Il modo tipico della gestione manuale dei contratti consiste nel firmare un pezzo di carta e conservarlo in uno schedario. Il processo manuale è lento e meno efficiente nel monitoraggio e nel monitoraggio dei dipendenti remoti.
Con il lavoro a distanza che sta diventando la nuova "normalità" per molte aziende, non è mai stato così importante garantire che i contratti e i processi di gestione si svolgano senza intoppi.
L'aspetto positivo è che puoi utilizzare il software di gestione dei contratti per automatizzare l'intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione alla negoziazione, alla firma e al rinnovo. Ci sono molti vantaggi del software di gestione dei contratti. Ecco i primi sei.
1. Migliora la privacy e la sicurezza
Una delle sfide con la gestione manuale dei contratti è che fa molto affidamento sulla carta. Il problema con i documenti fisici è che sono più soggetti a danni e perdite. Mentre il lavoro a distanza rischia di violare i dati, perdite e hacking, il software di gestione dei contratti elimina questi rischi consentendoti di eseguire il backup di tutti i tuoi documenti.
Il software di gestione dei contratti ti consente di archiviare i documenti nel cloud, contribuendo a ridurre le possibilità che si perdano o si danneggino. Il software protegge anche le informazioni contrattuali sensibili da accessi non autorizzati. Lo strumento di gestione include contratti e accordi con diversi livelli di accesso, consentendo di stabilire chi può accedere, modificare e condividere documenti particolari.
Ad esempio, gli amministratori di sistema possono configurare regole basate sui permessi, decidendo chi può accedere a cosa informazioni, indipendentemente dal fatto che si trovino fisicamente in ufficio o lavorino in remoto in qualsiasi punto mondo. Inoltre, alcuni programmi proteggono i documenti utilizzando autenticazione a due fattori e le ultime tecnologie di crittografia.
2. Risparmia tempo
La gestione manuale dei contratti è un processo lento e dispendioso in termini di tempo. Spesso comporta conversazioni faccia a faccia, firma di copie cartacee, invio di posta avanti e indietro, scansione e caricamento di documenti da condividere. Inoltre, dovrai ripetere l'intero processo ogni volta che modifichi il contratto.
Con il software di gestione dei contratti, c'è poco tempo di attesa per ottenere contratti in qualsiasi parte del mondo. Software come L'opzione Standard di Zapendo ti consente di sfruttare la sua firma elettronica per risparmiare ore su contratti e accordi.
Per alcune aziende, i ritardi iniziano durante la creazione del contratto. In questo caso, alcuni software utilizzano modelli preapprovati per avviare la bozza, nonché termini e clausole standardizzate per casi d'uso specifici.
I lavoratori a distanza senza accesso ai documenti contrattuali tendono a richiedere risposte alle domande a cui è stato risposto nel contratto. Ciò può rendere difficile per il team interno mantenere il controllo sul proprio carico di lavoro.
Il software di gestione dei contratti archivia tutte le versioni di un contratto in un formato organizzato. In questo modo, i lavoratori remoti possono accedere all'ultima versione e trovare le risposte alle loro domande. I processi dispendiosi in termini di tempo che possono essere automatizzati includono firme, rinnovi e azioni di gestione dei contratti non programmate.
3. Semplifica la condivisione e la collaborazione
Le aziende all'interno di un ambiente di lavoro remoto possono consultare e collaborare con i membri del team che lavorano da casa o in viaggio mentre sono in viaggio.
Il software di gestione dei contratti basato su cloud offre agli utenti autorizzati l'accesso in tempo reale alle informazioni di cui hanno bisogno. Ti consente di accedere, stipulare un contratto e collaborare con colleghi da qualsiasi parte del mondo.
Il software dispone anche di strumenti di collaborazione e comunicazione come commenti e chat sui documenti, facilitando la negoziazione e l'aggiornamento dei termini in tempo reale. Questi strumenti consentono ai team remoti di inserire dati, contribuendo a creare una forza lavoro autonoma in un ambiente controllato.
4. Riduce i rischi e migliora la conformità
Problemi come termini non approvati e obblighi mancati possono mettere a rischio un'organizzazione. Per fortuna, il software di gestione dei contratti può aiutare a ridurre i rischi utilizzando clausole pre-approvate e strumenti di verifica dei contratti.
Utilizzando il software di gestione dei contratti, il team di gestione può verificare i risultati di ogni contratto soddisfare le aspettative e che i dipendenti remoti aderiscano al contratto con gli strumenti di auditing.
Il software ti consente di tracciare e controllare ogni fase di una pietra miliare del contratto da qualsiasi luogo, consentendoti di ritenere tutti i dipendenti, compresi i lavoratori remoti, responsabili delle loro azioni. Questo aiuta a migliorare l'efficienza proteggendo la tua azienda dalla non conformità.
Lo strumento include anche audit trail che ti consentono di visualizzare l'intera cronologia dei contratti con pochi clic. Gli utenti autorizzati possono visualizzare la fase in cui si trova un accordo e il suo stato (attivo, in sospeso, scaduto, ecc.), migliorando la responsabilità e la conformità.
Puoi anche utilizzare il software per analizzare lo stato di salute delle tue relazioni commerciali. Il software di gestione dei contratti include report che consentono di valutare il livello di conformità di terze parti alle politiche e alle normative.
Una migliore comunicazione con i dipendenti e l'accesso dell'intera azienda alle politiche interne alimentano un senso di inclusione, consentendo una maggiore conformità. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti che lavorano da casa.
5. Automatizza gli avvisi per date chiave e risultati finali
Lavorare con team remoti aumenta le possibilità di perdere scadenze e opportunità. Per fortuna, il software di gestione dei contratti è in grado di acquisire le date principali del contratto e i risultati finali e inviare notifiche alla parte responsabile.
Il software di gestione dei contratti è uno dei migliori strumenti per ottimizzare i processi di lavoro a distanza. Ad esempio, puoi configurare lo strumento di notifica del software per avvisare i gestori dei contratti che devono essere annullati o rinnovati, mantenendo al sicuro i tuoi interessi finanziari.
I lavoratori remoti possono essere avvisati e iniziare a lavorare sugli incarichi in anticipo, offrendoti un maggiore controllo sui progetti. Puoi anche inviare notifiche a tutti i dipendenti remoti in merito a modifiche alle politiche o alla necessità di una revisione delle politiche.
Le notifiche di attivazione sono una caratteristica cruciale del software di gestione dei contatti e possono avvisarti quando una parte importante di un contratto è stata firmata. Inoltre, alcuni software consentono di impostare allarmi ricorrenti automatici che non si ripristinano fino a quando il team assegnato non esegue l'azione prevista.
6. Centralizza i dati per una maggiore visibilità
Un problema comune con l'utilizzo della gestione manuale del contratto è trovare un contratto fuori posto. Con il software di gestione dei contratti, non devi fare affidamento su armadi disordinati che rendono difficile la ricerca rapida di documenti cruciali.
Il CMS basato su cloud risolve i problemi fornendo un repository centrale ricercabile. L'hub documenti centralizzato include strumenti di ricerca e filtro per garantire ai membri del team, inclusi i lavoratori remoti, l'accesso alle informazioni critiche sempre e ovunque.
L'archiviazione di tutti i documenti in un repository virtuale centralizzato aumenta la visibilità del contratto. Ti dà anche il controllo sull'accesso ai documenti contrattuali e crea un'unica fonte di verità. Alcune aziende consentono ai membri del team di visualizzare gli obblighi in corso, i risultati finali, i progetti imminenti e le date di rinnovo e le spese contrattuali.
Semplifica i processi e i flussi di lavoro con il software di gestione dei contratti
La gestione dei contratti da remoto non è una delle attività più affascinanti in un'organizzazione. Il monitoraggio e il monitoraggio dei dipendenti remoti è ancora più impegnativo quando si gestiscono i contratti manualmente.
Le tecniche manuali e cartacee rendono il processo di gestione del contratto più lento e meno efficiente. Ma con un software di gestione dei contratti affidabile, le aziende possono gestire facilmente i contratti, anche quando lavorano con team remoti.
