La condivisione di file è una pratica comune nel lavoro di squadra. Ma è controproducente quando i file che condividi sono disorganizzati e sporcano il tuo sistema. C'è solo così tanto lavoro che puoi fare in mezzo al disordine.
L'organizzazione dei file condivisi è fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro. In caso contrario, potresti perdere file importanti o confonderli nel corso del lavoro. Scopri modi efficaci per organizzare i tuoi file condivisi per una maggiore produttività.
1. Esamina i file esistenti
La revisione periodica dei file esistenti è necessaria per mantenere il sistema ben organizzato. C'è un'alta probabilità che tu abbia alcuni file sul tuo sistema che non usi o non hai più bisogno. Quei file possono rimanere lì e occupare spazio a tua insaputa.
Prenditi sempre il tempo necessario per rivedere i tuoi file, così puoi eliminare quelli che non ti servono più e aggiornare quelli obsoleti per ottenere il massimo da loro. Potrebbe essere difficile tenere il passo con la revisione dei file da sola. Educa e insegna ai membri del tuo team o ai dipendenti l'importanza di rivedere i file esistenti. Questo semplice compito crea uno spazio di lavoro pulito per una maggiore efficienza.
2. Crea e assegna un nome alle tue cartelle in dettaglio
Niente è più disorientante del dover trascorrere la maggior parte delle ore di lavoro alla ricerca di file nel sistema. Risparmiati la fatica creando cartelle diverse per i tuoi file in base alle loro categorie.
Padroneggiare come organizzare le tue cartelle in dettaglio fa risparmiare tempo e aumenta la produttività. Puoi navigare rapidamente tra file o cartelle senza aprirli per identificarli o accedervi. Allo stesso modo, la creazione e la denominazione delle cartelle aiuta i membri del team a identificare quali file appartengono a loro per l'accesso e quelli che contengono informazioni riservate.
Quando assegni un nome alla cartella, cerca il più possibile di evitare di utilizzare nomi lunghi e complicati perché sono difficili da ricordare. Inoltre, evita di utilizzare caratteri e simboli speciali perché non solo non sono visibili, ma sono anche privi di significato. Infine, se devi usare gli spazi per separare le parole, usa invece i trattini bassi o i trattini.
3. Limita le tue cartelle
Sebbene la creazione e la denominazione delle cartelle sia una buona pratica per organizzare i file condivisi, non esagerare. Avere una singola cartella per ogni file che hai creerà disordine. Avrai troppi file sui tuoi sistemi e questo può essere opprimente.
Quindi, invece di creare una cartella per ogni file, unisci il file in una cartella con contenuto simile. Sai esattamente dove cercare quando cerchi file nella stessa categoria.
4. Abbandona l'archiviazione locale
L'archiviazione locale era l'in-thing, ma con la digitalizzazione ci sono opzioni più praticabili. Quindi, se stai ancora utilizzando l'archiviazione locale per salvare i tuoi file, sei bloccato nel passato. Oltre a essere costoso da mantenere a causa dell'acquisto di una maggiore larghezza di banda per archiviare più file, l'archiviazione locale rappresenta un rischio per la sicurezza. Se qualcuno manomette il tuo dispositivo di archiviazione, puoi perdere tutte le informazioni che hai su di esso.
Quindi, invece dell'archiviazione locale, scegli l'archiviazione cloud. Con il cloud storage, puoi accedere ai tuoi file da remoto, avere più spazio di archiviazione e implementare una sicurezza più forte. Dai un'occhiata al provider di archiviazione cloud più economici per risparmiare sui costi.
5. Adotta il software con il controllo della versione
C'è un'alta probabilità che tu debba modificare i tuoi file dopo averli creati. Il controllo della versione ti aiuta a tenere traccia delle modifiche apportate a un file o a una raccolta di file. Tenere traccia delle modifiche manualmente è scoraggiante e potrebbe confonderti.
Proprio come puoi usare app di controllo della versione per aumentare la tua produttività, puoi utilizzare il software di organizzazione dei file con il controllo della versione per tenere traccia delle modifiche apportate a un file, in modo da non confonderle.
Mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina è il ruolo del sistema di controllo della versione. Soprattutto, garantisce che tutti i membri del team collaborino e lavorino allo stesso progetto, assicurando che tutti utilizzino la versione più recente del file.
6. Crea scorciatoie e preferiti
Se hai un budget limitato o hai bisogno di un intervento rapido, è meglio creare scorciatoie e preferiti. Un collegamento è un riferimento a un file del disco rigido. Un programma, un file o una cartella possono essere determinati dal relativo puntatore.
Poiché contiene informazioni sulla posizione del file originale, il collegamento è un piccolo file che utilizza pochissimo spazio di archiviazione. Il duplicato non corrisponde esattamente al file originale. Pertanto, il file originale è ancora intatto quando si rimuove il collegamento.
Puoi posizionare i programmi e i collegamenti alle cartelle utilizzati più di frequente in luoghi facili da raggiungere come il dashboard di lavoro o la barra di avvio veloce con l'aiuto dei collegamenti.
7. Pre-crea modelli di cartelle
Un altro modo per organizzare i file condivisi consiste nel pre-creare un modello temporaneo. Puoi pre-creare modelli di cartelle se non sei sicuro di quale modello utilizzare al momento.
La pre-creazione di un modello di cartella ti aiuta a mantenere alcuni file in una cartella, invece di lasciarli ovunque nel tuo sistema. Previene anche la formazione di funghi nello spazio. Se alla fine determini il tuo supporto su quelle cartelle precreate, puoi spostarle o meno nella tua memoria permanente.
8. Sfrutta il software di organizzazione automatizzata
Uno dei modi più efficaci per organizzare i file condivisi è incorporare un software di organizzazione automatizzata nel sistema. L'organizzazione manuale dei file non è solo noiosa, ma richiede anche molto tempo. Lo spostamento di file diversi in posizioni specifiche richiede attenzione ai dettagli.
Anche così, c'è la tendenza che le cose sfuggano alle crepe. Ma è un gioco diverso quando si automatizza il processo con il software di organizzazione. Un efficace software di organizzazione collocherà i tuoi file condivisi nelle posizioni corrette con poca o nessuna supervisione. Tu e il tuo team avrete più tempo a disposizione per concentrarvi su compiti più importanti per aumentare la vostra produttività.
9. Elimina file obsoleti
I file obsoleti non ti servono. A meno che tu non preveda di aggiornarli, non hanno attività nel tuo sistema. Se fai il punto sui tuoi file, potresti scoprire che i file che non utilizzi più occupano molto spazio di archiviazione. Eliminarli ti darebbe più spazio per creare e archiviare file rilevanti.
Inoltre, lasciare file obsoleti nei file di sistema potrebbe fondersi accidentalmente con file più recenti o correnti, causando confusione. Questo scenario può verificarsi quando questi file sono nelle mani di dipendenti nuovi o inesperti. Per automatizzare questo processo, puoi optare per un software di eliminazione dei file come PrivaZer, Distruggifile, e Utilità Glary, tra gli altri.
Organizzazione di file condivisi per una maggiore produttività
Uno spazio di lavoro pulito aumenta la produttività. Puoi accedere facilmente a qualsiasi documento di cui hai bisogno e spostare le cose senza ostacoli. L'organizzazione dei file condivisi non solo aumenterà la tua produttività, ma ti renderà anche più efficiente, poiché sarai più concentrato sulle attività da svolgere.
È interessante notare che non devi fare tutto da solo. Puoi sfruttare gli strumenti automatizzati per eseguire il sollevamento e il posizionamento, così puoi impegnarti in altre attività che richiedono la tua attenzione.
