Le e-mail sono uno strumento di comunicazione essenziale nell'ufficio moderno. L'uso dei modelli di posta elettronica ti assicurerà di seguire le regole e i formati non detti delle e-mail sul posto di lavoro mentre trasmetti il messaggio in modo professionale ed educato.
Luoghi di lavoro diversi hanno norme diverse per l'aspetto delle e-mail di solito: alcuni sono formali e altri casuali. Se provieni da un tipo di cultura lavorativa e invii un'e-mail a un destinatario abituato a un altro tipo di cultura lavorativa, il tuo messaggio potrebbe essere interpretato come scortese o poco professionale. Nel corso degli anni, alcune persone hanno raccolto i migliori suggerimenti sull'etichetta e-mail e li hanno trasformati in modelli o risposte predefinite. Questi siti e app ti consentono di utilizzare questi modelli gratuitamente in Gmail o in qualsiasi altra app di posta elettronica di tua scelta.
1. Arte delle e-mail (Web): oltre 80 modelli aziendali gratuiti per varie attività ed esigenze di Office
Art of Emails è un sito Web dedicato esclusivamente alla raccolta di modelli di e-mail collaudati per diversi tipi di attività ed esigenze d'ufficio. Sono tutti disponibili gratuitamente e raccolti in base al tuo scopo. Ad esempio, l'elenco corrente include modelli di email per attività come:
- Come inviare email a potenziali clienti e clienti a freddo
- Come seguire e far rivivere i lead scomparsi
- Come scusarsi per le brutte esperienze dei clienti
- Come seguire per portare avanti la vendita
- Come proporre agli investitori di aumentare il tuo prossimo round
- Come lanciare la stampa e la copertura mediatica
Ogni scopo ha diversi modelli al suo interno, che affrontano più specifiche. Ad esempio, scusandoti per le brutte esperienze dei clienti, imparerai come rispondere con tatto a uno sfogo online o come distinguere tra una brutta esperienza o un problema diffuso.
Puoi copiare rapidamente qualsiasi modello, incollarlo nel tuo client di posta elettronica e sostituire i dettagli rilevanti. Puoi anche scaricare tutti i modelli come pacchetto di file PDF.
2. Storia iniziale (Web): modelli di email per imparare a dire di no in modo educato ma deciso
Come professionista, è essenziale imparare come dire di no educatamente ma con fermezza. Altrimenti, corri il rischio che le persone ti calpestino e diventino un ostacolo. È più facile a dirsi che a farsi, però, soprattutto se sei un simpaticone o generalmente nervoso per essere simpatico. Quindi la prossima volta che stai lottando con questo, usa questo eccellente pacchetto compilato da Starter Story di modelli di email per dire di no.
I suoi 31 modelli provengono da esperti in comunicazione professionale, come The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas e altri. Puoi filtrare rapidamente le e-mail in base a chi vuoi dire di no: chat telefoniche, persone invadenti, investitori, eventi sociali, reclutatori, lavoro, clienti, riunioni, interviste, venditori e persino appuntamenti.
Puoi copiare e incollare qualsiasi email nel tuo Gmail per iniziare a usarlo immediatamente. Se usi Piccione per Gmail, un componente aggiuntivo produttivo per Gmail, quindi puoi anche importare tutti i modelli nelle risposte predefinite del componente aggiuntivo.
Resume Worded, una delle nostre risorse preferite per i curricula e la ricerca di lavoro, ha messo insieme una serie di modelli di email per aiutare nell'ottenere un lavoro. Essenzialmente, questi sono suddivisi in cinque categorie con ulteriori sottocategorie:
- Email di follow-up: Riconnessione con un vecchio contatto, follow-up dopo una domanda di lavoro e persino follow-up dopo non aver ricevuto risposta
- Interviste informative: Come chiedere un colloquio informativo in cui ottieni informazioni da un esperto nel campo a cui ti stai candidando
- E-mail di ringraziamento: Invio di ringraziamenti dopo interviste, interviste informative o reclutatori
- Messaggi di LinkedIn: Ottenere presentazioni su LinkedIn, cercare un lavoro o richiedere consigli su LinkedIn
- Altri: Chiedere feedback, chiedere presentazioni, presentarsi e molto altro
Ogni sottocategoria ha più modelli da esaminare e puoi semplicemente copiarli e incollarli nella tua e-mail. Ogni modello menziona alcuni suggerimenti nella barra laterale per spiegare perché è formulato in questo modo e come puoi migliorarlo o personalizzarlo da solo. Resume Worded aggiunge anche informazioni aggiuntive come le migliori righe dell'oggetto da utilizzare in base al tasso di risposta.
4. Modelli di Dover (Web): le migliori e-mail per rifiutare o reclutare candidati
Dover è uno strumento di lavoro per le aziende per scoprire candidati e capire chi vogliono assumere. Naturalmente, il team ha lavorato con diverse grandi aziende ed è al corrente delle e-mail inviate dai responsabili delle assunzioni d'élite. Dover li ha analizzati per darti alcuni modelli gratuitamente.
Attualmente, puoi ottenere esempi di migliori email di rifiuto (36 in totale) e il migliori email di reclutamento (20 in totale). Inoltre, troverai e-mail da Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator e altro ancora. Questi sono disponibili come PDF, che ti verranno inviati via email quando fornirai a Dover il tuo indirizzo email.
Ci sono alcune affascinanti intuizioni in queste e-mail su come un buon responsabile delle assunzioni può garantire un potenziale candidato si sente apprezzato o come attenuare il colpo mentre si rifiuta qualcuno in modo che si sentano come se potessero applicarsi di nuovo nel futuro. Questi sono alcuni dei migliori strumenti per essere un manager migliore.
5. Modelli di cacciatori (Web): modelli per inviare e-mail a freddo che ottengono una risposta
Il tipo di e-mail aziendale più difficile da comporre è l'e-mail fredda. Se il destinatario non ti conosce, perché dovrebbe darti l'ora del giorno? Come farai a farli interessare alla limitata attenzione che ti danno? L'app di posta elettronica professionale Hunter offre aiuto con una raccolta di modelli di posta elettronica a freddo collaudati gratuiti che hanno ricevuto una risposta.
Hunter offre 266 modelli di email a freddo in sei grandi categorie: vendite, follow-up, SEO, reclutamento, networking e marketing. Puoi ordinare i modelli in base alla pertinenza o all'attualità e accedere a ulteriori sottocategorie facendo clic sui tag sotto ogni e-mail. Per utilizzare un'e-mail, è sufficiente copiarla e incollarla nella casella di composizione.
Laddove la maggior parte degli altri modelli offre solo un puntatore come "[[Presentati]]", Hunter ti dà la possibilità di visualizzare dati di esempio. È una funzione piccola ma utile per vedere come appare un'e-mail di successo e quindi personalizzarla con i tuoi dati.
L'intelligenza artificiale è il futuro dei modelli di posta elettronica
Tra questi cinque siti potrai trovare modelli di email per qualsiasi situazione professionale o lavorativa. È anche una buona idea salvare questi modelli come risposte predefinite nel tuo client di posta elettronica per averli a tua disposizione per il futuro.
Ma parlando del futuro, potresti non aver bisogno di fare affidamento a lungo su questi modelli. Sempre più strumenti di intelligenza artificiale per la posta elettronica guidano gli utenti su come scrivere messaggi efficaci. Anche se in questo momento queste sono tutte app a pagamento che hanno più senso per le aziende, il giorno non è lontano prima che Gmail e Outlook incorporino queste funzionalità.
