Fogli Google offre molte funzionalità fornite dalla maggior parte degli strumenti per fogli di lavoro premium, ma gratuitamente. Una di queste funzionalità è la possibilità di vedere, modificare ed eliminare la cronologia delle versioni.
Grazie alla facilità d'uso fornita da Fogli Google, più persone si stanno spostando per adottare la suite di app di Office di Google rispetto all'utilizzo di software come Excel. Ma, a volte, le funzionalità possono essere leggermente diverse da quelle a cui gli utenti sono abituati. Questa guida tratterà la cronologia delle versioni di Fogli Google e tutto ciò che è in grado di fare.
Perché usare la cronologia delle versioni?
Quando più dipendenti affrontano lo stesso foglio di calcolo, è inevitabile che si verifichino errori dovuti a problemi di comunicazione tra i dipendenti. Questi errori potrebbero causare interruzioni nei fogli di calcolo sensibili che contengono informazioni finanziarie. Quando ciò accade, è molto utile disporre di backup a cui è possibile tornare.
Potresti anche aver commesso errori nel tuo lavoro, ma non essere in grado di individuare esattamente cosa è andato storto. Essere in grado di aprire una versione precedente di un foglio di calcolo può essere un vero toccasana. Questo può essere fondamentale se sei un imprenditore solista che utilizza Fogli Google.
Che cos'è la cronologia delle versioni di Fogli Google?
Google ha aggiunto una funzione che salva tutte le modifiche apportate a un documento. Viene documentata anche una modifica piccola come una virgola e questa funzione è disponibile sulla maggior parte dei servizi nella suite di applicazioni di Google.
Come documenti Google e Fogli Google sono servizi basati su cloud, i backup vengono eseguiti quasi istantaneamente e sono accessibili in qualsiasi momento, a condizione che tu disponga di una connessione Internet.
Solo il proprietario del foglio di lavoro può visualizzare queste modifiche e le persone a cui il proprietario concede l'accesso alla modifica. Le persone con accesso di sola visualizzazione al foglio di lavoro non possono visualizzare o apportare modifiche alla cronologia delle versioni. Questa è principalmente una funzione di privacy.
La funzione di cronologia delle versioni in Fogli Google elimina la necessità di creare più copie dello stesso foglio di lavoro sull'hardware locale. Puoi semplicemente accedere alla cronologia delle versioni e trovare la versione specifica che stai cercando.
Come visualizzare e modificare la cronologia delle versioni in Fogli Google
Prima di visualizzare o modificare la cronologia delle versioni, assicurati di aver apportato modifiche sufficienti a Fogli Google per creare un registro di queste modifiche. Non potrai visualizzare la cronologia delle versioni su un nuovo foglio di lavoro. Prima di iniziare, carica il foglio di calcolo.
Ecco i passaggi che devi seguire per controllare la cronologia delle versioni in Fogli Google
- Navigare verso File nella barra dei menu.
- Selezionare Cronologia delle versioni. Si aprirà un altro sottomenu.
- Lì, fai clic su Vedi la cronologia delle versioni. Questo mostrerà una barra laterale verso il lato destro dello schermo con un elenco contenente tutte le versioni del foglio di calcolo.
- Fare clic sui tre punti accanto al nome della versione.
- Per le versioni precedenti, fare clic su Ripristina questa versione, e Google Sheets ricaricherà la pagina con la versione precedente del foglio di lavoro.
Nella versione corrente del foglio di calcolo, puoi modificare il nome del foglio di calcolo oppure puoi farne una copia. Quando fai clic sull'icona dei tre punti su qualsiasi versione diversa da quella corrente, avrai anche un'opzione per ripristinarla.
Come assegnare un nome alle versioni importanti di Fogli Google
Può essere estremamente fastidioso vedere le date come nomi di file e creare confusione rapidamente, soprattutto se vengono apportate più modifiche al giorno al foglio. Invece delle date, è molto più utile poter nominare il foglio in base alle modifiche apportate.
Diciamo che c'è un foglio che contiene tutte le modifiche e la versione più aggiornata. Sarebbe meglio chiamarlo "Finale" che "14 giugno, 9:38", giusto?
Assegnare un nome a versioni importanti del foglio di lavoro può essere molto utile in seguito quando è necessario trovare una versione specifica in un mare di modifiche. Ecco i passaggi da seguire per nominare una versione corrente:
- Clicca su File nella barra in alto.
- Scegliere Cronologia delle versioni.
- Clicca su Nome versione corrente.
Si aprirà una nuova finestra al centro dello schermo, che ti consentirà di impostare un nome. Una volta terminato, fare clic su Salva.
Se desideri rinominare una versione precedente, segui gli stessi passaggi di prima, ma invece di scegliere Nome versione corrente, fai clic su Vedi la cronologia delle versioni. Questo mostrerà un elenco delle modifiche apportate al foglio di calcolo. Lì, fai clic sul nome della versione che desideri rinominare e digita il nome. Premere accedere per salvare le modifiche una volta terminato.
Come eliminare la cronologia delle versioni in Fogli Google
Al momento non esiste un modo per eliminare una versione specifica nella cronologia delle versioni di Fogli Google. Ma puoi ricominciare da capo facendo una copia del foglio di calcolo. Questo cancellerà tutte le modifiche nella cronologia delle versioni. Solo l'ultima versione verrà salvata e copiata.
I passaggi per farlo sono semplici, fare clic su File nella barra in alto. Questo mostrerà un menu a discesa. Qui, clicca su Fare una copia.
Ti verrà chiesto di inserire il nome per il nuovo foglio di calcolo. Dopo aver aggiunto un nome, scegli la posizione del foglio di lavoro e seleziona se desideri che il foglio di lavoro sia condiviso con le stesse persone con cui era condiviso in precedenza. Puoi anche scegliere se desideri copiare i commenti. Una volta che hai finito di scegliere le opzioni desiderate, fai clic sul verde Crea un pulsante di copia.
Cose da sapere sulla cronologia delle versioni in Fogli Google
Ecco alcune cose che dovresti sapere sulla cronologia delle versioni in Fogli Google:
- La cronologia delle versioni può risalire a un valore infinito. Tuttavia, Fogli ottimizza lo spazio di Google Drive unendo le versioni precedenti. Potrebbe anche eliminare alcune modifiche precedenti se lo spazio di archiviazione è quasi pieno.
- Se non riesci a vedere la cronologia delle versioni, è probabilmente perché non hai l'autorizzazione richiesta o sei addirittura completamente bloccato. Dovrai chiedere al proprietario del foglio di lavoro di modificare la tua autorizzazione per "può modificare" anziché "può visualizzare".
- La cronologia delle versioni è accessibile dall'individuo che possiede il file sul proprio account. Se stai utilizzando le funzioni di condivisione in Fogli Google, solo le persone in grado di visualizzare la cronologia delle versioni sono persone con privilegi di proprietario o editore.
Padroneggiare Fogli Google
La visualizzazione e la modifica della cronologia delle versioni è solo una piccola parte dell'ambiente collaborativo in Fogli Google. Ora che l'hai imparato, dovrai continuare a imparare per far funzionare il tuo team a pieno regime su questa potente app basata sul Web.