Come sincronizzare le risposte di Microsoft Forms in Excel

Niente è così elegante come scrivere le risposte ai sondaggi online direttamente in un foglio di calcolo Excel in tempo reale. Per fortuna, puoi usufruire di questa funzionalità se utilizzi Microsoft Forms. Ci sono modi ripetitivi e dinamici (automatizzati).

I metodi automatizzati sono più pratici, ma in questo articolo vedrai come procedere.

Come esportare le risposte di Microsoft Forms in Excel

L'esportazione delle risposte di Microsoft Forms in Excel ti aiuta a ottenere le risposte più recenti al tuo sondaggio. Implica il download delle risposte al sondaggio sul tuo computer come file Excel. Il processo è facile se lo hai fatto creato il modulo del sondaggio Microsoft già:

1. In Microsoft Forms, vai a Risposte in alto a destra.
2. Clic Apri in Excel sul lato destro dello schermo per scaricare le risposte attuali sul tuo computer.
3. Devi ripetere questo processo ogni volta che desideri ricevere un aggiornamento della risposta.

Ma questo metodo non è il migliore, dal momento che dovrai reinventare frequentemente la ruota per aggiornare il tuo foglio di calcolo; questo significa scaricare un nuovo file Excel ogni volta che qualcuno invia una risposta. Può essere estenuante, soprattutto se molte persone rispondono in tempo reale.

Per semplificarti la vita, puoi automatizzare il processo con OneDrive for Business e Power Automate, come descritto nelle sezioni seguenti.

Come sincronizzare Microsoft Forms con Excel tramite OneDrive for Business

Puoi aggiornare il foglio di calcolo di Excel in modo dinamico se utilizzi un account Microsoft 365 Business. Per fare ciò, creerai un modulo del sondaggio in grado di scrivere le risposte in modo dinamico in Excel direttamente da OneDrive.

Quando usi OneDrive for Business per creare Microsoft Forms per Excel, viene creata una versione di foglio di calcolo Excel di tale modulo con colonne che contengono gli attributi dei campi modulo corrispondenti.

Per creare un modulo Excel che aggiorni automaticamente le risposte di Microsoft Forms in tempo reale:

1. Accedi al tuo Interfaccia di amministrazione aziendale di Microsoft 365.
2. Fai clic sull'icona del menu quadrato in alto a sinistra e vai a Una guida.
3. Una volta in OneDrive, fai clic su Nuovo in alto a sinistra.
4. Dalle opzioni, seleziona Moduli per Excel.
5. Assegna un nome al sondaggio e fai clic Creare.
6. OneDrive avvierà il tuo browser dove potrai creare i campi del modulo come preferisci.
7. In OneDrive verrà visualizzato un foglio di calcolo Excel con il nome del tuo modulo.
8. Dopo aver creato e condiviso il tuo sondaggio, apri il foglio di calcolo di Excel online e ora vedrai nuovi dati man mano che vengono aggiornati in tempo reale.
9. Se condividi il foglio di calcolo di Excel con i membri del tuo team, questi riceveranno anche un aggiornamento in tempo reale delle risposte man mano che le persone rispondono al tuo sondaggio.

Come sincronizzare le risposte di Microsoft Forms in Excel tramite Power Automate

Power Automate è un potente strumento di automazione delle attività di routine. È interessante notare che fornisce anche un modo eccellente per sincronizzare Microsoft Forms con Excel. È il metodo migliore se hai già condiviso il modulo del sondaggio.

Il metodo Power Automate funziona solo con Microsoft Forms creati utilizzando il tuo account Microsoft Business. E comporta la creazione di un flusso cloud automatizzato in Power Automate.

Pertanto, è necessario disporre anche di un account Microsoft Business per utilizzare questa funzionalità di flusso in Power Automate. Utilizzare i passaggi seguenti per connettere automaticamente Microsoft Forms con Microsoft Excel utilizzando Power Automate:

Inserisci una tabella nella cartella di lavoro di Excel online

La cartella di lavoro di Excel online deve essere in formato tabella, poiché i moduli scrivono solo nelle tabelle in un foglio di calcolo Excel.

Se hai scaricato un foglio di calcolo Excel dalle risposte di Microsoft Forms, puoi caricarlo su OneDrive, ignorare questa sottosezione e passare alla sincronizzazione di Microsoft Forms con Excel.

Quindi, prima di iniziare, crea un nuovo foglio di calcolo Excel in OneDrive. Assicurati di accedere a OneDrive tramite il tuo account Microsoft Business:

1. Clic Nuovo in alto a sinistra di OneDrive.
2. Selezionare Cartella di lavoro Excel.
3. Dal foglio di calcolo di Excel aperto nel browser, fai clic su Salvato in alto a sinistra. Quindi inserisci un nome preferito nel file Nome del file campo. Fare clic su uno spazio vuoto per chiudere quella casella modale.
4. Ora crea le tue colonne e assicurati che corrispondano ai campi nel modulo del sondaggio Microsoft. Ad esempio, se hai condiviso un modulo che richiede e-mail e sesso, la cartella di lavoro di Excel avrà una colonna e-mail e sesso.
5. Evidenzia le colonne. Quindi vai al Inserire scheda sulla barra multifunzione e fare clic Tavolo.
6. Tic tac La mia tabella ha intestazioni segno di spunta e fare clic OK.

Sincronizza Microsoft Forms con Excel utilizzando Power Automate

1. Accedi al tuo Potenza automatizzata account.
2. Clic Creare nella barra laterale sinistra.
3. Selezionare Flusso cloud automatizzato.
4. Quindi, fare clic Quando viene inviata una risposta dalla casella modale.
5. Quindi fare clic Creare nella parte inferiore della casella modale aperta.
6. Clic Registrazione se richiesto. Assicurati di usare un account Microsoft 365 Business per accedere se utilizzi un account Microsoft personale. Puoi farlo cliccando Usa un altro account nella casella di accesso.
7. Una volta effettuato l'accesso, fare clic su Scegli un modulo campo in Power Automate.
8. Quindi, seleziona dai moduli che hai creato in precedenza.
9. Clic Nuovo passo. Quindi usa la barra di ricerca per cercare "moduli".
10. Clic Moduli Microsoft e seleziona Ottieni i dettagli della risposta dalle opzioni sotto Azioni.
11. Clicca il Modulo Id campo e seleziona nuovamente il modulo del sondaggio. Quindi seleziona ID risposta dal ID risposta campo.
12. Clic Nuovo passo. Quindi seleziona Excel in linea.
13. Quindi, seleziona Aggiungi una riga in una tabella dalle opzioni sotto Azioni.
14. Sotto il Posizione campo, scegli OneDrive per le aziende.
15. Selezionare Una guida dal Biblioteca di documenti Campo.
16. Fare clic sul browser di file su File campo e scegli la cartella di lavoro di Excel che hai creato in precedenza. Oppure puoi selezionare quello caricato dal tuo computer se stai utilizzando un foglio di lavoro esportato in precedenza.
17. Seleziona il nome della tabella dal foglio Excel. Ora dovrebbero essere visualizzati nuovi campi corrispondenti alle colonne di Excel in quel foglio di calcolo. Questi devono anche essere correlati ai campi del modulo del sondaggio.
18. Fare clic su ciascuno dei nuovi campi e selezionare il campo modulo corrispondente da Contenuti dinamici opzioni.
19. Infine, fare clic Salva.

Questo è tutto! Ora hai creato un flusso cloud automatizzato per Microsoft Forms in Power Automate.

Power Automate ora scriverà nuove risposte in modo dinamico nella cartella di lavoro di Excel mentre i risponditori inviano le risposte in tempo reale.

Se hai già esportato le risposte di Microsoft Forms in Excel sul tuo PC, puoi copiare e incollare i dati esistenti nella cartella di lavoro di Excel appena automatizzata. Questa azione non interromperà i flussi di Power Automate.

Aggiorna le risposte al sondaggio in Excel in tempo reale

L'automazione degli aggiornamenti delle risposte di Microsoft Forms in tempo reale in Microsoft Excel semplifica la vita. Sebbene l'opzione diretta di OneDrive for Business fornisca una facile sincronizzazione se non hai condiviso il modulo, Power Automate è più pratico se hai condiviso il tuo sondaggio Microsoft Forms e le persone lo sono già rispondendo.

Sebbene sia possibile sfruttare Microsoft Forms su un account personale, la scrittura di risposta dinamica in Excel richiede comunque la proprietà di un account Microsoft Business. Potresti anche voler vedere come si confronta Google Forms con Microsoft poiché questi sono concorrenti stretti.