Man mano che sempre più organizzazioni adottano il lavoro a distanza, hanno bisogno di tutte le risorse che possono raccogliere per organizzare riunioni virtuali produttive. Nonostante i numerosi software per riunioni virtuali presenti sul mercato, alcuni team aziendali devono ancora trovare quelli giusti.
Microsoft Teams crea condizioni di parità per consentire ai team di lavoro di impegnarsi e collaborare virtualmente senza spendere troppo. Continua a leggere mentre discutiamo di come aumentare la tua produttività con il sistema.
1. Pianifica la riunione con precisione
La pianificazione è il primo passo per tenere una riunione in Microsoft Teams. Sebbene tu possa avviare una riunione in qualsiasi momento, se desideri che altre persone si uniscano a te, devi informarle in anticipo.
Quando si imposta una riunione in Microsoft Teams, è necessario considerare i fusi orari dei partecipanti. Se sei l'organizzatore, puoi pianificare una riunione con il tuo fuso orario e questo rifletterà automaticamente i fusi orari dei partecipanti sui loro dashboard.
Per aumentare l'affluenza alla riunione, pianificala in un momento adatto alla maggior parte dei partecipanti, se non a tutti. La pianificazione di una riunione ad orari dispari potrebbe impedire ai membri del tuo team di presentarsi. Anche se si presentano, potrebbero non partecipare in modo ottimale se il tempismo è scaduto.
2. Scegli un moderatore
Il fatto che tu stia ospitando una riunione su Microsoft Teams non significa che tu debba essere il moderatore della riunione. Uno di modi per tenere una riunione del team a distanza con successo è nominare un moderatore, soprattutto se hai già troppo lavoro da fare.
Affida al tuo moderatore la responsabilità di guidare l'agenda della riunione e coinvolgere efficacemente i partecipanti. Il moderatore dovrebbe tenere d'occhio i comportamenti dei partecipanti e assicurarsi che nessuno costituisca un disturbo durante la riunione. Concedi al moderatore accesso e controllo adeguati alle impostazioni della riunione, in modo che possano avviare comandi quando necessario.
3. Ottimizza l'esperienza online
Le riunioni online sono più produttive nelle giuste impostazioni. Prima di avviare una riunione, trova un posto adatto e una posizione a sedere. Assicurati che la fotocamera del tuo computer sia in buone condizioni per un'ottima qualità dell'immagine. Lo stesso vale per l'audio. Prevedere un microfono con una buona qualità audio. Testa la videocamera e il microfono prima dell'inizio della riunione per evitare spiacevoli sorprese.
Mentre la maggior parte degli host preferisce sedersi comodamente e trasmettere il proprio messaggio con una rappresentazione elegante, altri preferiscono connettersi con i partecipanti su uno stand. Microsoft Teams offre più sfondi personalizzati per abbellire il tuo spazio online.
4. Prendi nota
Prendere appunti è uno dei i modi per condurre una riunione virtuale produttiva. Quando si elaborano molte informazioni, si tende a perdere alcuni dettagli essenziali. Dal momento che c'è solo così tanto che il tuo cervello può trattenere, rischi di perdere informazioni vitali se non prendi appunti. Ecco perché prendere appunti è fondamentale durante le riunioni.
Non hai bisogno di carta e penna per prendere appunti durante una riunione in Microsoft Teams. Lo strumento offre un blocco note in cui è possibile scrivere e salvare informazioni da una riunione. Puoi sempre tornare alle tue note per recuperare l'agenda chiave della tua riunione.
5. Disattiva l'audio dei partecipanti non parlanti
Il rumore ostacola la produttività sul posto di lavoro. Se non lo stronchi sul nascere, potrebbe ostacolare anche la tua riunione virtuale. Anche quando ti sforzi di essere in un luogo tranquillo per la tua riunione, gli altri partecipanti potrebbero non fare lo stesso. Microsoft Teams ti aiuta a sbarazzarti del rumore con la sua funzione muto.
In qualità di organizzatore di una riunione, puoi disattivare l'audio non solo per te stesso, ma anche per gli altri partecipanti alla riunione in Microsoft Teams. La regola è di disattivare l'audio dei partecipanti che non parlano in ogni momento. In questo modo si crea ordine e decoro. Gli altri partecipanti capiranno il messaggio che sta passando un partecipante che parla.
6. Usa la finestra di chat per enfatizzare
Le riunioni virtuali devono essere coinvolgenti per mantenere i partecipanti interessati. Le persone si annoiano facilmente con lunghe conversazioni, quindi è necessario utilizzare anche la finestra della chat in Microsoft Teams per mantenere la loro attenzione.
In qualità di ospitante, puoi creare una finestra di chat in cui tu e gli altri partecipanti potete rilasciare commenti pertinenti sulla riunione. È un buon posto per scrivere le informazioni chiave di cui i partecipanti dovrebbero essere a conoscenza. Il moderatore può anche chiedere ai partecipanti di eliminare eventuali domande nella finestra della chat, in modo che tutti possano capire chiaramente le domande.
7. Registra la riunione
Un errore commesso dagli organizzatori di riunioni virtuali è di non tenere traccia di tutte le attività. Quando hanno bisogno di fare riferimento a un argomento, non possono. Microsoft Teams ha semplificato il processo di registrazione introducendo una funzione di registrazione per cogliere rapidamente ogni minimo dettaglio.
Fare riferimenti fa parte di un processo di apprendimento e tenere un registro di ogni incontro online è estremamente vantaggioso. Quando registri la tua riunione su Microsoft Teams, hai prove concrete dei dettagli della riunione.
8. Sfoca lo sfondo
Proprio come un ambiente rumoroso potrebbe far perdere a qualcun altro il messaggio che un oratore sta passando in una riunione online, anche uno sfondo rumoroso può causare distrazioni. Ad esempio, un bel dipinto in un partecipante potrebbe distrarti da ciò che sta dicendo. Potresti anche dimenticare la tua linea di pensiero.
Microsoft Teams consente ai partecipanti di sfocare lo sfondo, in modo che possano concentrarsi su se stessi e su ciò di cui stanno discutendo. Con questa funzione, non devi preoccuparti di avere lo sfondo perfetto per la tua riunione.
9. Usa la funzione lavagna
Molti utenti non utilizzano al massimo la funzionalità della lavagna in Microsoft Teams. È una tela online per catturare i tuoi messaggi e le tue idee in azione.
La lavagna di Microsoft Teams è utile quando devi spiegare idee complesse ai membri del tuo team durante una riunione. Offre vari elementi di disegno per aiutarti a esprimere chiaramente i tuoi pensieri.
10. Attiva Condivisione schermo
A volte, spiegare idee e concetti ai team in una riunione virtuale non è sufficiente. È necessario mostrare loro le informazioni così come sono sul dispositivo del computer. Microsoft Teams lo rende possibile con la sua funzione di condivisione dello schermo.
Hai l'opportunità di migliorare i livelli di coinvolgimento dei partecipanti nella tua riunione online con Microsoft Teams quando attivi la condivisione dello schermo. Ti consente di mostrare ad altre persone di cosa stai parlando e esattamente come è sul tuo sistema.
Rendi utili le tue riunioni virtuali con Microsoft Teams
Le riunioni virtuali sono arrivate per restare. I team di lavoro stanno facendo grandi passi avanti nell'interazione tra loro dalle loro postazioni remote. Ma affinché ciò accada, devi essere intenzionato a sfruttare al meglio le tue riunioni sfruttando le numerose funzionalità di Microsoft Teams.
Se hai intenzione di ospitare persone a una riunione, rendilo utile ottimizzando l'esperienza. Crea spazio affinché tutti possano contribuire e condividere idee. Quando i membri del tuo team vedranno il valore delle tue riunioni, saranno ansiosi di partecipare ogni volta che pianifichi una riunione.
