Se fai parte di un team numeroso o impegnato, ci sono buone probabilità che tu condivida i file di Google Drive tra di voi. A seconda delle dimensioni della tua squadra, questo può significare decine di file al giorno.

Dopo un po', potresti ritrovarti con centinaia o migliaia di file nel tuo Google Drive. In questo articolo imparerai come gestire i file condivisi di Google Drive per evitare disordine.

Gestione dei file di Google Drive "condivisi con me".

Le cose che puoi vedere nella sezione "Condivisi con me" di Google Drive includono file e cartelle condivisi con te e file condivisi con un link che hai già aperto.

Inoltre, puoi anche trovare dettagli sui file condivisi con te nella tua raccolta "Condivisi con me": questi dettagli includono il nome del file o della cartella, il tipo di file, ad es. Documenti o Fogli, la persona che lo ha condiviso con te e la data con cui è stato condiviso voi.

Abbiamo coperto come utilizzare i file condivisi su Google Drive. Vediamo ora i vari modi per gestire i file condivisi in Google Drive.

instagram viewer

1. Passa da layout griglia a layout elenco

Google Drive ti consente di visualizzare i tuoi file sia nel layout della griglia che nel layout dell'elenco. Per impostazione predefinita, è impostato su layout a griglia. Tuttavia, il layout della griglia mostra i tuoi file come grandi schede quadrate.

Sebbene il layout della griglia offra una rapida anteprima, può occupare rapidamente molto spazio sullo schermo. Pertanto, consentendoti solo di visualizzare una manciata di file alla volta. Ciò potrebbe richiedere di continuare a scorrere per un po' per raggiungere i file più in basso.

Con il layout dell'elenco, invece, i tuoi file e le tue cartelle sono elencati cronologicamente offrendoti una vista a volo d'uccello, ma con meno dettagli. Questo può aiutare se hai un grande archivio di file da ordinare.

Come modificare il layout dell'unità

Per modificare il layout:

  1. Vai al tuo Google Drive e accedi se non l'hai già fatto.
  2. Clicca su Condiviso con me nel riquadro di sinistra.
  3. Navigare verso Disposizione (l'icona a forma di tabella) all'estrema destra, appena sotto l'icona dell'ingranaggio delle impostazioni, e fai clic su di essa.

Questo cambierà il tuo layout dalla griglia all'elenco. Puoi sempre modificarlo in qualsiasi momento facendo nuovamente clic sulla casella del layout. Ricorda solo che la tua scelta del layout può influire sulla visibilità e l'accessibilità di un file o di una cartella in "Condiviso con me".

2. Organizza i file aggiungendo scorciatoie a Drive

Un altro modo per gestire i file condivisi consiste nell'aggiungervi collegamenti o organizzarli in cartelle. Raggruppando file simili in una cartella, semplifichi l'individuazione di particolari tipi di file che altri hanno condiviso con te.

Puoi aggiungere file alla cartella "Il mio Drive", alla cartella "Computer", a "Speciali" o semplicemente creare una nuova cartella. Puoi anche tu colora le tue cartelle di Google Drive per una più facile identificazione.

Come aggiungere file al collegamento in Drive

Ecco come spostare i file "Condivisi con me" nelle cartelle.

  1. Vai al tuo Google Drive account.
  2. Clicca su Condiviso con me.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file che si desidera spostare in una cartella.
  4. Clicca su Aggiungi collegamento a Drive.
  5. Fare clic sulla freccia in avanti a destra di Mio disco.
  6. Clicca sul Nuova cartella pulsante in basso a sinistra.
  7. Assegna un nome alla cartella e fai clic sul segno di spunta blu e il gioco è fatto.

Ora puoi iniziare a spostare i tuoi file condivisi in questa cartella. Per accedere ai file spostati, fai semplicemente clic su Il mio Drive, Computer o Speciali. Se hai creato una nuova cartella, puoi trovarla all'interno di "I miei file".

3. Elimina file o cartelle che non utilizzi più

Anche se questo può sembrare semplicistico, in realtà vuoi pensarci due volte prima di eliminare un file o una cartella condivisa con te. Questo perché i file condivisi con te non ti appartengono.

Tuttavia, se un file o una cartella ha esaurito la sua utilità, puoi procedere ed eliminarlo. È uno dei modi per ripulire Google Drive in generale. L'eliminazione di un file condiviso non lo elimina dal Google Drive del proprietario.

Ma se, per qualsiasi motivo, devi riutilizzare il file condiviso eliminato, dovrai chiedere al proprietario di ricondividerlo nuovamente. Altrimenti, fallo solo se sei sicuro che non avrai più bisogno del file.

Come rimuovere i file "condivisi con me" su Google Drive

Per eliminare un file o una cartella condivisi:

  1. Vai al tuo Google Drive account.
  2. Clicca su Condiviso con me e vai alla sezione dei file.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che si desidera eliminare.
  4. Scorri verso il basso le opzioni del menu e fai clic su Rimuovere.

Dopo aver rimosso un file condiviso, se lo riapri, riapparirà di nuovo in "Condiviso con me". Potrebbe anche apparire nei risultati quando tu cerca i file in Drive.

4. Eseguire il backup dei file condivisi con me

Sebbene Google Drive ti offra spazio di archiviazione cloud gratuito, ha una franchigia di 15 GB e i tuoi contenuti "Condivisi con me" contano per questo limite. Pertanto, se sospetti che i tuoi file "Condivisi con me" stiano superando questo limite, puoi eliminarli.

Ma prima di eliminarli, assicurati di scaricarli e di eseguirne il backup su una memoria esterna nel caso in cui ne avrai bisogno in futuro. Meglio ancora, acquista spazio di archiviazione da Google.

I piani di archiviazione cloud a pagamento di Google partono da 100 GB per la versione base fino a 2 TB per la versione premium. Sono inoltre dotati di vantaggi aggiuntivi come l'accesso agli esperti di Google, la possibilità di condividere con un massimo di cinque persone e vantaggi aggiuntivi per i membri.

Come eseguire il backup dei file "condivisi con me".

Per scaricare i file "Condivisi con me":

  1. Vai al tuo Condiviso con me sezione.
  2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul file che si desidera scaricare.
  3. Scorri verso il basso le opzioni del menu e fai clic su Scarica.

Se stai esaurendo lo spazio di archiviazione nel tuo account, potrebbe essere necessario acquistarne dell'altro. Ecco come acquistare spazio di archiviazione Google:

  1. Vai al tuo Google Drive account.
  2. Scorri fino alla parte inferiore del riquadro sinistro.
  3. Clicca su Acquista spazio di archiviazione.

Verrai reindirizzato alla pagina di pagamento, dove potrai effettuare la tua selezione ed effettuare il pagamento.

Come rimuovere te stesso dai file condivisi su Google Drive

Supponendo che qualcuno ti aggiunga a un documento o una cartella senza la tua autorizzazione, puoi facilmente rimuoverti dai file condivisi. Ecco come:

  1. Avvia l'app Drive sul tuo cellulare.
  2. Toccare il Condivisa pulsante.
  3. Tocca i tre puntini (Altre azioni) accanto al file o alla cartella da cui desideri rimuovere te stesso.
    3 immagini
  4. Tocca Gestisci l'accesso.
  5. Tocca il nome del tuo account e tocca Rimuovere.

Questo ti rimuoverà dal documento condiviso.

Riordina la sezione dei file "Condivisi con me".

I file condivisi possono diventare rapidamente un pasticcio e affollare il tuo Google Drive. Puoi risolvere questo problema seguendo i passaggi descritti in questo articolo per riordinare e mantenere le cose organizzate. Una sezione ordinata "Condivisa con me" è visivamente più accattivante, rende più facile e veloce l'accesso e il recupero dei documenti, fa risparmiare tempo e migliora la produttività. Inoltre, quasi tutti questi metodi sono gratuiti. Inoltre, puoi sempre provare altre alternative basate su cloud come Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS e WebDav.