Se ci sono molte persone che lavorano insieme su un foglio di calcolo del progetto condiviso, dovresti impostare una sorta di flusso di lavoro o controlli di processo per portare a termine le cose facilmente. In questo modo, non perderai traccia di ciò che è stato fatto e di ciò che deve essere fatto dopo: ciò contribuirà a mantenere tutti sulla stessa pagina.
Qui parliamo di quei suggerimenti e best practice essenziali che dovresti seguire quando collabori con altri utenti in Excel o Fogli Google o simili.
1. Modifiche e aggiornamenti chiave del documento
Quando si collabora ai fogli di lavoro, è importante tenere traccia di ciò che è cambiato. Potresti finire per sovrascrivere il lavoro di qualcun altro se non stai attento.
Prova ad aggiungere commenti o note per registrare le modifiche, ad esempio i motivi per l'aggiornamento dell'elemento, i nomi degli editori che hanno apportato le modifiche e perché o come l'hanno fatto. Puoi farlo facilmente usando il Evidenzia le modifiche funzione in una cartella di lavoro condivisa. Per attivare questa funzione, segui i passaggi descritti di seguito:
- Vai a File > Opzioni > Barra degli strumenti di accesso rapido. Per macOS, vai a Excel > Preferenze... > Barra multifunzione e barra degli strumenti > Barra di accesso rapido.
- Dalle opzioni a discesa, scegli Tutti i comandi.
- Selezionare Evidenzia le modifiche e scegli se desideri aggiungere la barra degli strumenti Accesso rapido sopra la barra multifunzione o sotto di essa. Clic Ok.
- Una volta terminato, tocca i filtri a discesa nel file Barra degli strumenti Accesso rapido > Mostra etichette dei comandi. Puoi personalizzare il modo in cui desideri evidenziare le modifiche nel foglio di lavoro scegliendo tra le opzioni nel menu a discesa.
Puoi anche codificare per colore elementi o schede nel foglio di lavoro condiviso in modo da poter vedere facilmente le modifiche a colpo d'occhio.
2. Immettere correttamente i dati di origine
È facile commettere errori durante l'inserimento dei dati grezzi nei fogli di calcolo. Il problema è che se non lo fai correttamente, può distorcere completamente i tuoi risultati e portarti nella direzione sbagliata.
Fortunatamente, ci sono alcuni suggerimenti rapidi per assicurarti di inserire correttamente i dati di origine o grezzi nei tuoi file Excel.
- I tuoi dati dovrebbero essere chiari e accurati. Cerca di evitare le abbreviazioni se non assolutamente necessarie e assicurati che qualsiasi formato di numero o data sia chiaro e coerente in tutto il tuo foglio di calcolo.
- Assicurati di includere un'intestazione nella parte superiore di ogni colonna/riga, in modo che altri utenti possano interpretare meglio le tabelle.
- Utilizzare formule pertinenti (e corrette), ove necessario.
3. Usa i controlli del foglio di calcolo
Utilizzando i controlli del foglio di calcolo, puoi ridurre il rischio di errori nell'immissione dei dati. Ecco alcuni strumenti che potresti utilizzare:
Convalida dei dati: Utilizzando uno strumento come convalida dei dati consente di raccogliere input da più utenti nel formato appropriato. Garantisce inoltre l'uniformità nell'immissione dei dati e previene errori involontari dell'utente. Se stai inserendo dati che appartengono a un insieme noto di valori, come "Sì" o "No" o "Impossibile determinare", è possibile creare un elenco a discesa con queste opzioni per consentire ad altri utenti di selezionare da un elenco predefinito di opzioni.
Vista foglio: Il Funzione di visualizzazione foglio è un'altra utile funzionalità che consente agli utenti di fogli di calcolo di creare visualizzazioni personalizzate della propria cartella di lavoro e impostare i propri filtri per visualizzare le informazioni, senza essere influenzati dalle modifiche apportate al foglio di lavoro da altri utenti.
4. Usa tabelle e grafici
Ammettiamolo: all'inizio i fogli di calcolo sono piuttosto travolgenti, soprattutto se non sei abituato a lavorare con grandi volumi di dati. Ecco perché ti consigliamo di utilizzare tabelle, grafici o grafici per impostare i tuoi dati in modo intuitivo.
Mentre le tabelle ti aiutano a organizzare e ordinare le tue informazioni, l'uso di un grafico o di un grafico può aiutare nella rappresentazione visiva. Ciò semplifica la tracciatura delle tendenze o la visualizzazione di confronti tra diversi gruppi di variabili nel tempo in modo da poter individuare relazioni e tendenze importanti nei valori dei dati.
5. Evidenzia valori importanti con colori e formattazione
Aggiungendo colore al testo e ai titoli, puoi organizzare i tuoi dati in un modo più leggibile.
In questo modo, puoi concentrarti su aspetti specifici dei dati senza essere sopraffatto da tutte le informazioni in una volta. Puoi anche usare strumenti come formattazione condizionale, che ti consente di evidenziare celle specifiche in base a criteri, ad esempio se si trovano all'interno di un determinato intervallo di valori.
La funzione "Blocca riquadri" è particolarmente utile se devi tenere traccia di determinate aree mentre scorri un lungo foglio di calcolo. Ecco come puoi farlo:
- Seleziona la riga o la colonna attiva.
- Vai al Visualizzazione scheda della barra multifunzione e selezionare Blocca riquadri.
- Dal menu a discesa, seleziona se desideri bloccare colonne o righe.
Utilizzando la funzione Collegamento ipertestuale, puoi collegare il testo di ancoraggio a file, pagine Web o fogli di lavoro.
- Per fare ciò, seleziona una cella nel foglio di calcolo contenente del testo.
- Vai al Inserire scheda sulla barra multifunzione.
- A destra della barra multifunzione, tocca Collegamento e scegli le opzioni dal menu a sinistra. Puoi scegliere di collegarti a file nella tua memoria locale, a un collegamento Web o ad altre fonti.
Questo aiuta i membri del tuo team a trovare facilmente riferimenti o file di origine. Ad esempio, se la pagina Web della tua azienda elenca prodotti e servizi, puoi facilmente creare un collegamento ipertestuale all'interno di una cella che porta i membri del team direttamente alla pagina quando fanno clic su di essa.
Spesso può essere difficile sapere a cosa stanno lavorando i tuoi colleghi. Tuttavia, strumenti per fogli di lavoro come Fogli Google consentono a più editor di collaborare su documenti insieme in tempo reale. Puoi aprire la barra laterale della chat toccando il fumetto dell'icona della chat accanto all'elenco degli utenti attivi.
Questa è una funzionalità utile: puoi discutere di eventuali problemi che potresti aver riscontrato mentre lavoravi su file condivisi. Ti consente inoltre di comunicare rapidamente tra loro se hai bisogno di aiuto o assistenza con qualcosa di specifico all'interno del loro documento.
9. Fornire ai collaboratori l'accesso alla modifica/visualizzazione
Uno dei primi passi nella collaborazione su fogli di lavoro condivisi è garantire che i membri del team abbiano accesso in modifica/visualizzazione (sola lettura). In primo luogo, devi assicurarti di aver abilitato la condivisione.
In secondo luogo, aggiungi collaboratori alle tue cartelle di lavoro individuali secondo necessità e concedi loro l'accesso in sola lettura o modifica come desideri. Assicurati che tutti abbiano accesso alle versioni compatibili del file, in modo che non abbiano problemi con la sincronizzazione o il salvataggio mentre funzionano.
Collaborazione più intelligente con fogli di calcolo di facile lettura
Alla fine della giornata, è tutta una questione di comunicazione. Quando lavori a un progetto condiviso con un gruppo di persone, è importante garantire che la comunicazione del tuo team avvenga nel modo più fluido possibile.
Questi suggerimenti sopra dovrebbero aiutare a rendere i tuoi fogli di lavoro più facili da usare e leggere, in modo che la condivisione e l'interpretazione delle informazioni sia sempre facile.