La maggior parte delle persone utilizza un software per fogli di calcolo per raccogliere dati o presentare informazioni utilizzando grafici e grafici. Tuttavia, quando si pensa fuori dagli schemi, ci sono diversi usi per Fogli Google. Uno degli usi alternativi più pratici è la creazione di un programma.
E non devi nemmeno ricominciare da capo. La libreria di modelli ha un foglio premade pronto per l'uso. Continua a leggere mentre descriviamo in dettaglio come creare e formattare correttamente una pianificazione e perché dovresti considerare di utilizzare i fogli per la tua pianificazione.
Come creare un programma in Fogli Google
Sebbene tu possa creare una pianificazione da zero in Fogli Google, ti consigliamo di utilizzare un modello, soprattutto se hai fretta e non hai bisogno di molte personalizzazioni.
Puoi utilizzare la galleria dei modelli in Fogli Google per trovare un foglio predefinito. Per iniziare, devi andare su Fogli Google e creare un account. Se hai già un account Google, puoi utilizzarlo per accedere. Ecco i passaggi che devi seguire per creare un programma utilizzando la galleria dei modelli in Fogli Google:
- Vai alla pagina principale di Fogli Google.
- Clicca su Galleria di modelli sotto la barra di ricerca. Si aprirà una nuova pagina contenente diversi modelli tra cui scegliere.
- Useremo il Programma modello per questo tutorial, quindi fai clic su quello. Si aprirà un nuovo foglio di lavoro con il modello già applicato.
Il modello di Fogli Google ha già le righe e le colonne impostate in modo che ci siano divisioni orarie durante il giorno. È possibile impostare il giorno di inizio della settimana nella cella C2. La data viene specificata automaticamente nella 3a riga in base all'immissione nella cella C2. La 4a riga contiene una formula che trasforma automaticamente la data nel giorno della settimana.
In fondo al programma c'è una sezione delle note in cui puoi lasciare messaggi per il team. C'è anche una sezione da fare sul lato destro in cui puoi assegnare compiti specifici al tuo team.
Utilizzo della formattazione condizionale nella pianificazione
Puoi utilizzare la formattazione condizionale nel foglio di calcolo per verificare la presenza di una parola specifica nel foglio di calcolo. Se tale condizione è soddisfatta, verrà intrapresa un'azione specifica.
A scopo dimostrativo, aggiungiamo la formattazione condizionale per verificare se la parola "riunione" esiste nella cella. In tal caso, la cella dovrebbe diventare rossa. Ecco i passaggi che devi seguire per farlo:
- Seleziona l'area del foglio di lavoro in cui desideri applicare la formattazione condizionale.
- Clicca su Formato nella barra degli strumenti principale dello schermo.
- Lì, fai clic su Formattazione condizionale. Si aprirà una barra laterale sul lato destro dello schermo.
- L'intervallo verrà aggiunto automaticamente se lo selezioni nel primo passaggio. In caso contrario, scrivi l'intervallo in Applicare all'intervallo casella di testo.
- Nel Formatta le celle se sezione, è possibile selezionare le regole di formattazione. Abbiamo scelto il Il testo contiene opzione e aggiunta la parola chiave "riunione".
- Ora scegli gli effetti da applicare ai contenuti nella cella. In questo caso abbiamo scelto il colore rosso da applicare alla cella.
- Clicca su Fatto per salvare le modifiche.
Come puoi vedere, l'effetto viene aggiunto a qualsiasi cella che contiene la parola chiave specificata. Questo può essere particolarmente utile quando vuoi codificare a colori attività imminenti come riunioni e scadenze. Puoi anche aggiungere più regole, il che significa che puoi avere una pianificazione completamente codificata per colore.
In questo modo non dovrai codificare manualmente ogni cella a colori ogni volta che viene apportata una modifica alla tua pianificazione.
Pro e contro della creazione di un abaco in fogli
Sebbene ci siano diversi vantaggi nella creazione di un orario di lavoro produttivo con Fogli Google, è tutt'altro che perfetto. Discutiamo dei pro e dei contro della creazione di una pianificazione con Fogli Google:
Pro: gratuito da usare
Sebbene sul mercato siano presenti diversi software per la creazione di programmi, la maggior parte di questi sono a pagamento. D'altra parte, Fogli Google può essere utile durante la creazione di un programma, poiché è gratuito per privati e piccole imprese. È un modo semplice per farlo eseguire il backup del programma gratuitamente senza effettuare salvataggi manuali.
Pro: facile da condividere
La parte migliore dell'utilizzo di Fogli Google rispetto ad altri programmi per fogli di lavoro è che ti consente di condividere il foglio di lavoro con pochi clic. Puoi anche specificare le autorizzazioni in modo che solo poche persone selezionate possano apportare modifiche al foglio di lavoro, mentre le altre possano solo visualizzarlo. Questo può essere di grande aiuto se tu fare un programma di lavoro a distanza da condividere con i tuoi collaboratori.
Contro: nessuna notifica per gli utenti senza accesso in modifica
Fogli Google ha il vantaggio della condivisione in tempo reale, il che significa che le modifiche apportate al file possono essere visualizzate in tempo reale dagli spettatori. Tuttavia, se disponi solo delle autorizzazioni di visualizzazione, Fogli non ti avviserà di eventuali modifiche apportate al foglio di lavoro.
Solo le persone con accesso in modifica possono abilitare le notifiche e-mail. Puoi utilizzare componenti aggiuntivi che inviano notifiche push per eliminare il problema, ma è tutt'altro che l'ideale.
Contro: mancanza di automazione
L'utilizzo di un software dedicato per creare la pianificazione non richiede l'inserimento manuale di ogni dettaglio. Le altre parti vengono aggiornate automaticamente se si modifica una parte della pianificazione.
Il software avanzato ti avviserà anche se stai esagerando con i turni o se commetti un potenziale errore. Se sei un esperto, puoi eseguire l'automazione in Fogli. Tuttavia, la maggior parte delle persone non ha il tempo o le conoscenze tecniche avanzate per farcela.
Contro: richiede più tempo
Quando utilizzi un foglio di calcolo, devi inserire la maggior parte delle cose manualmente o creare elenchi a discesa. Il software avanzato consente di risparmiare un sacco di modifiche manuali in quanto sono dotati di drag and drop per la creazione di pianificazioni. Possono anche inviare e-mail automatiche ogni volta che si verificano modifiche alla pianificazione.
Contro: non ha caratteristiche moderne
Fogli Google non dispone di funzionalità come il monitoraggio GPS, lo scambio di turni e la gestione della presa di forza. Queste funzionalità non sono necessarie, ma possono aiutarti a semplificarti la vita in determinate situazioni.
Pianifica la tua vita in modo efficace
Fogli Google è solo uno dei tanti modi per pianificare la tua vita e il tuo lavoro. Sebbene ci siano alcuni inconvenienti, il fatto che sia gratuito e semplice da usare lo rende un'opzione praticabile, soprattutto quando lo combini con altre app di Google Suite come Google Calendar.