Come semplificare e ripulire il tuo disordine di archiviazione cloud

Grazie alla comodità del cloud storage, è facile inserire tutti i tuoi file al suo interno senza pensarci due volte. Ma in poco tempo, il tuo account Google Drive, Dropbox, OneDrive o altri account di archiviazione cloud diventerà un pasticcio confuso senza una strategia organizzativa.

Se hai bisogno di mettere ordine nel tuo cloud storage e semplificare la tua configurazione, ecco una guida per tenere tutto sotto controllo.

1. Elimina file grandi e non necessari

Prima di iniziare a spostare i file, è una buona idea eliminare tutti i file che non ti servono più. Il primo passo per mantenere pulito il tuo spazio di archiviazione cloud è eliminare i file che non appartengono più.

Se mantieni tutti i tuoi file cloud sincronizzati con il tuo computer, un modo semplice per trovare i file più grandi all'interno è utilizzare un gestore di spazio su disco desktop. Su Windows, TreeSize gratuito è un'ottima scelta. Se usi un Mac, OmniDiskSweeper è una solida opzione gratuita.

Usando queste app, seleziona la tua cartella di archiviazione cloud e ordinerà i tuoi file dal più grande al più piccolo. Se ti imbatti in vecchi video che non devi più sincronizzare o file scaricati di cui non ti rendi conto fossero nel cloud, eliminali o spostali fuori dall'archivio cloud a seconda dei casi.

Se non mantieni tutti i tuoi file cloud sincronizzati sul desktop, la maggior parte degli strumenti di archiviazione cloud ti consente di ordinare in base alle dimensioni nelle loro app Web. Un'altra opzione consiste nell'usare i loro strumenti per mostrare l'utilizzo dello spazio di archiviazione, che in genere evidenzierà file di grandi dimensioni.

In un passaggio successivo, potresti imbatterti in più file non necessari che ti sei perso in questo passaggio. Va bene; una volta che ti sei sbarazzato della frutta bassa, puoi passare a un nuovo piano di gestione dell'archiviazione cloud.

2. Decidi quali file vanno in quale servizio

Se non hai bisogno di conservare molti file nell'archivio cloud o paghi per un piano aggiornato con il tuo servizio preferito, probabilmente ti atterrerai a un servizio di archiviazione cloud. In questi casi, puoi saltare questo passaggio.

Altrimenti, dovresti pensare all'organizzazione dei tuoi file tra i servizi. Iscrivendoti a diversi servizi di archiviazione cloud gratuiti, non solo avrai più spazio, ma avrai anche un modo semplice per dividere i file per tipo. Ad esempio, potresti decidere di conservare le foto in OneDrive, i documenti in Dropbox e i video in Google Drive.

L'installazione di più app per gestire questi file non è un grosso inconveniente e saprai dove cercare a seconda di ciò di cui hai bisogno. Questo aiuta anche a evitare che i tuoi contenuti salvati in qualsiasi servizio diventino schiaccianti.

Ci stiamo concentrando sui suggerimenti generali sull'organizzazione in questa guida, ma abbiamo anche trattato come riordinare Google Drive se stai cercando un aiuto più specifico.

3. Definire una struttura di cartelle chiare

Simile a quando sei tu gestire i file del tuo computer, la creazione di un sistema di cartelle che funzioni per te è un passaggio cruciale nel processo di pulizia dell'archivio cloud. Grazie a potenti funzioni di ricerca, puoi cercare ogni volta ciò di cui hai bisogno e rinunciare a una corretta organizzazione. Ma per una continua tranquillità nel tuo cloud storage, le cartelle sono molto migliori.

Per trovare l'approccio migliore per te, pensa a come tendi a cercare i file e costruisci le tue cartelle per seguire una progressione naturale attorno a questo.

Ecco alcune idee per farti pensare:

• Se sei uno studente, crea una cartella per ogni anno di lezione e all'interno una nuova cartella per ogni semestre. Ogni cartella del semestre può quindi avere una cartella per classe.
• Se mantieni più tipi di file in un servizio cloud, inizia con le cartelle principali per ogni tipo di file (video, foto, documenti, audio). All'interno di questi, crea sottocartelle uniche per ciascuno. Ad esempio, potresti organizzare l'audio per artista, il video per durata, le foto per soggetto e i documenti per data.
• Organizzare per data e ora è un metodo efficace se nient'altro ti sembra giusto. Crea una cartella per ogni anno, quindi sottocartelle per mesi. Per un ordinamento corretto, utilizzare il formato AAAA-MM-GG.

Puoi adattare la configurazione della tua cartella in un secondo momento, ma è importante decidere ora qualcosa in modo da sapere dove mettere i tuoi file nel passaggio successivo. Vedi il nostro guida all'uso efficiente delle categorie e dei tag delle cartelle per ulteriori indicazioni.

Suggerimenti per la creazione di cartelle

Scegliere il giusto numero di cartelle è un gioco di equilibrio. Non vuoi avere troppe cartelle con pochi file al loro interno, ma non vuoi nemmeno avere un numero limitato di cartelle con un carico di file in ciascuna. Non vuoi nemmeno che le cartelle vadano in profondità di dozzine di livelli, poiché in quei casi è facile perdersi.

Questo è qualcos'altro che probabilmente dovrai adattare nel tempo. Il saldo dovrebbe diventare più chiaro una volta che hai spostato i tuoi dati al loro interno. Cambialo se qualcosa non sembra funzionare.

È utile creare una cartella chiamata Vecchio all'interno di qualsiasi directory in cui potresti voler archiviare i dati. Tutto ciò che è posizionato in quella cartella è ancora disponibile, ma non ingombra la vista principale.

Per regolare in base alla priorità, puoi aggiungere un trattino basso (_) prima del nome di una cartella per metterla in cima all'ordine ABC, oppure mettere "z" davanti al suo nome per forzarlo in fondo.

4. Sposta i file nelle cartelle giuste e rinominali

Ora arriva la parte che richiede molto tempo: esaminare i file cloud esistenti e scegliere dove metterli. In questo passaggio, spulcia tutto nel tuo cloud storage e sposta ogni elemento nella sua nuova casa. Se non sei sicuro di qualcosa, crea una cartella "In attesa" e fai un altro passaggio più tardi. Sentiti libero di eliminare tutto ciò che hai perso nel tuo pass precedente.

Questo è anche un buon momento per assicurarti che i tuoi file abbiano nomi chiari. Assicurati che i file contengano parole che useresti per cercarli e cambia i nomi predefiniti. Nomi generici come IMG-8275 non verranno visualizzati in una ricerca e non significheranno nulla per te mentre scorri i tuoi file. Prendersi il tempo per cambiare questo nome in Laurea di Giovanni 2017 ne vale la pena.

Per i file che desideri ordinare in modo pulito all'interno di una cartella, considera la loro convenzione di denominazione come hai fatto con le cartelle. Ad esempio, un formato di ## Artista — Traccia funziona bene per la musica.

Se hai centinaia o migliaia di file, l'operazione potrebbe richiedere del tempo, quindi non aver paura di distribuirli in pochi giorni.

5. Speciali o aggiungi scorciatoie alle cartelle chiave

È probabile che lavori regolarmente con un numero limitato di cartelle. Per evitare di doverli navigare ogni volta, puoi aggiungerli a Speciali o creare una scorciatoia per un rapido accesso.

Se lavori nell'archiviazione cloud tramite il sito Web o le app, i file e le cartelle contrassegnati come Speciali ti consentono di visualizzare le informazioni più importanti in un unico posto. Poiché questi non si traducono nella memoria del tuo computer durante la sincronizzazione dei file, dovresti invece creare un collegamento rapido ad essi nella barra laterale di Esplora file o Finder.

Con questo sistema, ti bastano un paio di clic per arrivare alle cartelle che usi sempre, mentre tutto il resto è organizzato logicamente quando ne hai bisogno.

Attieniti al tuo piano organizzativo per il successo

Congratulazioni per aver organizzato il tuo pasticcio di archiviazione cloud! Questo può essere un lavoro scoraggiante se hai anni di file accumulati, ma il tuo lavoro non è finito quando completi la semplificazione iniziale.

Resisti alla tentazione di ricominciare a gettare i tuoi file in una pila. Prenditi il ​​tempo necessario per ordinare correttamente ogni elemento nella tua nuova gerarchia non appena lo aggiungi, e questo non diventerà più un compito enorme in futuro. Una rapida manutenzione su base settimanale dovrebbe prendersi cura di eventuali ritardatari.

Ora che hai semplificato i tuoi file nel cloud, assicurati che gli account di archiviazione cloud siano protetti con la sicurezza adeguata.

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