostare a stato di ferie o fuori sede quando ti prendi una pausa.

Se ti prendi un giorno libero, dovresti tenerne conto mentre calcoli il numero di ore che prevedi di lavorare a settimana. Se hai un periodo di inattività prolungato o una pausa al lavoro, vale la pena notare anche questo: aggiungi semplicemente un'ora o due alle ore totali lavorate ogni settimana.

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5. Considerare pianificazione, imprevisti e revisioni

Uno degli errori più comuni che commettono i freelance è non tenere conto del tempo di pianificazione. Allo stesso modo, le stime di emergenza sono necessarie per tenere conto di circostanze impreviste che possono verificarsi nel corso di un progetto, ad esempio i vincoli di risorse.

  • Pianificazione: Avrai bisogno di tempo per pianificare il tuo lavoro e assicurarti di ricevere tutte le informazioni di cui hai bisogno dai clienti. Ciò è particolarmente importante quando si lavora con clienti che sono nuovi nel tuo settore o che non hanno mai lavorato con te prima.
  • Amministrazione: Avrai bisogno di tempo per attività amministrative come l'invio di fatture o la creazione di account sui social media. Potrebbe anche essere necessario del tempo per il follow-up dei clienti dopo che i progetti sono stati completati.
  • Eventuali imprevisti/revisioni: Se un progetto richiede più tempo del previsto o se qualcosa va storto con un progetto, potrebbe essere necessario più tempo per attività amministrative o per apportare aggiunte o revisioni.

Il monitoraggio del tempo è un ottimo modo per comprendere meglio quanto tempo dedichi a ciascun progetto. Puoi utilizzare strumenti come modelli di sequenza temporale del progetto o modelli di schede attività e app di monitoraggio del tempo per assicurarti di ottenere i dati corretti su quanto tempo ci vuole per completare le attività.

Scoprirai anche che l'impostazione di un sistema per il monitoraggio del tempo, come il Tecnica del pomodoro, ti aiuterà ad aumentare la produttività, a tenere traccia dei tuoi progressi e ad assicurarti di rispettare le scadenze.

7. Rivedi le tue stime finali

Hai terminato il tuo preventivo e ora è il momento di fare quel numero finale. Una delle cose che dovrai fare qui è rivedere il tuo preventivo. Verificare se sono state omesse attività dalla stima. In tal caso, aggiungi quelle ore extra alla stima finale. Utilizzando una varietà di modelli di gestione del progetto potrebbe aiutare.

Se hai una stima dal tuo cliente, rivedila per assicurarti che i numeri siano entro limiti ragionevoli. Se c'è una discrepanza tra le tue due stime, chiedi loro maggiori dettagli su ciò che vogliono e come vogliono che venga fatto.

Valuta e gestisci accuratamente le tue ore fatturabili

L'argomento delle ore di progetto è controverso per i liberi professionisti, poiché ogni persona avrà la propria tariffa (basata su esperienza, competenza in materia, richieste dei clienti, ecc.) E metodologia di risoluzione dei problemi.

Se hai intenzione di calcolare le ore fatturabili da freelance, conoscere questi suggerimenti e trucchi sarà inestimabile. Si spera che ti facciano risparmiare tempo e denaro per il tuo prossimo progetto e rendano l'intero processo molto meno stressante.