Come utilizzare le note adesive con Outlook per e-mail migliori

Il controllo delle e-mail fa parte della routine lavorativa quotidiana della maggior parte dei professionisti. Quindi, vale la pena trovare modi per accelerare questo processo e renderlo un po' meno stressante.

Un modo per semplificarti la vita è utilizzare le note adesive Microsoft sul tuo account di posta elettronica di Outlook. Scopriamo come.

Inizia a utilizzare Microsoft Sticky Notes su Outlook

Secondo Sondaggio Adobe 2018, gli americani trascorrono circa 3,1 ore al giorno in e-mail. Quindi, ecco come puoi utilizzare le note adesive integrate in Outlook per velocizzare la tua corrispondenza e-mail.

Come suggerisce il nome, è un'app per prendere appunti che puoi utilizzare per vari scopi. Ma prima di poter iniziare a prendere appunti su di esso, devi prima configurarlo.

È importante sapere che funziona solo per Windows 10 e 11. Iniziare:

1. Scarica l'app Sticky Notes da Microsoft Store.
2. Accedi all'app Sticky Notes con il tuo account Microsoft.
3. Accedi al tuo account Outlook.
4. Seleziona l'opzione Note nel menu sul lato sinistro.
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5. Clicca su Nuova nota per crearne uno.
6. Fare doppio clic sulla nota esistente per modificarla.
7. Clicca su tre punti per eliminare o modificare il colore di una nota particolare.

Tutte le note che crei qui verranno sincronizzate con l'app Sticky Notes scaricata da Microsoft Store. Inoltre, per accedere a queste note sui tuoi dispositivi mobili (sia Android che iPhone), dovrai scaricare Microsoft OneNote. Dopo aver configurato l'app, anche le note si sincronizzeranno automaticamente lì.

In questo modo puoi accedervi quando e dove vuoi.

Una volta impostato, puoi iniziare a usarlo per scopi diversi. Alcuni modi creativi per usarlo sono elencati di seguito.

Scarica: Note adesive per finestre (Libero)

Scarica: Microsoft OneNote per Androide | iOS (Libero)

Prendi appunti per risparmiare tempo

La prima e più semplice cosa che puoi fare con questa applicazione è prendere appunti con essa per riunioni, e-mail, cose essenziali da includere in un'e-mail e altro ancora.

Inoltre, se ricevi spesso feedback lunghi nelle e-mail e di solito vai avanti e indietro per verificare se lo sei aver affrontato tutto prima di inviare il tuo progetto, Sticky Notes può farti risparmiare tempo extra e sforzo. L'aggiunta di quei commenti sotto forma di punti elenco nelle note adesive può essere un ottimo modo per evitare questa seccatura.

Inoltre, puoi anche utilizzare queste note per tenere traccia del feedback che ricevi per migliorare il tuo lavoro. Ad esempio, potrebbe non essere possibile per te esaminare l'intero thread di posta elettronica per ciascuno dei progetti inviati alla fine per la revisione.

Quindi, riassumi in poche righe il feedback che ricevi al completamento di ogni compito e aggiungilo alle tue note adesive. Entro la fine del mese, avrai un intero elenco di cose su cui devi lavorare o su cui hai già migliorato.

Inoltre, puoi anche tenere note per le e-mail che invii settimanalmente con altre informazioni come il nome e l'indirizzo e-mail del destinatario e lo scopo dell'e-mail. Basta barrare l'elenco quando finisci di inviarli. Può aiutarti in modo significativo prendi il controllo della tua casella di posta.

Aggiungi promemoria

Usa Sticky Notes per aggiungere promemoria di piccole cose che devi fare oggi e non vuoi preoccuparti di aggiungere al tuo calendario.

Puoi anche impostare promemoria sulle e-mail che devi inviare oggi, follow-up, interviste o riunioni a cui devi partecipare.

Rispondi più velocemente alle e-mail

Molte persone trascorrono minuti, se non ore, a pensare a come rispondere a un'e-mail. Divora spesso una grossa fetta del nostro tempo.

Le note adesive sono il luogo perfetto per aggiungere battute rapide che puoi utilizzare per rispondere a diversi tipi di e-mail. Tutto quello che devi fare è copiare e incollare il testo da qui.

È particolarmente vero se ricevi regolarmente domande simili in forme diverse. Puoi semplicemente creare un modello da utilizzare per loro e modificare i dettagli come richiesto.

Crea modelli per scopi diversi

Oltre a rispondere alle domande, dobbiamo scrivere e-mail per molte altre occasioni. Seguiamo ogni volta lo stesso processo di pensiero per garantire che il risultato finale sia professionale.

Quindi, crea modelli di e-mail predefiniti per tali eventi in modo da non perdere abbastanza tempo solo a pensare a cosa scrivere. Invece, copialo e incollalo dalle tue note adesive. Ecco alcune delle occasioni in cui dovresti avere un'e-mail preimpostata per:

• Chiedere scusa via e-mail.
• Ringraziare il tuo capo o collega.
• Accettare un nuovo progetto.
• Chiedere congedo per malattia.
• Richiesta di proroga del termine.
• Seguendo le e-mail.
• Chiedere aggiornamenti sul progetto ai colleghi.

Tieni una lista di controllo e-mail

Se ti occupi di vendita, cerchi un nuovo lavoro o lavori come appaltatore e devi inviare e-mail regolarmente, puoi sperimentare e capire quali delle tue email portano grandi risultati e quali cadere piatto. Infine, analizza i dettagli che hai trattato in essi.

Sulla base di ciò, crea un elenco di controllo nelle tue note adesive per cosa includere nelle tue e-mail e cosa evitare. Puoi eseguire un controllo incrociato di ciascuna delle nuove e-mail che componi con questo elenco di controllo prima di inviarle per garantire risultati migliori. Per esempio:

1. La mia riga dell'oggetto si rivolge direttamente al destinatario?
2. Ho salutato il destinatario?
3. C'è un buon gancio all'inizio?
4. Le mie intenzioni con questa email sono chiare?
5. L'ho riletto?
6. Ho allegato i documenti o i collegamenti essenziali?
7. Include un buon invito all'azione?
8. L'approvazione è abbastanza buona?

Tieni un elenco di righe dell'oggetto pronte per l'uso

Simile ai modelli di email, puoi anche mantenere un elenco di linee tematiche potenti per rendere il tuo lavoro più facile e velocizzare il processo. Per assicurarti di trovarne uno per un momento esatto, puoi classificarli in grassetto e usarli come preferisci.

Per esempio,

• Grazie [Nome completo]
• La confusione nella mia ultima email
• Lieto di accettare il nuovo progetto

Note adesive in Outlook per semplificarti la vita

Le e-mail potrebbero richiedere tempo, ma sono qualcosa che semplicemente non possiamo ignorare. Quindi, l'utilizzo di uno strumento come Sticky Notes può aiutarti a inviare e rispondere più velocemente di prima.

Inoltre, sincronizzare tutte le tue note con OneNote su dispositivi mobili e l'applicazione Sticky Notes su Windows è un'altra eccellente aggiunta.

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