Come ridurre le riunioni sul posto di lavoro utilizzando la documentazione del flusso di lavoro di Tango

Le riunioni in tempo reale ti stanno consumando la giornata? Queste interazioni possono occupare inutilmente il tuo programma quando lavori da remoto. Certo, alcuni incontri sono preziosi e non diremmo mai il contrario.

Ma se sei mai arrivato alla fine di una videochiamata e l'hai considerata una perdita di tempo, o peggio ancora, se avessi preso più appunti, sarai felice di sapere che c'è un'alternativa: la documentazione del flusso di lavoro di Tango attrezzo.

In che modo le riunioni in tempo reale riducono la produttività?

Gli strumenti di videoconferenza sono diventati la norma nelle culture del lavoro a distanza. Software come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet sono stati fondamentali per mantenere i team distribuiti connessi e coinvolti. Ma stanno lavorando? La ricerca suggerisce il contrario.

Uno studio sul posto di lavoro,"Il sondaggio in webcam: esausto o impegnato?", ha esaminato l'impatto negativo dell'utilizzo di software di videoconferenza. Il 49% della forza lavoro statunitense, ovvero 32 milioni di persone, si è sentito

Esaurimento dello zoom a causa dell'aumento delle riunioni combinato con la pressione a utilizzare la loro webcam in tutto.

Anche tornare al lavoro dopo una videochiamata non è semplice. Fortuna segnala che sono necessari 25 minuti per riprendere la messa a fuoco quando una riunione frammenta il flusso di lavoro.

E un Studio Stanford rivela che un terzo dei lavoratori non ha il benchmark minimo del 90% di connettività Internet richiesta per partecipare alle riunioni virtuali in primo luogo. Questo può essere fonte di stress per i dipendenti che non possono collaborare in modo efficace con i loro compagni di squadra.

In che modo la documentazione del flusso di lavoro allevia la pressione delle riunioni video?

Potresti pensare "se solo ci fosse un altro modo". Ed è qui che entra in gioco lo strumento di documentazione del flusso di lavoro di Tango. Tango è un'estensione gratuita del browser Chrome che crea documentazione del flusso di lavoro, incluse istruzioni e guide.

La documentazione del flusso di lavoro non è un sostituto adatto per tutte le riunioni virtuali. Ma se sei coinvolto in interazioni in tempo reale dove è necessario condividi il tuo schermo durante una riunione Zoom o spiega un processo ai tuoi compagni di squadra, allora Tango è una fantastica alternativa da usare in modo asincrono.

Usando l'estensione del browser, registrerai il flusso di lavoro del tuo desktop e analizzerai le azioni esatte che devi intraprendere. Il software crea un riepilogo dettagliato di queste azioni, che puoi esportare e condividere con il tuo pubblico. Lo esamineranno in modo asincrono nel loro tempo libero, senza lo stress di provare a programmare un incontro in tempo reale con te.

Che tipo di incontri elimina il tango?

Il tango è un'ottima alternativa ai seguenti tipi di incontri:

1. Onboarding

Crea la documentazione del flusso di lavoro di Tango per mostrare ai tuoi nuovi assunti come orientarsi nei tuoi sistemi. Fornirai note su tutto, dall'accesso alle app per la prima volta alla personalizzazione della dashboard. Aspettati meno problemi iniziali e un processo di inserimento più fluido grazie alla documentazione coerente.

2. Procedure dettagliate di formazione

Tango può anche creare documentazione di formazione interna da conservare in una risorsa condivisa a cui il tuo personale può accedere.

Esempio: se hai bisogno di insegnare al tuo team come utilizzare un nuovo strumento dati, usa Tango per creare una guida passo passo. Puoi anche mostrare le migliori pratiche di lavoro e come utilizzare le funzionalità del prodotto aggiornate.

3. Dimostrazioni di prodotti

Se hai un fantastico prodotto SaaS da condividere con i tuoi clienti, Tango semplifica la dimostrazione di come usarlo. Incorpora questa documentazione del flusso di lavoro nei casi di studio e condividila come parte della tua presentazione.

4. Piazzole di vendita

Se stai inviando presentazioni fredde a potenziali clienti o partner, sai già che convincere il destinatario ad aprire la tua e-mail è di per sé una battaglia. Ma una volta che leggeranno il tuo messaggio, non potranno resistere alla visione di una rapida demo come parte della tua presentazione.

Come creare documentazione senza riunioni utilizzando Tango

Pronto per iniziare? Il primo passo è iscriversi a un conto Tango gratuito, quindi installa l'estensione del browser Tango Chrome.

1. Installa l'estensione del browser Tango Chrome

Scarica Tango dal Google Chrome Webstore. Quindi, blocca la tua estensione andando sulla barra del browser e facendo clic su Puzzle pezzo. Individua l'estensione Tango e fai clic sulla puntina per salvarla sul tuo browser.

2. Cattura il tuo flusso di lavoro usando Tango

Passa alla scheda in cui desideri iniziare a registrare il flusso di lavoro e fai clic sul pin Tango nella barra del browser. Premi il grande pulsante viola per iniziare a catturare il tuo flusso di lavoro quando sei pronto, quindi segui i passaggi che desideri registrare.

Tango funzionerà in background per acquisire schermate e generare automaticamente descrizioni del tuo flusso di lavoro. Necessità di apportare modifiche?

Usa il controller del flusso di lavoro nell'angolo in basso a sinistra dello schermo per mettere in pausa e riprendere il flusso di lavoro, completarlo o eliminarlo se sei soddisfatto della prima acquisizione. Quando sei soddisfatto, premi il segno di spunta verde per completare il tuo progetto.

3. Modifica il tuo flusso di lavoro di tango

Dalla schermata dell'editor di Tango, vedrai il tuo flusso di lavoro generato automaticamente. Per fornire un contesto aggiuntivo, prova ad aggiungere testo, creare o eliminare passaggi, caricare screenshot aggiuntivi o riorganizzare i passaggi, se preferisci.

Preoccupato che le informazioni sensibili siano visibili? Esegui l'upgrade all'edizione Tango Pro per $ 16 al mese e puoi utilizzare entrambi Sfocatura dal vivo modalità o il Sfocatura sezione nell'editor di immagini durante il flusso di lavoro acquisito.

Hai bisogno di dare qualcosa in più di attenzione? Aggiungi frecce o caselle utili facendo clic su Annotare.

4. Condividi la documentazione del flusso di lavoro

Il passaggio finale nella creazione di documentazione del flusso di lavoro professionale consiste nell'esportarla e condividerla. I passaggi sono gli stessi, sia che tu voglia distribuirlo al tuo capo, ai compagni di squadra o ai clienti o persino pubblicarlo sui social media o sul tuo sito web.

Premere Condividi ed esporta nell'angolo in alto a destra e scegli le seguenti opzioni:

• Condividere: aggiungi un'e-mail con i permessi di visualizzazione (o editor con la versione Pro)
• Copia magica: incolla il link in Google Docs, Notion, Confluence, ecc. o qualsiasi cosa che supporti HTML.
• Scarica: esporta il tuo flusso di lavoro come PDF.
• Incorporare: copia un codice di incorporamento pubblico e incollalo nel tuo strumento preferito.

Passa dalla conferenza all'acquisizione

La prossima volta che ti stai preparando per una riunione di videochiamata a distanza, chiediti se guiderai il tuo pubblico attraverso i processi passo dopo passo. In questo caso, trarrai vantaggio dalla creazione della documentazione del flusso di lavoro invece di provare a spiegare le tue azioni in una chiamata dal vivo.

Usa Tango come uno strumento di comunicazione asincrono essenziale nel tuo arsenale di produttività per acquisire il tuo flusso di lavoro e distribuirlo secondo necessità.

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