Zoho mail è un servizio di posta elettronica sicuro, garantito per la privacy e senza pubblicità. Offre una suite di posta elettronica ricca di funzionalità, che lo rende ideale per casi d'uso personali e aziendali. Se hai utilizzato Gmail e desideri passare a Zoho Mail, vedrai una serie di impostazioni che potrebbero creare confusione.
Puoi personalizzare l'esperienza di visualizzazione, comporre e-mail, organizzare le tue e-mail utilizzando filtri, intraprendere azioni rapide con l'allegato, gestire elenchi di spam e persino importare o esportare e-mail come EML. Ti mostreremo come configurare la posta di Zoho e passare da Gmail senza problemi.
Passaggi da eseguire prima di configurare Zoho Mail
Prima di personalizzare la posta di Zoho, assicurati di aver mappato correttamente il dominio personalizzato sul record MX e di aver configurato i parametri SPF/DKIM su prevenire lo spoofing e-mail. Leggi la nostra guida su migrazione da Gmail a Zoho Mail con il tuo dominio personalizzato e completare il processo.
Quando passi a un altro servizio di posta elettronica, il tuo indirizzo e-mail aggiornato dovrebbe conoscere il tuo indirizzo e-mail aggiornato per scopi di comunicazione.
La migrazione è un processo lento, ma a lungo termine sarai in grado di consolidare le email importanti in un unico posto. È anche una buona idea da considerare configurare l'inoltro automatico in Gmail, solo per recuperare tutti i servizi che ti sei perso.
Composizione di e-mail in Zoho Mail
Zoho mail ti offre un toolkit completo per la composizione di e-mail. Clicca il Nuova posta pulsante nel riquadro di sinistra per aprire Compositore. Per impostazione predefinita, la finestra del compositore si apre in una nuova scheda (Impostazioni > Componi > Apri Componi in) ma puoi andare con inline (replica la funzione di Gmail) o una nuova finestra.
Come Gmail, Zoho ha opzioni di formattazione avanzate per formattare il tuo messaggio di posta elettronica. C'è un'opzione per inserire tabelle (che mancano a Gmail) con opzioni di larghezza e bordo configurabili. Puoi persino allegare e-mail alle e-mail in uscita (come EML) utilizzando il trascinamento della selezione e fare riferimento ai messaggi più vecchi senza riscriverli.
Per personalizzare le preferenze del compositore, vai a Impostazioni > Componi e visualizzare l'intero set di opzioni. Puoi modificare la direzione del testo preferita, personalizzare i caratteri, aggiungere automaticamente destinatari ai contatti e controllare il tuo messaggio per eventuali errori di ortografia.
Aggiungi allegati di grandi dimensioni alle e-mail in Zoho Mail
Gmail consente allegati con una dimensione massima del file fino a 25 MB. Con Zoho mail puoi inviare file di grandi dimensioni ai tuoi destinatari tramite e-mail. La dimensione dell'allegato dipende dal piano di abbonamento. Varia da 250 MB con il piano Mail Lite a 1 GB con Mail Premium.
La posta converte questi allegati in collegamenti e li invia ai destinatari. Se desideri inviare lo stesso file a destinatari diversi, seleziona il file da Il mio allegato > Allegati enormi e invialo di nuovo. Per ogni allegato, puoi impostare i permessi di accesso.
L'accesso limitato è adatto per inviare allegati ad altri utenti Zoho oa quelli con account collegati. Con l'accesso pubblico, puoi inviare file di grandi dimensioni a chiunque utilizzando un collegamento sicuro e univoco. Per impostazione predefinita, tutti gli allegati hanno Accesso limitato. Fare clic su questa opzione per farlo Pubblico e generare il collegamento dell'allegato.
Come pianificare un'e-mail in Zoho Mail
L'opzione "Invia più tardi" di Zoho mail ti consente di impostare una pianificazione personalizzata (data/ora) per la tua e-mail. Sebbene questa funzione sia integrata anche in Gmail, Zoho ha la possibilità di impostare e-mail ricorrenti a intervalli regolari.
Scrivi la tua email come al solito e fai clic Invia dopo. Seleziona il Scheda Programma e scegli una data e un'ora.
Per impostare un'e-mail ricorrente, ripetere la procedura sopra e fare clic su Scheda ricorrente. Scegli la frequenza (giornaliera o settimanale, data di fine e fuso orario, se presente. Sono utili quando vuoi inviare promemoria ai tuoi clienti in merito alle fatture.
Come posticipare le email in Zoho Mail
Ci saranno alcune e-mail importanti a cui non puoi rispondere immediatamente ma devi farlo in seguito. La funzione Posticipa nella posta di Zoho memorizza la tua e-mail in una cartella separata "Posticipata" e riporta il messaggio nella cartella originale dopo l'intervallo di tempo specificato.
Seleziona l'e-mail che desideri posticipare e fai clic su Posticipare icona nel menu in alto. Scegli la durata o scegli una data e un'ora personalizzate. L'e-mail selezionata si sposterà dall'originale a Posticipato cartella.
Leggere le e-mail in Zoho Mail
A volte, potresti voler vedere un'e-mail da un mittente che hai ricevuto pochi giorni o settimane fa. Invece di scorrere l'elenco e-mail, Zoho mail può elencare le e-mail da un particolare mittente o oggetto.
Fare clic con il pulsante destro del messaggio e-mail e scegliere Elenca le email di questo mittente o Elenca le email con questo oggetto. Puoi persino personalizzare i campi della tua lista e-mail come bandiera, allegato, conteggio commenti, dimensione e altro.
Personalizza le opzioni di layout e visualizzazione in Zoho Mail
Per impostazione predefinita, le e-mail sono elencate nella vista "Classica". Per personalizzare questo comportamento, fare clic su Cambia punto di vista icona e selezionare la vista “Compatta o Super Compatta”. In ciascuna vista, l'ampia spaziatura tra le e-mail diminuisce ed elenca più e-mail.
Quando selezioni un'e-mail, questa si apre nel file Anteprima verticale modalità per impostazione predefinita. Vai a Impostazioni > Opzioni vista posta e scegli Anteprima orizzontale per visualizzare la tua email sotto la mailing list. Oppure scegli Nuova scheda per visualizzarli in una nuova scheda.
Zoho Mail offre una vista conversazione?
Su Gmail, quando le persone rispondono a un'e-mail, raggruppa le risposte in una visualizzazione conversazione con la posta più recente in basso.
La posta di Zoho impila l'intera conversazione in una visualizzazione ad albero con i dettagli del mittente, la sequenza temporale, le cartelle, gli allegati e altro ancora senza nemmeno aprire l'e-mail. Inoltre, puoi ordinare il thread di conversazione (Impostazioni > Conversazione) con la posta più recente o più vecchia in cima.
Visualizza e gestisci gli allegati in Zoho Mail
Uno dei maggiori svantaggi di Gmail è la mancanza di una dashboard per visualizzare/gestire gli allegati. Finché puoi trova i messaggi con allegati utilizzando gli operatori di ricerca di Gmail, ci vuole un po' di pratica. Zoho Mail offre una dashboard centralizzata per visualizzare gli allegati (inviati o aggiunti ad altre app Zoho) in un unico posto.
Clicca il Visualizzatore allegati icona per vedere i tuoi file ordinatamente ordinati in base ai loro tipi di file. Seleziona una miniatura per visualizzarle o eseguire azioni rapide sugli allegati. Clic Apri e-mail collegata per aprire l'e-mail collegata al tuo allegato, allegare e inviare una nuova e-mail o aggiungerla a una nota o attività.
Segui le email importanti in Zoho Mail
Spesso abbiamo bisogno di dare seguito all'e-mail indipendentemente dalla risposta. Zoho Mail ha l'opzione integrata per aggiungere un promemoria alle tue e-mail. Scrivi la tua email e fai clic su Icona dell'orologio.
Puoi impostare un orario particolare per ricordarti dell'e-mail, indipendentemente dal fatto che tu riceva o meno la risposta. Oppure imposta una data di scadenza e, se nessuno risponde all'e-mail, sarai avvisato una volta scaduto il termine. La posta di Zoho può ricordarti la posta tramite notifiche o e-mail.
Allo stesso modo, puoi impostare un promemoria per le email in arrivo. Seleziona l'e-mail a cui desideri aggiungere il promemoria, quindi fai clic su Altre opzioni > Promemoria. Scegli la tua opzione preferita e procedi. Vai a Impostazioni > Preimpostazione per personalizzare l'opzione sveglia in base agli orari desiderati.
Organizza le email in Zoho Mail
I filtri nella posta di Zoho ti aiutano a organizzare automaticamente le email in entrata/in uscita. Proprio come Gmail, puoi impostare condizioni e agire per tali condizioni. Ma in Zoho, puoi usare l'operatore AND/OR per definire se considerare una o tutte le condizioni.
Per iniziare, vai a Impostazioni > Filtri e crea un nuovo filtro. Ora imposta il tipo di condizione (combinazione di condizioni in AND/OR), le condizioni (Da, Oggetto, A, Cc, Ccn, Tipo di allegato) e le azioni (Sposta nella cartella, Contrassegna come, Inoltra email a, Elimina email).
Su Gmail utilizziamo le "Etichette" per organizzare i messaggi. In Zoho puoi creare più cartelle a diversi livelli per organizzare o gestire le email. Fare clic sul segno (+) accanto a Cartelle per creare una cartella e selezionarne la posizione. Inoltre, puoi creare tag (Seleziona un'e-mail > Contrassegna come) per organizzarli ulteriormente in base al progetto, al team specifico, ai clienti e altro ancora.
Integrazione di Zoho Mail con servizi di terze parti
Zoho Mail ha un'eccellente integrazione con app esterne e interne per integrare il tuo flusso di lavoro. Quelle interne sono le app di Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), e quelle esterne si integrano con la posta tramite le API fornite da app di terze parti. Per vedere quali integrazioni sono disponibili, vai a Impostazioni > Integrazioni.
Clic Vai al mercato e scegli le tue app preferite. Alcuni popolari sono Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting e Integrately. Vai alla pagina dell'estensione e attivala. Quindi, torna alla sezione Integrazioni e attiva il Abilitare pulsante.
Ora che Zoho Mail è configurato, prova a superare la tua dipendenza dalla posta elettronica
Zoho Mail è un'ottima alternativa a Gmail. La pagina delle impostazioni della posta è goffa/difficile da navigare e ci vuole tempo per abituarsi, ma se hai seguito la procedura, puoi iniziare a utilizzare la posta di Zoho in pochi istanti.
Una tendenza comune osservata al giorno d'oggi nelle persone è controllare la posta elettronica ogni pochi minuti. Sebbene questa abitudine ossessiva del controllo della posta in arrivo sembri innocua, può influire negativamente sul tuo benessere e sulla tua produttività. Per saperne di più, leggi la nostra guida per trovare modi per superare la dipendenza dalla posta elettronica.