La messaggistica istantanea nei luoghi di lavoro remoti è così integrata nel tessuto della comunicazione che spesso è difficile ricordare com'era la vita senza di essa. Strumenti come Slack sono diventati piattaforme di comunicazione predefinite che supportano la collaborazione e la produttività del team negli ambienti di lavoro remoti di oggi.
Tuttavia, anche se potrebbe essere conveniente, è comunque necessario adottare alcune best practice per evitare di interrompere il flusso di lavoro. Questo articolo tratterà alcune regole essenziali di messaggistica istantanea per una comunicazione efficace nella tua postazione di lavoro remota.
1. Definisci le aspettative
La messaggistica istantanea in genere consente di inviare messaggi alle persone in tempo reale aspettandosi una risposta immediata. Sebbene ci siano momenti in cui ciò è appropriato e persino necessario, può anche essere una significativa fonte di distrazione.
Questo perché potresti utilizzare il tuo strumento di messaggistica istantanea per vari scopi come attività di raffreddamento dell'acqua virtuale, annunci, condivisione di file o porre domande rapide. Tutto ciò può sfuggire di mano rapidamente se le persone si interrompono a vicenda tutto il giorno con richieste o notifiche.
Questo è il motivo per cui è fondamentale assicurarsi di disporre di politiche che aiutino a gestire le aspettative utilizzando lo strumento di messaggistica istantanea. Ad esempio, puoi creare canali di raffreddamento dell'acqua (gruppi) per evitare chiacchiere da altri canali legati al lavoro. Puoi incoraggiare i tuoi colleghi remoti a impostare i loro stati per indicare la loro disponibilità ed essere in anticipo sull'urgenza delle loro richieste.
Questo sarà probabilmente un processo in corso che dovrai rivedere man mano che il tuo team e la tua azienda crescono. La chiave è avere un sistema, come un wiki interno, per fornirlo ai dipendenti attuali e presentarlo ai nuovi assunti.
2. Modifica prima di inviare
La natura immediata della messaggistica istantanea e il fatto che sei abituato a utilizzare abbreviazioni, acronimi ed emoji quando scrivi amici e familiari possono farti trascurare il potenziale di incomprensioni e l'importanza della professionalità sul posto di lavoro comunicazioni.
Dal momento che hai già preso l'abitudine di leggere e modificare le tue e-mail prima di inviarle, dovresti anche prenderti il tempo per fare lo stesso con i tuoi messaggi istantanei. Rivedi la grammatica, l'ortografia e il tono prima di premere invia. Ricorda che il tuo messaggio potrebbe interrompere il flusso di lavoro del tuo collega, quindi assicurati che sia chiaro e conciso. Non vuoi che passino più tempo a capire cosa intendevi.
Detto questo, evita di abusare di abbreviazioni o acronimi nelle comunicazioni sul posto di lavoro. Se devi usarli, usa quelli che sono ben noti e legati al tuo settore.
3. Presta attenzione ai fusi orari
Probabilmente hai colleghi remoti che lavorano in diverse parti del mondo e fusi orari, il che significa che le tue ore di lavoro non corrispondono. Quindi, è bene prendere l'abitudine di considerare i fusi orari dei tuoi compagni di squadra prima di inviare un messaggio istantaneo.
Questo perché la messaggistica istantanea crea un senso di urgenza, che può mettere sotto pressione i tuoi colleghi remoti nel rispondere durante il loro tempo personale, promuovendo una cultura sempre attiva che può portare rapidamente a bruciato. Inoltre, i ping e le notifiche possono distrarli durante l'orario di lavoro.
Detto questo, a lavora in modo produttivo con i tuoi team remoti in più fusi orari, devi prestare maggiore attenzione quando invii messaggi. Per raggiungere questo obiettivo, puoi resistere all'impulso di inviare messaggi istantanei a meno che non siano urgenti, programma i tuoi messaggi Slack in anticipoe sfrutta la comunicazione asincrona per evitare di interrompere i tuoi colleghi.
4. Considera altre alternative
La messaggistica istantanea è eccellente per scambi rapidi e brevi, ma non è all'altezza quando è necessario avere conversazioni più approfondite. Quindi, se ti ritrovi ad avere un ampio scambio di battute avanti e indietro o difficoltà a spiegare qualcosa, potrebbe essere il momento di interrompere la messaggistica e passare a un altro metodo di comunicazione.
A seconda del contesto e della natura della conversazione, potresti prendere in considerazione alternative come l'audio o la videoconferenza, poiché ti consentono di trasmettere meglio il tuo messaggio. In alternativa, se non sei disponibile contemporaneamente, puoi utilizzare strumenti di comunicazione come Intrecciare o soluzioni video asincrone piace Voodles per registrare e inviare il tuo messaggio senza aspettarti una risposta immediata.
L'e-mail può anche essere un'opzione migliore per conversazioni specifiche, in quanto fornisce una registrazione scritta a cui puoi fare riferimento in seguito. Inoltre, i tuoi colleghi possono leggere e rispondere al tuo messaggio in qualsiasi momento.
5. Evita i messaggi disgiunti
Considerando che ogni messaggio che invii corrisponde a una nuova notifica e a una potenziale distrazione, dovresti evitare di inviare messaggi disgiunti per limitare il numero di notifiche ai tuoi colleghi ricevere.
Invia invece un messaggio consolidato che contenga tutte le informazioni necessarie per comunicare. In questo modo, i tuoi colleghi possono scansionare rapidamente il messaggio e non verranno interrotti più volte. Ad esempio, puoi utilizzare il seguente formato:
Salve, sto cercando informazioni sul progetto XYZ. Hai aggiornamenti? Grazie.
Piuttosto che separare ogni informazione in un messaggio separato.
6. Riduci al minimo le chiacchiere
Le conversazioni sul refrigeratore d'acqua hanno il loro posto nei luoghi di lavoro remoti. Infatti, possono aiutare a costruire relazioni e favorire un senso di appartenenza tra i dipendenti.
Tuttavia, dovrebbe esserci canali specifici per conversazioni casuali e socializzare in modo da non disturbare i tuoi colleghi quando cerchi di concentrarti sul loro lavoro. In questo modo, possono scegliere di partecipare alla conversazione quando vogliono e non si sentiranno in dovere di rispondere immediatamente.
Quindi, quando invii messaggi diretti ai tuoi colleghi remoti, soprattutto durante l'orario di lavoro, cerca di ridurre al minimo le chiacchiere per rispettare il loro tempo e concentrazione.
7. Riconosci la ricezione dei messaggi
Quando ricevi un messaggio, è buona norma far sapere al mittente che hai visto il suo messaggio, anche se non puoi rispondere immediatamente. In questo modo, non si sentiranno come se li stessi ignorando e potranno concentrarsi su altre attività in attesa di una risposta. Inoltre, ti salva da messaggi di follow-up potenzialmente distraenti.
Se sei occupato quando ricevi un messaggio che richiede una risposta, puoi dirlo al mittente dicendo qualcosa del tipo: "Grazie per avermelo fatto sapere. Tornerò da te." Se il messaggio non ha bisogno di una risposta, puoi digitare "Grazie" o reagire con un'emoji.
Adotta questi suggerimenti per comunicazioni più produttive sul lavoro
Sforzarsi di sviluppare migliori abitudini di comunicazione è essenziale per qualsiasi team remoto. L'adozione dei suggerimenti di cui sopra può incoraggiare una collaborazione più produttiva ed efficiente con i tuoi colleghi, indipendentemente dalla posizione.
