È difficile capire quando più parti sono libere contemporaneamente per una riunione, sia online che offline. Queste app di pianificazione delle riunioni semplificano la ricerca di una fascia oraria comune o la condivisione degli slot gratuiti per consentire ad altri di concordare.

Oggi, la maggior parte delle aziende utilizzare Calendly per pianificare le riunioni, con link dove ognuno indica la propria fascia oraria preferita. Ma mentre va bene per le aziende, i privati ​​e i piccoli team non vogliono pagare per una tale funzionalità. Per fortuna, ci sono alcune eccellenti alternative gratuite a Calendly con le quali puoi trovare il miglior momento possibile per incontrarti alla comodità di tutti.

1. ZCal (Web): la migliore alternativa a Calendly gratuita al 100%.

La missione di ZCal sembra essere quella di far fallire Calendly perché offre gratuitamente le funzionalità più importanti di Calendly. I produttori hanno anche affermato specificamente che sarebbe rimasto gratuito al 100% per sempre e non mostreranno annunci.

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L'app funziona sia con Google Calendar che con Outlook Calendar, importando i tuoi programmi da più calendari. Quando crei un invito ZCal, puoi aggiungere un nome, un luogo (o un collegamento alla videoconferenza), una descrizione, una foto di copertina e un video di benvenuto.

Puoi effettuare inviti 1 contro 1 illimitati, inviti di gruppo o sondaggi alle riunioni. I sondaggi delle riunioni sono il modo in cui scopri quando tutti sono liberi chiedendo loro di votare per fasce orarie. Imposta l'intervallo di date disponibile e seleziona gli intervalli di mezz'ora che funzionano per te. Una volta che tutti avranno votato, otterrai una semplice analisi delle fasce orarie più votate in modo da poter sistemare la riunione.

ZCal ti fa anche creare un profilo personale quando ti iscrivi, con una biografia e collegamenti a LinkedIn e Twitter. L'idea è di renderlo più personale. Questo è anche il pensiero alla base del video di benvenuto, un breve messaggio che registri su ZCal per invogliare i partecipanti a partecipare alla riunione.

2. ZenCal (Web): la migliore app per riunioni per consentire alle persone di condividere i propri programmi

Se sei un individuo che vende corsi o un consulente che vende sessioni orarie, hai bisogno di una pagina online in cui i clienti possano vedere la tua disponibilità e scegliere un orario per la riunione. ZenCal è la migliore app gratuita per questo, con una serie di potenti funzionalità. E come ZCal, i creatori di ZenCal notano che sarà gratuito per sempre per individui e piccoli team.

Dopo esserti registrato a ZenCal, puoi importare calendari illimitati da Google Calendar e Outlook, creando un calendario universale all'interno di ZenCal. Puoi anche impostare orari di lavoro regolari in modo che i clienti conoscano i tuoi orari disponibili. Se pianifichi un evento negli altri tuoi calendari durante l'orario di lavoro, ZenCal ti avvisa dell'aggiornamento in modo da poter bloccare quello slot.

Alla fine, ottieni una pagina dall'aspetto professionale in cui i clienti possono leggere un breve profilo su di te, una descrizione della sessione o della riunione che stai offrendo e prenotare una fascia oraria. ZenCal offre molte funzionalità avanzate come l'integrazione dei pagamenti per Stripe, e-mail e promemoria di testo e altro ancora.

Oltre a questo, ZenCal funziona anche come un ottimo strumento per trovare slot per riunioni comuni con il tuo team. Puoi aggiungere più calendari dei compagni di squadra, visualizzare gli overlay del calendario per una pianificazione rapida e posticipare e riprogrammare le riunioni.

3. StrawPoll (Web): fai rapidamente un sondaggio dettagliato sugli orari preferiti

StrawPoll è un pedaggio senza registrazione per rispondere a una varietà di sondaggi, ma i produttori si vantano in particolare della sua capacità di pianificare riunioni in modo rapido ed efficiente. Nei nostri test, StrawPoll ha funzionato perfettamente, quindi è apprezzato come un rapido pianificatore di riunioni online, soprattutto per un gran numero di persone.

Fai clic sull'opzione "Programma riunione" in StrawPoll e sei pronto per partire. Aggiungi un titolo della riunione, un luogo facoltativo e una descrizione. Nelle impostazioni avanzate, puoi rendere il sondaggio privato per coloro che hanno un collegamento diretto, consentire scelte multiple per il partecipanti (e limita anche il numero di opzioni), consenti risposte "se necessario" e nascondi i partecipanti a ciascuno Altro. Puoi anche impostare una data di fine e scegliere chi può modificare i voti, se necessario.

Quindi, scegli la tua data e imposta più fasce orarie per ciascuna. StrawPoll ha un pratico modello che puoi utilizzare per riempire più slot con un clic. Infine, condividi il link con i partecipanti, oppure genera un QR code se vuoi allegare una stampa in un'area comune.

Il risultato finale è di facile interpretazione per chiunque e mostrerà i risultati in una semplice tabella. Puoi vedere un demo di StrawPolls personale che sceglie quando organizzare una festa. A nostro avviso, è uno dei migliori siti per fare sondaggi online.

4. Raduno (Web): miglior creatore di sondaggi per riunioni mobile-friendly

Di tutte le app di pianificazione delle riunioni elencate sopra e molte altre che abbiamo provato, Rallly è stata la più impressionante da utilizzare sui telefoni, sia come creatore che come destinatario. Inoltre, Rallly è open source, gratuito e senza pubblicità. Se sei preoccupato per la privacy, puoi anche eseguirlo sul tuo server.

L'app non richiede registrazione per iniziare, quindi puoi creare rapidamente il tuo nuovo evento. Aggiungi dettagli come nome, luogo e descrizione della riunione, quindi seleziona le date. Puoi anche aggiungere fasce orarie in quelle date, se lo desideri (utilizzare al meglio con la visualizzazione settimanale) o mantenerle per l'intera giornata (utilizzare al meglio con la visualizzazione mensile). Aggiungi il tuo nome e la tua email per ricevere le informazioni di accesso dell'amministratore alla tua email e sei pronto per condividere il link con gli altri.

I destinatari hanno tre opzioni per rispondere: Sì (verde), Se necessario (giallo) e No (grigio). Una volta che tutti avranno risposto, vedrai i risultati in una semplice tabella. I partecipanti possono anche lasciare commenti sul tuo sondaggio, aggiungendo i loro nomi in modo da poterli identificare. Ma ancora una volta, per questo non è richiesta alcuna registrazione.

Rallly consente inoltre all'amministratore o al creatore di modificare il sondaggio a metà. Puoi aggiornare il sondaggio con nuovi dettagli o opzioni in modo che le persone possano votare di nuovo e giungere a una conclusione, senza dover aprire un nuovo collegamento. E con una mossa interessante, l'app ti consente di esportare tutti i tuoi dati come file CSV, così puoi sgranocchiare i numeri in un foglio di calcolo se hai molti partecipanti che rispondono.

Se il tuo calendario è Google Calendar e la tua casella di posta è Gmail, puoi rimanere all'interno dell'ecosistema di Google con questo strumento ingegnoso per trovare gli orari migliori per le riunioni. Meeting Scheduler per Gmail si collega al tuo Google Calendar in modo da poter condividere i tuoi orari disponibili da una casella di composizione di Gmail.

Una volta installata l'estensione, la prima cosa da fare è impostare i tempi di disponibilità generali, che saranno le impostazioni predefinite per tutti gli inviti. Verrà visualizzato un popup per impostare i dettagli quando si fa clic sul pulsante Pianificazione riunioni. Quindi, puoi aggiungere il nome di una riunione, una posizione (con un collegamento come pulsante), la durata e persino una GIF. Elenca le date di disponibilità nel passaggio finale.

L'utilità di pianificazione delle riunioni per Gmail controllerà le date, i tempi di disponibilità e la pianificazione del calendario per creare un elenco di fasce orarie in cui sei disponibile. Quindi, quando il destinatario riceve la tua email, può fare clic su un collegamento per visitare una pagina che mostra questi slot disponibili. Dopo aver scelto lo slot desiderato, la riunione viene automaticamente programmata nel tuo Google Calendar e tu e il destinatario siete confermati come partecipanti. È comodo e veloce!

Ora, dovresti sapere che alcuni dei migliori estensioni per Gmail offrono questa funzione nelle loro suite avanzate. Ma in generale, ciò richiede un abbonamento a pagamento a potenti componenti aggiuntivi di Gmail, altrimenti otterrai estensioni che fanno molte altre cose che non desideri. Meeting Scheduler per Gmail fa proprio questo, è completamente gratuito ed è supportato da uno sviluppatore abbastanza grande da rimanere attivo per molto tempo.

Scarica: Pianificazione riunioni per Gmail per Cromo (Gratuito)

Pensa ai destinatari, non a te stesso

Si spera che, con così tanti modi diversi per trovare una fascia oraria comune che funzioni per tutti, dovrebbe essere più facile per te organizzare una riunione a cui tutti partecipano. Ma con tutti questi strumenti, chiediti quale i tuoi destinatari troveranno meglio utilizzare.

Alcune persone non sono inclini a iscriversi ai servizi solo per fare clic sugli slot disponibili. Altri vivono secondo i loro calendari, quindi apprezzano le funzionalità extra di un'app. Quindi è altrettanto importante conoscere le esigenze del destinatario quando scegli l'app giusta per te.