La facile collaborazione è della massima importanza nell'era del lavoro a distanza. Per fortuna, Google ha molte opzioni di condivisione che consentono a più utenti di lavorare sullo stesso progetto. Sapere chi ha apportato modifiche a un file e quando può essere fondamentale per una gestione efficace del foglio di calcolo.
Per fortuna, Fogli Google ha due funzionalità che ti consentono di tenere traccia delle modifiche apportate ai tuoi fogli di lavoro. Il primo sono le notifiche di Fogli Google, mentre il secondo è la cronologia delle versioni. In questo articolo, descriveremo in dettaglio queste funzioni essenziali, mostreremo come attivarle e spiegheremo perché potrebbero essere vitali per i tuoi fogli di calcolo.
Perché utilizzare le notifiche e-mail in Fogli Google?
Quando si lavora su un foglio di grandi dimensioni in cui più dipendenti stanno apportando modifiche a un foglio di calcolo, può essere difficile sapere quali modifiche vengono apportate da ciascun collaboratore. È molto meglio sapere chi ha apportato un cambiamento particolare, soprattutto per i leader di progetto.
Possiamo controllare utilizzando la cronologia delle versioni per vedere chi ha apportato la modifica. Tuttavia, la scansione della cronologia delle versioni può essere noiosa se ci sono molte istanze. Invece, puoi utilizzare le notifiche di Fogli Google. In questo modo, Fogli ti avviserà tramite e-mail.
Se sei in viaggio, dovresti assicurarti che le notifiche e-mail mobili funzionino, in modo da non perdere nulla.
Come abilitare le notifiche e-mail in Fogli Google
L'attivazione delle notifiche e-mail richiede solo pochi minuti e, una volta eseguita, rimarrà attiva fino a quando non apporterai ulteriori modifiche alle impostazioni. Segui questi passaggi per attivare le notifiche:
- Apri il foglio di calcolo su cui desideri abilitare le notifiche e-mail.
- Premere Strumenti nella parte superiore del foglio di lavoro. Verrà visualizzato un menu a discesa.
- Premere Regole di notifica, che apre una nuova finestra al centro dello schermo.
- Puoi impostare le regole qui. Se scegli un'opzione dalla prima sezione, devi selezionare quando vuoi ricevere le notifiche. O scegli: Eventuali modifiche vengono apportate, o Un utente invia un modulo.
- Nella seconda sezione, puoi scegliere E-mail - Riepilogo giornaliero o E-mail - Subito.
- Premere Salva dopo aver selezionato le impostazioni preferite,
Descriveremo ciascuna delle impostazioni in modo più dettagliato un po' più avanti nell'articolo.
Come aggiungere ed eliminare le regole di notifica in Fogli Google
Se vuoi aggiungere più regole, modificare quelle esistenti o eliminarle, vai su Imposta l'opzione delle regole di notifica cliccando su Strumenti e Regole di notifica.
Se disponi già di una regola di notifica esistente, verrà visualizzata nell'elenco. Puoi fare clic su Elimina o Modificareo premere Aggiungi un'altra regola di notifica per crearne uno nuovo. Una volta terminate le modifiche, fare clic su Fatto per salvarli.
Comprendere le opzioni nelle regole di notifica
Ci sono due sezioni nelle regole di notifica: la prima è Avvisami a e la seconda è Avvisami con.
1. Avvisami a [La tua email] quando...
- Eventuali modifiche vengono apportate: Quando si seleziona questa opzione, tutte le modifiche apportate al foglio di calcolo vengono registrate e informate l'utente tramite e-mail, immediatamente o in un riepilogo leggibile quotidianamente.
- L'utente invia un modulo: La scelta di questa opzione ti avviserà ogni volta che qualcuno invia un modulo. Google Forms ti consente di collegare i tuoi moduli al tuo foglio di lavoro. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, da un sondaggio a un modulo di domanda universitaria.
2. Avvisami con...
- E-mail - Riepilogo giornaliero: Ogni volta che si sceglie questa opzione, un elenco di modifiche utente arriverà al termine della giornata oa un'ora prestabilita. Se selezioni questa opzione, riceverai le notifiche più tardi anziché immediatamente dopo che sono state effettuate. Ciò avvantaggia le persone che non desiderano essere informate immediatamente delle modifiche. È anche l'ideale per coloro che lavorano per una grande azienda in cui il foglio di calcolo su cui stanno lavorando cambia costantemente per evitare di riempire la posta in arrivo di notifiche. Assicurati di impostare l'orario di arrivo al di fuori del tuo periodo di blocco della posta elettronica, se ne hai uno.
- Email - Subito: Quando scegli questa opzione, riceverai un'email ogni volta che si verifica una modifica al foglio di lavoro. Questo è l'ideale per le persone che si occupano di informazioni sensibili e desiderano ricevere un'e-mail se qualcosa cambia.
Non consigliamo di utilizzare questa impostazione per un foglio con più di due o tre collaboratori, per non essere bombardato da notifiche costanti. Se è necessario utilizzare questo metodo, potrebbe essere una buona idea imposta una cartella Gmail per ricevere tutte le notifiche.
Perché utilizzare la cronologia delle versioni di Fogli Google?
Puoi utilizzare la funzione Cronologia versioni di Fogli Google se non desideri ricevere notifiche tramite e-mail, ma tieni traccia delle modifiche apportate al foglio di lavoro. Fogli Google salverà anche le piccole modifiche se si verificano abbastanza distanti l'una dall'altra, quindi non devi preoccuparti di perdere eventuali modifiche importanti.
Il proprietario del foglio di lavoro e quelli con accesso in modifica al foglio di lavoro sono gli unici che possono visualizzare la cronologia delle versioni di un foglio di lavoro in Fogli Google.
Poiché le modifiche sono sul cloud, puoi accedere alla cronologia delle versioni e trovare la versione esatta che stai cercando. Questo è perfetto se uno dei membri del tuo team (o tu) ha commesso un errore e ha bisogno di tornare a una versione precedente. Puoi anche nominare le modifiche per sapere quale versione desideri.
Come visualizzare la cronologia delle versioni in Fogli Google
Accedere Cronologia delle versioni di Fogli Google, assicurati che vengano apportate modifiche sufficienti a un foglio prima che Fogli possa creare un registro delle modifiche. Di seguito sono riportati i passaggi da seguire per accedere alla cronologia delle versioni:
- Clicca su File nella barra in alto. Questo mostrerà un menu a discesa.
- Lì, fai clic su Cronologia delle versioni.
- Fare clic su Visualizza cronologia versioni dal menu. In alternativa, puoi utilizzare il CTRL+ALT+MAIUSC+H.
Si aprirà una barra laterale sul lato destro dello schermo. Lì, puoi fare clic sui tre punti verticali accanto alle versioni precedenti e fare clic su Ripristina questa versione. Puoi anche fare clic su Assegna un nome a questa versione per dare nomi a particolari salvataggi. Se desideri creare una nuova istanza del foglio di calcolo, fai clic su Fare una copia.
Quando crei una nuova copia del foglio di calcolo, questo ricomincerà da capo e avrà una nuova cronologia delle versioni. Se desideri comunque tenere traccia delle modifiche nel nuovo foglio di lavoro, potresti voler eliminare quello precedente per evitare confusione in futuro.
Differenze tra notifiche e-mail e cronologia delle versioni
La notifica di Fogli Google ti consente di ricevere email ogni volta che un utente modifica il foglio di lavoro. Quando si utilizza la cronologia delle versioni, le modifiche vengono solo registrate e non notificate attivamente all'utente.
La punta dell'iceberg
Nella maggior parte dei casi, è una buona idea utilizzare entrambe queste funzionalità per fogli di lavoro importanti. Sebbene le due funzionalità discusse in questo articolo siano ottime per la collaborazione, sono solo una piccola parte di tutti gli strumenti che Fogli Google ha da offrire ai team che lavorano su fogli di lavoro.
C'è ancora molto da imparare, quindi continua a leggere tutto ciò che questo potente programma ha da offrire.
