Ricominciare da capo con un nuovo software di gestione dei progetti è un progetto in sé. Ognuno è diverso dall'altro, quindi oltre a cercare di mappare tutti i tuoi progetti, potresti avere a che fare con una curva di apprendimento. Può essere travolgente.

Tuttavia, una cosa che tutti hanno in comune è che pianificare in anticipo può aiutare a rendere agevole la transizione. Inoltre, ti preparerai per mantenere uno spazio di lavoro pulito e coerente. Continua a leggere per scoprire quali passaggi puoi eseguire quando inizi con un nuovo software di gestione dei progetti.

Decidere come utilizzare il software di gestione dei progetti

Prima di configurare il software, è necessario un piano per il modo in cui si desidera utilizzarlo. Sapere chi utilizzerà l'account e i tipi di bacheche di progetto all'interno ti aiuterà a iniziare.

Con chi lavorerai?

Ci sarà qualcun altro nell'account? Chi sono e quali sono i loro ruoli? Il livello di privacy e autorizzazioni che puoi impostare per il tuo team varierà a seconda di quello che usi e del livello a cui ti iscrivi. Quindi, è bene pianificare in anticipo, anche prima di selezionarne uno, chi sta utilizzando l'account e a cosa vuoi dare loro accesso.

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Ad esempio, le versioni personali di Notion sono molto diverse da Squadra account, ma puoi collaborare utilizzando entrambi. Quelli personali offrono pagine che iniziano private e consentono di invitare ospiti, mentre il Team l'account sblocca spazi di lavoro collaborativi che ti consentono di condividere direttamente con l'intera organizzazione lontano.

All'interno della tua organizzazione, vorrai anche considerare a chi vuoi concedere le autorizzazioni di amministratore. Inoltre, se il tuo software consente gli ospiti, puoi determinare se condividere una bacheca di progetto con clienti, appaltatori o altri al di fuori del tuo posto di lavoro è necessaria o meno.

Che tipo di schede di progetto utilizzerai?

Puoi fare di più che creare semplici schemi di progetto nel tuo software di gestione dei progetti. Puoi anche:

  • Crea bacheche di richiesta di progetto in cui tu e i tuoi colleghi potete delegare attività varie o chiedere aiuto. ClickUp è un ottimo software per crearne uno, ma puoi costruirli in qualsiasi software di gestione dei progetti.
  • Delinea un flusso di lavoro in corso dall'inizio alla fine per ottenere una rapida panoramica delle fasi in cui si trovano i progetti.
  • Crea una bacheca di assegnazione aperta in cui tu e i tuoi colleghi potete assegnarvi le attività disponibili.

Decidere come organizzare il software di gestione dei progetti

Ora che sai con chi stai lavorando e che tipo di bacheche di progetto utilizzerai, devi determinare come vuoi organizzare l'account.

Il modo in cui lo fai è davvero una questione di preferenza, ma anche il numero di persone con cui lavori ti aiuterà a decidere. Ci sono molti modi in cui puoi organizzare le tue bacheche di progetto, ad esempio:

  • Cliente
  • Progetto
  • Dipartimento
  • Squadra

Puoi anche usare una combinazione di quanto sopra. Ma, se lavori con una grande azienda, l'organizzazione per reparto o team semplificherà la ricerca di progetti e attività per tutti.

Quando organizzi gli elementi, vuoi evitare di complicare eccessivamente i nomi delle tue attività, progetti, bacheche e cartelle. Tu e i tuoi colleghi troverete rapidamente ciò di cui avete bisogno se mantenete le cose il più semplici possibile.

Ciò è particolarmente vero per le sottocartelle. Se lo strumento che stai utilizzando offre sottocartelle, chiediti prima di crearne una se è davvero necessario e, in tal caso, determina il nome ottimale quando gli altri lo cercano. L'inclusione di una serie di cartelle piccole, vuote o con etichette errate creerà solo confusione.

Pensalo quasi come le cartelle di file sul tuo computer. Vuoi essere in grado di trovare quello che stai cercando nel minor numero di clic possibile.

Aggiunta di attività al software di gestione dei progetti

Dopo aver determinato come organizzare le attività e i progetti, puoi iniziare a mapparli. Innanzitutto, è utile fare un elenco di progetti in corso e suddividerli in elementi di azione. Puoi farlo su carta o in un software di elaborazione testi, qualunque sia il metodo che funziona meglio per te.

Attenersi ai progetti attuali aiuterà a semplificare il processo. Crea bacheche e attività solo per i progetti su cui stai attualmente lavorando o in arrivo, anziché includere informazioni obsolete o segnaposto.

Assicurati di nominare le tue bacheche di progetto di conseguenza e di includere solo le attività correlate all'interno. Questa gerarchia ti aiuterà a trovare i dettagli più rapidamente e fornirà a te e ai tuoi colleghi una rapida panoramica dello stato di un progetto.

Ad esempio, se stai sviluppando un nuovo sito Web per un prodotto, devi creare una bacheca di progetto e chiamarla qualcosa come un Sito Web del prodotto. Quindi, elencherai tutte le azioni che compongono un sito Web come attività all'interno. Quindi, cose come la scelta di un nome di dominio, la configurazione dell'hosting, la progettazione di wireframe e così via.

Se mantieni coerente il tuo sistema per l'aggiunta di progetti e attività, è meno probabile che dovrai dedicare tempo a riordinare o riorganizzare.

Cosa evitare quando si configura un software di gestione dei progetti

Alcune cose che vuoi evitare quando configuri un nuovo software di gestione dei progetti sono:

  • Fare tutto in una volta—inizia in piccolo con un elenco di progetti in corso per evitare di essere sopraffatto o di ingombrare il tuo spazio di lavoro.
  • Utilizzando ogni caratteristica—soprattutto se si tratta di un account a pagamento, potresti pensare di voler ottenere il valore dei tuoi soldi. Tuttavia, ci sono molti campanelli e fischietti forniti con il software di gestione dei progetti che potrebbero solo intralciare. Ricercare il prodotto in anticipo è uno dei modi per evitare l'affaticamento delle caratteristiche.
  • Progetti troppo complicati—prendi l'approccio less is more durante la mappatura dei tuoi progetti. Ad esempio, molti software di gestione dei progetti offrono attività secondarie meno visibili che puoi annidare all'interno di quelle più grandi. Tuttavia, potrebbe essere noioso per te elencare i passaggi all'interno di un'attività e per il tuo collega controllarli.

Inizia con il tuo software di gestione dei progetti

Iniziare con un nuovo software di gestione dei progetti è meno opprimente se si pianifica un po' in anticipo e si inizia in piccolo. Invece di costruirlo con progetti obsoleti o informazioni segnaposto, crea elementi mentre procedi e mantieni un sistema di denominazione coerente per attività, progetti e cartelle.

Ricordati di mantenerlo semplice. Meno clic sono necessari per trovare ciò di cui hai bisogno, meglio è.