Come facilitare una riunione del team a distanza in modo efficace

Che tu sia un manager, abbia un ruolo di primo piano nella tua azienda o stia lavorando a un progetto, è probabile che tu abbia bisogno di facilitare le riunioni del team. Un grande vantaggio qui è che puoi ospitare la tua riunione come meglio credi.

Tuttavia, ci sono alcune grandi differenze tra gli incontri faccia a faccia e quelli a distanza, che possono creare o distruggere la loro efficacia. Qui esaminiamo alcune difficoltà nel facilitare le riunioni del team a distanza e come puoi superarle per gestirne una in modo efficace.

Pro e contro di facilitare le riunioni da remoto

Le app di videoconferenza come Google Meet, Zoom e Microsoft Teams hanno reso molto popolare la gestione delle riunioni online. Con un clic di un pulsante, sei pronto per partire. Ci sono molti vantaggi nel condurre virtualmente le riunioni del team, tra cui:

• Facile accesso ai materiali digitali da condividere.
• Possibilità di registrare le sessioni.
• Non sono richieste considerazioni di tempo per il viaggio.
• Nessuna difficoltà con la prenotazione di sale per riunioni.
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• Puoi incontrare colleghi e stakeholder esterni da tutto il mondo.

E altro ancora. Tuttavia, ci sono anche alcune barriere con questo metodo, che possono ostacolare la produttività. Alcuni esempi potrebbero essere:

• Problemi tecnici con audio e video.
• Fatica da videoconferenza.
• La comunicazione fatica quando ci sono molti partecipanti.
• Ritardo o mancanza di reattività da parte del team a causa del normale ritardo visivo e uditivo.
• Interruzione dei segnali visivi e del linguaggio del corpo.

Ci sono alcuni aspetti della conversazione faccia a faccia che non possono essere replicati virtualmente. La buona notizia è che puoi ottimizzare questa esperienza con alcuni suggerimenti e trucchi efficaci.

1. Crea discussioni organiche con un'agenda

Avere un piano per qualsiasi riunione del team è un must, indipendentemente da come viene consegnato. Un'agenda è semplicemente un riassunto strutturato di ciò che deve essere discusso. In genere, questi vengono condivisi con i partecipanti prima della sessione. Questo può essere via e-mail o con app come Google Workspace, puoi includi l'agenda nell'invito del tuo calendario.

Tuttavia, per eseguire una riunione remota efficace, dovresti evitare di elencare aggiornamenti e promemoria per tutti. Invece, la tua agenda deve essere coinvolgente e suscitare discussioni. Ecco alcune idee:

• Trova il tempo per un check-in di squadra che non è correlato al lavoro.
• Inizia con un argomento di discussione aperto su cui sai che il tuo team avrà opinioni.
• Includi solo i punti su cui vuoi che le persone commentino.
• Mantieni l'agenda breve (le persone possono concentrarsi solo per un periodo di tempo limitato).

Non è necessario fare tutto questo ogni volta, ma incoraggeranno sicuramente la conversazione organica più le farai.

2. Utilizza le sale relax

Di solito, le riunioni del team sono generalmente incentrate su un'agenda specifica e si concentrano sul riunire il team nel suo insieme. Tuttavia, a volte è piacevole rompere queste tradizioni e provare qualcosa di nuovo.

Zoom, Microsoft Teams e Google Meet hanno tutti la possibilità di creare stanze per gruppi di lavoro. Si tratta di mini sale riunioni all'interno di una riunione, in modo che il tuo team possa discutere le cose in gruppi più piccoli.

Questo è utile se hai una squadra più grande o se incontri più squadre contemporaneamente. Risolve anche il problema menzionato in precedenza sui colleghi che hanno difficoltà di comunicazione quando ci sono molti partecipanti.

Le sale relax non sono sempre adatte, ad esempio, se hai meno membri del team. Dovresti anche assicurarti che qualsiasi discussione che ha luogo sia necessaria, piuttosto che solo per riempire il tempo. Una volta che tutti sono tornati nella sala riunioni principale, sei libero di chiedere un feedback sulle discussioni dei tuoi colleghi. Questo è così che puoi raccogliere i punti principali e portarli avanti.

3. Presentare le informazioni utilizzando la schermata di condivisione

Una difficoltà con la condivisione delle informazioni in remoto è che a volte le persone semplicemente non capiscono quello che stai dicendo. Pertanto, invece di dire alla tua squadra cosa fare, perché non mostrarglielo? La condivisione dello schermo nelle app di videoconferenza offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Fornisce una visuale alla tua squadra.
• Conti per stili di apprendimento differenti.
• Dà al tuo team la possibilità di osservare i processi.
• Aggiunge un ulteriore livello di informazioni, oltre a una spiegazione uditiva.

Tuttavia, questo non significa che dovresti semplicemente condividere la tua agenda sullo schermo, poiché è improbabile che attiri l'attenzione della tua squadra. Invece, considera quali punti dell'ordine del giorno devono essere spiegati ulteriormente o hanno bisogno di prove di accompagnamento. Alcuni esempi potrebbero essere:

• Se hai scoperto che il tuo personale non sta svolgendo un'attività correttamente, mostra loro come seguire un processo specifico.
• Presentazione di dati e ricerche.
• Opportunità di formazione.

4. Quando ospitare una riunione vs. Invio di un'e-mail

Ce ne sono stati numerosi studi condotti, che concludono che riunioni eccessive danneggiano la produttività, il benessere e la motivazione del personale. Quante volte hai partecipato a una videochiamata che poteva essere solo un'e-mail?

Quando organizzi una riunione, stai essenzialmente interrompendo il flusso di lavoro e la concentrazione del tuo team. Per questo motivo, è necessario assicurarsi che il contenuto sia necessario. Le videochiamate dovrebbero essere riservate a discussioni approfondite, collaborazione e incoraggiamento al coinvolgimento del team. Solo perché le riunioni virtuali sono facili da prenotare e partecipare, non significa che dovresti fare affidamento su di esse.

Ecco alcuni casi in cui puoi optare per alternative di videoconferenza:

• Richiesta di feedback da parte di invio di un modulo Google.
• Utilizza un'app di messaggistica o app di comunicazione asincrona per gli aggiornamenti sullo stato della squadra.
• Invia un'e-mail con aggiornamenti o notizie recenti (che non necessitano di discussione).

A volte i tuoi colleghi vogliono solo prendersi una pausa dalla digitazione e parlare invece con le persone. Questo è sicuramente qualcosa da considerare, ma non sprecarlo in riunioni in cui tutti sono muti, ascoltandoti parlare.

Riunioni a distanza efficaci richiedono pianificazione

L'hosting di riunioni tramite app di videoconferenza richiede una pianificazione leggermente diversa rispetto a quelle faccia a faccia. Le difficoltà sorgono principalmente quando c'è una mancanza di considerazione per i partecipanti.

Tuttavia, qualsiasi riunione a distanza può essere efficace con un'agenda a tutto tondo che utilizza il tempo in modo produttivo. Ciò significa esplorare argomenti di discussione che interessano veramente a tutti i soggetti coinvolti e semplicemente attenersi a ciò che è richiesto. Con i suggerimenti esplorati qui, avrai molti modi pratici per ospitare le tue riunioni a distanza, mantenendole efficienti e pertinenti per tutti i soggetti coinvolti.

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