Collaborare con i tuoi colleghi dovrebbe essere un gioco da ragazzi, con così tanti modi per raggiungerli. Ma a volte l'utilizzo di più strumenti di comunicazione può diventare opprimente e l'utilizzo di quello sbagliato può intralciare una conversazione.

Quindi, quando è più efficace scrivere un'e-mail, inviare un messaggio o utilizzare un software di gestione dei progetti? Continua a leggere per scoprire quale strumento di comunicazione è l'ideale per la tua discussione.

Quando inviare un'e-mail

Se hai molte informazioni da riassumere e dettagli da includere nel tuo messaggio, inviare un'e-mail è l'opzione ideale. È anche il percorso migliore per le richieste.

Poiché una conversazione e-mail è in genere più lenta di una trattenuta su un'app di messaggistica, offre al destinatario più tempo per considerare le informazioni. Possono sedersi con esso se necessario e fornire una risposta ponderata quando sono pronti.

Sebbene sia comune pensare che i tuoi colleghi non apprezzeranno le email lunghe, ci sono

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molti modi per formattare e-mail lunghe in modo che le informazioni importanti risaltino. Non vuoi assolutamente scrivere un romanzo, ma l'e-mail ti consente di presentare tutte le informazioni in una volta, in un mezzo che sembra meno urgente.

Pensa solo alle tue preferenze. Preferiresti ricevere un'e-mail lunga ma precisa che ritieni di avere il tempo di considerare, o ricevere un lungo messaggio Slack mentre cerchi di concentrarti su altri progetti?

Oltre a sentirsi meno frettolosi, le e-mail sono più veloci da trovare e a cui fare riferimento in un secondo momento, semplici da inoltrare a qualcun altro ed è facile includere altre persone al di fuori del proprio posto di lavoro. Dà anche al tuo messaggio più formalità rispetto a Slack o un'app simile. Alcune situazioni in cui l'e-mail è probabilmente l'ideale sono:

  • Riepilogo di un evento, report, progetto o feedback.
  • Fare una richiesta.
  • Invio di qualsiasi cosa formale.
  • Compreso qualcuno al di fuori del tuo posto di lavoro.
  • Qualsiasi cosa lunga o importante, soprattutto se il destinatario dovrà farvi riferimento in seguito.

Quando inviare un messaggio

Strumenti di messaggistica come Slack probabilmente ti daranno una risposta più rapida dell'e-mail. È un posto eccellente per porre domande semplici, verificare rapidamente con i tuoi colleghi e condividere idee.

Sebbene le risposte rapide a volte siano ciò di cui hai bisogno, è importante tenere a mente che dovrai mantenere le tue domande semplici affinché ciò accada. Grazie alle risposte rapide tipiche dell'app, è facile per i destinatari trascurare dettagli o interi messaggi, soprattutto in un canale o in un'area di lavoro rumorosi.

Ciò potrebbe portare a conversazioni più lunghe del necessario o aggiornamenti importanti che passano inosservati, soprattutto se il canale è così occupato che i tuoi colleghi lo hanno disattivato.

Usare le menzioni in Slack può aiutare un po' a dirigere conversazioni in gruppi o canali, ma è meglio mantenere i tuoi messaggi brevi e al punto. Se non puoi e Slack è il posto preferito della tua squadra, prova a utilizzare i punti elenco per riassumere. Vuoi anche considerare se hai tempo per una conversazione quando invii un messaggio. Il tuo collega potrebbe essere pronto a seguirti, a cercare chiarimenti o a porre domande da solo.

Se mai una conversazione in Slack si trascina perché le cose non sono chiare, potrebbe essere più veloce chiamare il tuo collega al telefono o utilizzare Lo strumento di conversazione solo vocale di Slack per chiarire. Slack non è certamente l'unico strumento di messaggistica disponibile, ma se vuoi mantenere le cose snelle, è meglio scegliere un'app che tutti nella tua organizzazione utilizzeranno.

Inoltre, se vuoi mantenere le cose professionali, ti consigliamo di evitare di utilizzare app personali come Facebook Messenger o messaggi di testo. Alcune situazioni in cui un'app di messaggistica è l'ideale sono:

  • Fare domande veloci.
  • Condivisione di idee e collaborazione.
  • Invio di aggiornamenti rapidi.
  • Fare annunci, nel canale corretto.

Quando utilizzare il software di gestione dei progetti

A volte è l'ideale utilizzare strumenti di comunicazione all'interno di un software di gestione dei progetti come ClickUp. Il principale vantaggio di farlo è che tu e il tuo i colleghi trascorreranno meno tempo a comunicare, oltre a cercare frammenti di informazioni nelle caselle di posta, nei messaggi e in qualsiasi altro luogo di cui parli opera.

Utilizzando ClickUp, puoi conservare qualsiasi attività o progetto correlato in un unico posto.

La sezione commenti all'interno di una scheda attività in ClickUp ti consente di inviare domande o chiarimenti ai tuoi colleghi. Qui puoi taggare altri, assegnare commenti e allegare documenti giustificativi.

Puoi anche condividere un'attività o un progetto compilando le informazioni appropriate e assegnando qualcun altro al progetto stesso o come osservatore. Assicurati solo di utilizzare la sezione della descrizione per aggiungere ulteriori dettagli, proprio come un'e-mail.

Inoltre, puoi creare una scheda di richiesta di progetto all'interno di ClickUp come un modo per te e il tuo team di assegnarvi rapidamente compiti e chiedere aiuto. Alcune situazioni in cui la comunicazione con il software di project management è ideale:

  • Per porre una domanda specifica del progetto.
  • Per condividere un commento, un'idea o un suggerimento specifico del progetto.
  • Hai un incarico da delegare a qualcun altro.
  • Hai documenti giustificativi che ti aiuteranno con un progetto.

Altri suggerimenti per una comunicazione efficace

Indipendentemente dal mezzo che scegli, ecco un elenco di altri suggerimenti per aiutarti a comunicare in modo efficace:

  • Invia tutto in una volta—se hai notizie, feedback, un aggiornamento o davvero qualsiasi cosa da dire, invialo tutto in una volta anziché bit alla volta. Tenere tutto insieme aiuta a limitare le notifiche e la distrazione o l'anticipazione che derivano dopo che qualcuno ha inviato un messaggio "ciao".
  • Utilizza linee tematiche e canali—non solo mantenere le righe dell'oggetto e i canali pertinenti ti aiuterà a ottenere le risposte che stai cercando, ma tu e i tuoi colleghi sarete anche in grado di trovare le informazioni in un secondo momento.
  • Attenersi a un metodo—se ricevi un'e-mail, rispondi via e-mail. Se è un messaggio, rispondi nella stessa app. Rimanere coerenti manterrà le tue conversazioni accessibili e organizzate.

Semplifica la comunicazione e aumenta la tua produttività

Anche se avere così tanti strumenti di comunicazione a portata di mano rende comodo parlare con i tuoi colleghi, a volte usare quello sbagliato può diventare un ostacolo. Se hai molto da dire, l'e-mail è la soluzione migliore. Se vuoi essere veloce e puntuale, vai con un messenger come Slack.

In definitiva, se il tuo pensiero o idea si riferisce a un'attività, fai un favore a te stesso e ai tuoi colleghi condividendolo nel tuo software di gestione dei progetti nell'ambito della rispettiva attività. Durante la conversazione, dovresti anche considerare come tu e i tuoi colleghi la troverete in seguito, se necessario.