Sebbene le app di produttività siano progettate per consentirti di lavorare in modo più efficiente, a volte sembra che facciano il contrario. Questo perché una cosa è avere a disposizione strumenti di produttività eccezionali. Ma un'altra cosa è usarli in un modo che ti renda più produttivo.
Tutto dipende da come li usi. Questo articolo contiene suggerimenti per aiutarti a massimizzare i tuoi strumenti di produttività.
Il primo passo per utilizzare i tuoi strumenti di produttività in modo più efficace è rendersi conto che non possono fare molto in modo indipendente. Sebbene quasi tutte le app di produttività sul mercato promettano di "renderti" la vita più facile, la verità è che possono fare solo così tanto. Alcuni potrebbero vantare caratteristiche e capacità uniche con il potenziale per aiutarti a fare di più in meno tempo, ma alla fine sono solo fattori abilitanti.
Per massimizzare i vantaggi dei tuoi strumenti di produttività, devi essere chiaro sui tuoi obiettivi e obiettivi e avere le competenze e i sistemi per supportarli. È simile a un fotografo che ha la fotocamera migliore e più ricca di funzionalità ma non è ancora in grado di scattare foto fantastiche. Sapere questo e ridurre le tue aspettative su ciò che i tuoi strumenti di produttività possono aiutarti a raggiungere è un ottimo punto di partenza.
Hai bisogno di sistemi e processi che supportino i tuoi strumenti di produttività per usarli in modo efficace. Queste sono le pilastri della produttività che tengono tutto insieme e ti permettono di ottenere il massimo dalle tue app. Senza di loro, inseguirai costantemente l'ultima app di produttività che promette al mondo ma non arriverai mai davvero da nessuna parte.
Ad esempio, annotare tutte le tue attività in un'app di cose da fare è inutile se non hai un sistema per affrontarle. Uno dei motivi è che ogni attività ha un diverso livello di urgenza e importanza e hai solo una quantità limitata di tempo ed energia ogni giorno. Quindi, in questo caso, avrai bisogno di un sistema di priorità, come Eisenhower Matrix, per aiutarti a capire quali attività svolgere per prime e assicurarti di fare progressi nelle cose che contano di più.
In altri casi, potresti aver bisogno di un sistema che ti aiuti a mantenere la concentrazione e limitare le distrazioni o il cambio di contesto. Il task batching è un sistema di produttività adatto che può aiutare con questo. Implica il raggruppamento di compiti simili e il lavoro su di essi uno dopo l'altro per ridurre al minimo le distrazioni e massimizzare la concentrazione.
Tutto sommato, l'obiettivo è trovare o configurare sistemi che supportino i tuoi strumenti di produttività e ti aiutino a raggiungere i risultati desiderati.
Con l'ampia gamma di strumenti di produttività disponibili a portata di mano, può essere impegnativo per scegliere quello giusto per il lavoro o la tentazione di utilizzare più opzioni contemporaneamente per lo stesso compito. Ma il più delle volte, l'utilizzo di vari strumenti di produttività per la stessa cosa può creare confusione e renderti effettivamente meno produttivo. Quindi, è fondamentale selezionare attentamente lo strumento di produttività giusto, quello che funzionerà meglio per te in base alle tue esigenze, obiettivi e circostanze.
Per fare ciò, inizia valutando le tue esigenze e il compito specifico che stai cercando di svolgere. Da lì, ricerca, confronta diverse opzioni e provale (se possibile) per vedere quale funziona meglio per te. Potrebbe essere necessario sperimentare alcuni strumenti prima di trovare la soluzione perfetta, ma alla fine ne varrà la pena.
Una volta trovato lo strumento giusto, evita la tentazione di cercare costantemente l'ultima app con nuove brillanti funzionalità. È probabile che non dovrai aggiungere più strumenti di produttività per la stessa attività perché quello che hai già soddisfa tutte le tue esigenze. Quindi, puoi restare con i tuoi strumenti attuali e concentrarti su un loro utilizzo più efficace.
Ora devi imparare i dettagli del tuo attuale toolkit di produttività. Questo è essenziale se vuoi ottenere il massimo da loro e ottenere i risultati desiderati. Inoltre, poiché il loro scopo finale è quello di risparmiare tempo, conoscere ogni angolo dei tuoi strumenti ti aiuterà a usarli in modo più efficiente e a fare di più in meno tempo.
Ad esempio, se sei un Utente Slack, l'apprendimento delle sue funzionalità più avanzate faciliterà il tuo flusso di lavoro, risparmia tempo e rendi più efficiente la comunicazione con il tuo team. Inoltre, puoi anche potenziare il tuo spazio di lavoro Slack aggiungendo alcune integrazioni.
Lo stesso vale per gli utenti di Gmail. Imparare di più utili scorciatoie da tastiera ti aiuterà a scorrere la tua casella di posta più velocemente, risparmiando tempo per altre attività essenziali. In generale, dedicare del tempo per imparare a utilizzare i tuoi strumenti in modo più efficace ripagherà a lungo termine aumentando la tua produttività.
Abbiamo già stabilito che, nella maggior parte dei casi, non avrai bisogno di più app per la stessa attività. Tuttavia, in un tipico ambiente di lavoro, avrai bisogno di soluzioni diverse per la comunicazione, la gestione delle attività, l'archiviazione su cloud e altro ancora. Ciò significa che perderai tempo prezioso a passare costantemente da un'app all'altra e rischierai di perdere informazioni importanti.
Per evitare ciò, devi integrare i tuoi strumenti di produttività per farli funzionare insieme senza problemi. Fortunatamente, gli strumenti di produttività più popolari offrono l'integrazione con un'ampia gamma di app, così puoi collegare facilmente quelle che usi e ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Puoi anche usare Integrazioni Zapier per automatizzare il flusso di lavoro di gestione delle attività.
In alternativa, quando cerchi gli strumenti giusti per le tue esigenze, puoi scegliere una suite per spazi di lavoro che includa tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto. Per esempio, Notion è un'area di lavoro all-in-one che combina diverse funzionalità, inclusa la gestione delle attività, la creazione di note e la collaborazione sui documenti sulla stessa piattaforma.
6. Personalizza le tue notifiche
Ultimo, ma altrettanto importante, è necessario gestire con attenzione le notifiche per evitare distrazioni e concentrarsi sul proprio lavoro. Per impostazione predefinita, la maggior parte delle app è configurata per inviare notifiche per tutto, il che può diventare rapidamente opprimente e rendere difficile la concentrazione.
Innanzitutto, determina quali notifiche sono essenziali per te e con quale frequenza desideri riceverle. Quindi, puoi accedere alle impostazioni della tua app e perfezionare le tue preferenze di notifica in base alle tue esigenze. Altre volte, quando lavori su un'attività noiosa che richiede una concentrazione profonda, puoi disabilitare tutte le notifiche per rimanere concentrato.
Gli strumenti di produttività possono aiutarti a ottenere di più in meno tempo, ma solo se li usi nel modo giusto. Con così tante opzioni disponibili sul mercato, è facile farsi prendere dalla nuova brillante sindrome delle app e perdere di vista le tue esigenze e i tuoi obiettivi.
La chiave è essere strategici riguardo al tuo toolkit di produttività e utilizzare solo gli strumenti che si adattano alle tue esigenze specifiche. I suggerimenti che abbiamo condiviso sopra ti aiuteranno a farlo e porteranno la tua produttività al livello successivo.
