Oggi le e-mail sono essenziali per una vita produttiva. Ti consentono di comunicare, iscriverti a servizi, proteggere gli account e altro ancora. Ciò significa anche che la tua casella di posta può facilmente diventare opprimente, il che è un problema quando usi le e-mail per lavoro.
Gmail è particolarmente ricco di funzionalità e distrazioni, ma ci sono modi per gestire il tuo account e te stesso in modo da non finire più con il multitasking. Essere in grado di concentrarsi su un lavoro alla volta è una questione di organizzazione e disciplina. Esploriamo cosa significa esattamente.
1. Organizza le tue e-mail
Prima di tutto, puoi fare clic su stella o etichetta icona accanto a qualsiasi e-mail per contrassegnarla come Ha recitato o Importante. Questo lo invierà alla rispettiva cartella sul pannello laterale, aumentando anche la probabilità che Gmail segnali automaticamente e-mail importanti in futuro.
Puoi andare ancora più lontano creazione di etichette con codice colore in Gmail e archiviare le e-mail in un ordine logico invece di dover passare attraverso un muro di e-mail miste, alcune interessanti, altre spam.
Quindi, quando arriva una nuova serie di e-mail, sfogliale e contrassegnale di conseguenza. Quindi, ad esempio, puoi concentrarti sulle e-mail in Importante prima la cartella e lascia quelli che hai etichettato come "Personali" per dopo.
2. Usa la funzione Posticipa sulle e-mail che possono attendere
Viene chiamato un altro strumento che può aiutarti a stabilire la priorità su quali email concentrarti Posticipare.
Seleziona o passa il mouse sopra un'e-mail e vedrai un'icona che assomiglia a un orologio. Fai clic su di esso e puoi sceglierne la lunghezza Posticipare.
Qualunque sia la tua scelta, l'e-mail scomparirà dalla tua casella di posta e tornerà all'ora stabilita. Puoi accedervi prima di allora, però, semplicemente aprendo il file Posticipato cartella.
3. Modifica il tipo di posta in arrivo
Esistono molti modi per personalizzare la dashboard di Gmail in modo che ti impedisca di multitasking. Tuo Impostazioni rapide offrire un metodo molto facile e pratico.
Clicca il Ingranaggio icona nella parte superiore della pagina per aprire il tuo Impostazioni menù. Trovare la Tipo di posta in arrivo sezione e guarda le tue opzioni:
- Predefinito
- Prima importante
- Prima non letto
- Speciali per primi
- Posta prioritaria
- Più caselle di posta
Ogni tipo struttura la tua casella di posta in modo diverso. Troverai anche questa funzione in Impostazioni rapide > Visualizza tutte le impostazioni > Posta in arrivo.
Per modificare ulteriormente il layout di Gmail, combina il layout più produttivo con filtri che ordinano la posta in arrivo di Gmail. Con un'attenta pianificazione, puoi assicurarti che la tua attenzione cada sempre sulle e-mail che contano di più per te.
4. Modifica la densità della tua casella di posta
Rendi la tua casella di posta il più piacevole possibile per gli occhi e individuare le email importanti sarà più semplice. Eviterai anche di stancarti troppo in fretta mentre lavori su Gmail.
Un'altra caratteristica del tuo Impostazioni rapide può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Sotto Densità, ci sono tre opzioni per quanto vicino dovrebbero essere le tue email:
- Predefinito
- Comodo
- Compatto
Scopri quale ti consente di navigare nella tua casella di posta in modo rapido e semplice.
5. Modifica la dimensione massima della pagina del tuo account Gmail
Gmail ti offre un maggiore controllo sul layout della tua casella di posta, incluso il numero di email che dovrebbe elencare per pagina. Per trovare questa funzione, vai a Impostazioni rapide > Visualizza tutte le impostazioni > Generali.
In questa scheda è il tuo Dimensione massima della pagina sezione, dove puoi scegliere il numero di conversazioni da visualizzare in ogni pagina. Le tue opzioni preimpostate vanno da 10 a 100, quindi puoi davvero diffondere le tue e-mail o raggrupparle insieme.
Decidi quale layout ti aiuterà a concentrarti maggiormente sulle attività, mentre fai buon uso dei tuoi strumenti di filtro.
6. Dividi il tuo riquadro di lettura
Puoi interrompere il multitasking e fissare la tua attenzione su un'e-mail alla volta con un'altra funzione di Gmail. Sopra le tue e-mail c'è il Attiva/disattiva la modalità del riquadro diviso icona.
Se fai clic su di esso mentre la dashboard è nella sua forma standard non suddivisa, Spaccatura verticale si attiverà, il che significa che le tue e-mail riceveranno un pannello accanto a loro per visualizzare i contenuti di ogni conversazione che selezioni. Ciò ti consente di vedere cosa c'è nelle tue e-mail senza doverle aprire completamente. Successivamente, puoi accedere più rapidamente alla tua casella di posta.
Se fai clic sulla freccia accanto a Attiva/disattiva la modalità del riquadro diviso icona, troverai il Spaccatura orizzontale opzione, anche.
Tutto questo è disponibile anche in Impostazioni rapide > Visualizza tutte le impostazioni > Posta in arrivo.
Ma c'è molto di più che puoi fare personalizzando le impostazioni di Gmail, ad esempio impostare un risponditore festivo ricorrente. Scopri cos'altro può avvantaggiare il tuo monotasking.
7. Inizia a leggere nuove email dal basso
Quando si tratta di abitudini personali che possono allontanarti dal multitasking, un metodo sicuro è leggere le tue e-mail con uno scopo o un ordine logico.
Ad esempio, in un elenco standard di e-mail, le più recenti saranno in cima, quindi ha senso iniziare dal basso di tutte le conversazioni non lette, affrontando per prime le meno recenti.
Potrebbero avere scadenze o informazioni importanti rilevanti per le e-mail successive. Se non altro per essere al sicuro e mantenerti concentrato, aumenta le tue e-mail.
8. Cancella prima le email più semplici
Con il pannello diviso di Gmail, puoi identificare rapidamente le email che non ti interessano o che possono essere gestite rapidamente. Scorri la tua casella di posta e affronta prima le attività più semplici, togliendole di mezzo. Quindi, puoi dare la priorità alle e-mail più complicate.
È una strategia semplice, ma che cancella la tua casella di posta in modo rapido e costruttivo senza sovraccaricarti.
Il tuo account Gmail ha due utili funzioni integrate per impostare attività e prendere appunti.
Iniziamo con Google Task, contrassegnato dal dai un'occhiata icona sulla barra laterale. Fare clic su di esso e poi Aggiungi un'attività, se non ne hai già. Puoi assegnare a ciascuna attività un titolo, una descrizione, una data e un'attività secondaria. Abbelliscili quanto necessario per mantenerti organizzato.
Proprio sopra Compiti è Google Keeplampadina icona, che apre un pannello che elenca tutte le voci Keep esistenti sotto il Prendi nota pulsante. Usalo per lasciare a te stesso note sulle email di un particolare cliente, ad esempio, o per dedicare minuti durante le sessioni di Google Meet.
Entrambi questi strumenti possono ricordarti i lavori importanti che devi completare, offrendo anche modi per essere più produttivi con ogni attività su cui ti concentri.
10. Usa le estensioni del browser
Se ami il supporto di strumenti utili, esamina i componenti aggiuntivi del browser che aumentano la tua efficienza strutturando il tuo flusso di lavoro o suddividendolo in parti che puoi gestire più facilmente.
Conosci come Todoist può migliorare la tua produttività, ad esempio, attraverso la potenza della gestione intelligente delle attività. Puoi sincronizzarlo con il tuo account Gmail e semplificare ogni lavoro importante.
Allora, hai Ordina Posta in arrivo di Gmail, un'estensione che aggiunge filtri alle opzioni standard di Gmail. Puoi ordinare le tue e-mail per contatto, società, allegati e altro.
Se utilizzi Fogli Google con le tue email, considera Evidenziatore di riga, che fa esattamente quello che suggerisce il nome: evidenzia le righe sui fogli di lavoro, così puoi leggerle più velocemente.
Anche qualcosa di simile Monotavola potrebbe essere prezioso per i lavoratori online. È un'estensione che salva i collegamenti in un'unica scheda in modo da non finire con diversi aperti e rallentare il browser.
In definitiva, hai bisogno di strumenti organizzativi, oltre che di disciplina, per impedire alla tua concentrazione di dividersi in più direzioni e rovinare la tua produttività.
I suggerimenti e gli strumenti di cui sopra possono mettere le tue e-mail e qualsiasi altro lavoro che svolgi su Gmail in un ordine logico e persino piacevole. Potrai dedicarti ai compiti che desideri e smettere di deviare.
Come già accennato, il tuo autocontrollo gioca un ruolo importante nell'impedire a te stesso di multitasking, ma anche avere molto supporto digitale fa molto. Quindi, controlla cos'altro può offrire Google sulle sue piattaforme, dal tuo account Gmail al tuo browser Chrome.
