Microsoft Outlook è una delle migliori piattaforme di posta elettronica in circolazione. Ha molte potenti funzionalità che ti consentono di avere il controllo sulla tua vita di posta elettronica. Uno dei quali è la condivisione di un calendario. Segui questa guida per imparare a condividere un calendario in tutte e tre le piattaforme di Outlook.

Perché dovresti condividere il tuo calendario in Outlook

Se sei abituato a lavorare in un ambiente d'ufficio o fai parte di un grande team, sai che la collaborazione è la chiave per raggiungere il successo. Creare e seguire un programma consente al tuo team di rimanere in pista e sapere cosa sta facendo l'altra persona in un giorno e un'ora specifici.

Per fortuna, puoi farlo rapidamente utilizzando la funzione di condivisione del calendario di Outlook. Ti consente di tenere traccia dei programmi del team che mantengono le attività organizzate. Quando condividi il tuo calendario, puoi scegliere quanto accesso vuoi concedere a persone specifiche. Ad esempio, puoi consentire al tuo capo di modificare il tuo calendario, ma solo ai tuoi colleghi di visualizzarlo.

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Condividere il tuo calendario ti consente di informare gli altri sulla tua pianificazione con pochi clic, soprattutto se hai a lista di distribuzione in Outlook impostare. La creazione di ambienti di lavoro in Outlook rende molto più gestibile la pianificazione delle riunioni e il monitoraggio del tuo team. È anche un ottimo modo per organizzare il tuo programma sociale con gli amici.

Condividere i calendari in Outlook è molto più semplice di altri Alternative di prospettiva.

Come condividere un calendario su Outlook per desktop

Microsoft ha rilasciato più versioni di Office su Windows nel corso degli anni. Ciò significa che ogni versione di Outlook presenta alcune differenze rispetto all'altra. Anche se il modo in cui funziona è praticamente lo stesso in tutte le versioni, ci sono alcune differenze visive. Stiamo usando Outlook 2019 per questo esempio.

Ecco i passaggi che devi seguire per condividere il tuo calendario nella versione desktop di Outlook:

  1. Apri Outlook per desktop e accedi al tuo account.
  2. Nella parte inferiore sinistra dello schermo, fare clic su Calendario icona. Questo ti porterà alla sezione del calendario di Outlook.
  3. Apporta le modifiche necessarie al tuo calendario.
  4. Clicca su Casa nella barra in alto e dirigiti verso il Condividere sezione. Qui puoi scegliere il metodo con cui desideri condividere il tuo calendario. Per questo esempio useremo il E-mail opzione. Clicca su Calendario di posta elettronica, e questo aprirà una nuova finestra.
  5. Clicca su Intervallo di date e scegli le date che vuoi condividere con il tuo destinatario.
  6. Ora, fai clic su il dettaglio scheda. Ciò ti consentirà di specificare quanto desideri condividere con il destinatario. Puoi scegliere tra opzioni come Solo disponibilità, Limitata e Dettagli completi.
  7. Clicca su OK dopo aver selezionato le opzioni necessarie. Questo salverà il tuo calendario in un file .ics.
  8. Il file del calendario sarà allegato all'e-mail nel file Componi email schermo. Qui, sentiti libero di digitare un messaggio come faresti normalmente.
  9. Nel Per.. casella di testo, digitare l'e-mail del destinatario.
  10. Clicca su Inviare per inviare l'e-mail.

I calendari condivisi sono condivisi in formato ICS o HTML, il che significa che i tuoi destinatari non saranno in grado di modificare facilmente il calendario.

Nota: per condividere i calendari in Outlook Office 2021, devi fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che desideri condividere e fare clic per accedere al menu di condivisione.

Condivisione di un calendario sul desktop di Outlook per macOS

Devi utilizzare alcuni passaggi leggermente diversi per condividere un calendario di Outlook su macOS:

  1. Seleziona l'icona Calendario nel riquadro in basso a sinistra
  2. Scegli il calendario da condividere
  3. Clic Scheda Organizza > Autorizzazioni calendario.
  4. Nel menu a comparsa, fai clic su Aggiungi utente.
  5. Cerca la persona nella barra di ricerca e fai clic Aggiungere.
  6. Seleziona le autorizzazioni per l'utente in Proprietà del calendario scatola.

Come condividere un calendario in Outlook Web App

È possibile utilizzare la versione Web di Outlook su qualsiasi cosa con un browser Web moderno. Questi passaggi funzioneranno su Windows, Linux, macOS, tablet e dispositivi mobili. Tuttavia, esistono alcune differenze quando si confrontano i web alla versione desktop di Outlook.

Per condividere il tuo calendario sulla versione Web di Outlook, vai a outlook.live.com e accedi al tuo account. Si aprirà la schermata principale. Quindi, ecco i passaggi che devi seguire:

  1. Clicca sul Calendario icona sul lato sinistro dello schermo. Questo aprirà la pagina Web di Outlook in modalità calendario.
  2. Apporta le modifiche necessarie al tuo calendario.
  3. Nella schermata principale del calendario, fai clic su Condividere verso l'angolo in alto a destra dello schermo. Si aprirà una finestra più piccola al centro dello schermo.
  4. Se hai già salvato il destinatario come contatto, inserisci il suo nome. Altrimenti, inserisci la loro email nella casella di testo.
  5. Fare clic sulla prima casella accanto all'e-mail del destinatario per selezionare le sue autorizzazioni. L'utente può visualizzare solo i contenuti del calendario oppure può anche modificarli.
  6. Clicca su Condividere.

Il nome del destinatario si sposterà nell'elenco delle persone con cui hai condiviso il calendario. Puoi anche aggiungere più persone a questo elenco. Quando concedi loro le autorizzazioni, puoi assegnare vari livelli di autorizzazioni a persone diverse. Quindi una persona può solo visualizzare il calendario mentre l'altra può modificarlo. Questo lo rende una caratteristica eccellente per la collaborazione.

Puoi anche rimuovere persone dall'elenco. Per farlo:

  1. Dirigetevi verso il Condivisione e autorizzazioni menu cliccando su Condividere nel Calendario sezione di Outlook.
  2. Trova il contatto che desideri rimuovere dal tuo calendario e fai clic su Spazzatura simbolo a destra del loro nome.

Come condividere un calendario nell'app Outlook Mobile

Outlook per dispositivi mobili non ti consente di avere lo stesso controllo sulla condivisione del calendario rispetto alla versione desktop o Web. Tuttavia, puoi comunque condividere eventi specifici con i tuoi contatti. Ecco i passaggi per farlo:

  1. Nella schermata principale dell'applicazione Outlook, fare clic su Calendario nell'angolo in basso a destra dello schermo.
  2. Nella schermata del calendario, fare clic sul blu più (+) icona. Questo ti porterà a una nuova schermata che ti consente di creare un evento.
  3. Inserisci il Titolo prima dell'evento.
  4. Inserisci l'e-mail del destinatario nel file Le persone casella di testo.
  5. Impostare il Data, Volta, e altri parametri.
  6. Clicca sul Tic tac icona in alto a destra per salvare le modifiche.

Come annullare la pubblicazione di un calendario in Outlook

Nel Calendario visualizza sul tuo client Outlook:

  1. Seleziona il Impostazioni e quindi fare clic su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
  2. Dirigiti verso il Calendario sezione e fare clic su Calendari condivisi.
  3. Sotto Pubblica un calendario, clicca su Non pubblicato. Ciò rimuoverà l'accesso del destinatario con cui hai condiviso il calendario.

Ulteriori informazioni su Outlook

Ora sai come condividere un calendario su ogni versione di Outlook, ma questa è una potente suite di posta elettronica e c'è ancora molto altro da imparare prima di considerarti un utente professionista. Continua a esercitarti e collaborerai tramite e-mail meglio che mai.