La chiave per una collaborazione di successo è la comunicazione. Non solo assicurandoti di comunicare a sufficienza, ma anche assicurandoti di non esagerare.
Probabilmente ci sei stato. Ti sembra di aver risposto a una domanda più volte, o c'è più di una conversazione in corso sullo stesso progetto. D'altra parte, potresti trovare fastidioso ricevere gli stessi messaggi ripetuti.
Se vuoi imparare come evitare la comunicazione eccessiva, continua a leggere. Qui imparerai come dedicare meno tempo alla comunicazione e più tempo al lavoro con ClickUp.
Come ridurre le e-mail utilizzando le attività ClickUp
Per delegare o condividere incarichi, non è necessario creare l'e-mail perfetta. Né hai bisogno di spulciare un thread di risposte con le persone che entrano e escono in CC. Tutto ciò di cui hai bisogno è un eccellente software di gestione dei progetti.
Ci sono molti vantaggi in termini di risparmio di tempo derivanti dall'utilizzo di software di gestione dei progetti. Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo
Clicca su ti aiuterà a ridurre il numero di email che invii e ricevi riguardo ad attività o incarichi.Questo perché dai ai tuoi colleghi una panoramica dettagliata delle informazioni essenziali sin dall'inizio. Non solo loro, ma chiunque abbia accesso all'attività.
Potrebbe essere l'intero dipartimento, l'intera azienda o anche un piccolo team che affronta i progetti insieme. Tuttavia, ciò non significa che tutti riceveranno notifiche.
Puoi coinvolgere rapidamente i colleghi necessari aggiungendoli come osservatori utilizzando l'icona a forma di occhio nella scheda attività. A differenza di CC'ing qualcuno in un'e-mail, come osservatore, riceverà automaticamente tutti gli aggiornamenti in futuro. Inoltre, vedranno le informazioni meno recenti anche se le aggiungi al compito in un secondo momento.
Il vantaggio principale dell'utilizzo delle attività in ClickUp è che quando qualcuno mette gli occhi per la prima volta sull'attività, può vedere immediatamente le informazioni di base. È anche meno probabile che manchi di aggiungere i dettagli da solo perché ogni attività che crei inizia fondamentalmente con un modello composto dalle colonne del tuo elenco.
Come ridurre ulteriormente le e-mail utilizzando le descrizioni delle attività di ClickUp
Oltre a includere il nome dell'attività, la data di scadenza, la priorità e altri elementi che in genere includeresti, ClickUp offre una serie di spazi per la collaborazione. Il più notevole per la sostituzione delle e-mail di richiesta di progetto è il campo della descrizione che si trova all'interno delle schede attività.
Il campo della descrizione è esattamente come sembra, ma offre più di un semplice posto dove attaccare il testo. Qui puoi aggiungere specifiche di progetto uniche che altrimenti non rientrerebbero nelle colonne e vestirle usando i comandi.
Quando si utilizza questo spazio, anche le informazioni importanti non verranno sepolte nella posta in arrivo di un collega o in un thread molto lungo perché rimarranno inserite, anche mentre le modifichi o le aggiungi. Inoltre, questo campo offre una cronologia delle versioni che ti consente di tornare alle precedenti edizioni della descrizione, se necessario.
Come dedicare meno tempo alle riunioni utilizzando ClickUp
ClickUp offre una varietà di visualizzazioni utili per aiutarti a organizzare i tuoi progetti e collaborare con gli altri. Uno di quei punti di vista è Chiacchierata.
Aggiungendo una visualizzazione Chat al tuo elenco, tu e i tuoi colleghi potete comunicare i dettagli del progetto in tempo reale. Inoltre, tutti sapranno dove fare riferimento al thread in seguito se hanno bisogno di un aggiornamento.
All'interno della chat di ClickUp, puoi menzionare altre persone per inviare loro una notifica o chiunque utilizzi @watchers. Se menzioni un'attività, puoi creare un collegamento diretto ad essa. Puoi anche approfondire l'argomento utilizzando comandi, registrazioni dello schermo o aggiungendo file.
Una funzione utile all'interno della visualizzazione Chat è l'assegnazione ad altri di commenti. Se qualcuno ha una domanda o un commento a cui un collega può rispondere, puoi portarlo alla sua attenzione o assegnarlo a te stesso come promemoria per dopo.
Come Slack, puoi rispondere in un thread se desideri mantenere le cose in ordine e organizzate. Con questa varietà di funzionalità, puoi utilizzare la visualizzazione Chat per sostituire le riunioni specifiche del progetto o le riunioni quotidiane in piedi. Un altro vantaggio di avere questo messenger disponibile direttamente nel tuo spazio di progetto è che aiuterà a ridurre al minimo le chiacchiere non correlate.
Come ottimizzare la comunicazione in ClickUp
Ci sono molti modi in cui puoi comunicare con i tuoi colleghi. Puoi farlo tramite messenger, SMS, e-mail, una chiamata rapida o una breve visita. In seguito, quando hai bisogno di un aggiornamento, potresti arrampicarti per ricordare con quale app parlavi o dove l'hai annotata.
La sezione commenti di ClickUp aiuta a eliminare la necessità di sfogliare più app e media perché tutto è proprio lì in un unico software. Se hai una domanda su un'attività specifica, puoi farla direttamente nella rispettiva scheda.
Come nella visualizzazione Chat, puoi menzionare altre persone, menzionare attività, assegnare persone a commenti e utilizzare comandi, registrazioni dello schermo o aggiungere file per aiutare a spiegare. Inoltre, puoi creare nuovi documenti all'interno dei commenti in cui tu e i tuoi colleghi potete collaborare.
Come collaborare rapidamente nei documenti ClickUp
La collaborazione nei documenti ClickUp funziona in modo molto simile a Google Docs. Puoi mantenerli privati o invitare i tuoi colleghi a contribuire alla pagina.
Qui puoi lavorare all'interno della pagina usando i comandi per aggiungere testo ed elementi. Puoi anche commentare avanti e indietro con i tuoi colleghi se non vuoi apportare modifiche tutte in una volta.
Mentre lavori, puoi vedere il cursore e le modifiche del tuo collega in tempo reale. Se vuoi assicurarti che vedano qualcosa, puoi richiamare l'attenzione su righe specifiche all'interno dello spazio per porre domande o comunicare idee.
Inoltre, una volta che tu e il tuo collega siete pronti, potete esportarlo come PDF se volete condividerlo al di fuori di ClickUp.
Trascorri meno tempo andando avanti e indietro con ClickUp
Grazie ai suoi numerosi strumenti di comunicazione, ClickUp ti aiuterà a ridurre l'andirivieni di collaborazione e delega di progetti. Scoprirai anche che trascorri molto meno tempo a sfogliare le app e a scavare nelle conversazioni per trovare le informazioni di cui hai bisogno.
Che tu stia cercando un modo rapido per comunicare con l'intero team su progetti o persone specifiche su attività, è il posto dove stare. Se l'eccessiva comunicazione ha ostacolato i tuoi progressi, perché non provarci?