7 modi per superare la tua dipendenza dalla posta elettronica e aumentare la produttività

La tua casella di posta elettronica è uno dei più insidiosi succhia-tempo della tua giornata. Anche quando sai di non aver ricevuto alcun messaggio (perché hai appena controllato), non puoi resistere all'impulso di rinfrescarti e vedere se è arrivato qualcosa di nuovo.

Sebbene questa abitudine ossessiva del controllo della posta in arrivo sembri innocua e persino necessaria a volte, è come ogni altra dipendenza; può influire negativamente sul tuo benessere e produttività. Questo articolo fornirà alcuni suggerimenti per aiutarti a fuggire dalla tua casella di posta.

1. Raggruppa la tua attività e-mail

Piuttosto che lasciarti cadere preda del richiamo della sirena della tua casella di posta elettronica e alla fine un insensato scorri i tuoi messaggi, riprendi il controllo della tua attenzione e del tuo tempo raggruppando la tua attività di posta elettronica.

Raggruppamento di attività è una tecnica di gestione del tempo pratica ed efficace che puoi utilizzare per qualsiasi attività, inclusi il controllo, la lettura e la risposta alle e-mail. L'idea di base è programmare intervalli di tempo specifici per attività simili, in questo caso, qualsiasi cosa relativa alla posta elettronica. Quindi, invece di controllare la tua casella di posta ogni pochi minuti (o ore, se sei fortunato), dovresti impostare un paio di volte, idealmente una o due volte, durante il giorno per controllare e rispondere ai messaggi.

Questo approccio ti consente di rimanere concentrato sulle tue attività vitali della giornata e ti aiuta a diventare più intenzionale con l'uso della posta elettronica. Se hai bisogno di un piccolo aiuto per iniziare, prova a utilizzare un'app di posta elettronica come boomerang. Questo strumento vanta diverse funzionalità per semplificare la tua esperienza di posta elettronica, ma la più rilevante per questa discussione è Pausa Posta in arrivo, che ti consente di mettere in pausa i messaggi in arrivo e programmare quando desideri che vengano recapitati nella tua casella di posta.

2. Annulla l'iscrizione alle e-mail non necessarie

Non tutti i ping delle email sono uguali. In effetti, la maggior parte di essi sono solo rumori che servono solo a distrarti da messaggi più importanti e a fare del tuo meglio.

Un modo per domare la tua dipendenza dalla posta elettronica è ridurre il numero di e-mail che ricevi in ​​primo luogo annullando l'iscrizione a tutte le liste di posta elettronica non necessarie.

Hai davvero bisogno di ricevere aggiornamenti da quella newsletter a cui ti sei iscritto anni fa? Oppure, che ne dici di quelle e-mail promozionali di aziende a cui non ricordi nemmeno di esserti iscritto?

Se non ricordi il motivo per cui stai ricevendo un'e-mail, è probabile che non ti serva, quindi premi Annulla l'iscrizione e riordina la tua casella di posta in ridurre il sovraccarico di posta elettronica. Puoi usare strumenti come Srotolare. Me se hai bisogno di aiuto per annullare l'iscrizione a più elenchi di e-mail contemporaneamente.

3. Evita di controllare la posta in arrivo per prima cosa al mattino

Dal momento che probabilmente usi il telefono come sveglia, è fin troppo facile girare e controllare immediatamente la posta elettronica per prima cosa al mattino. Tuttavia, controllare la posta in arrivo prima di dormire o la prima cosa al mattino è un abitudine dello smartphone che rovina la tua produttività e alimenta la tua dipendenza dalla posta elettronica.

I rituali mattutini danno il tono per l'intera giornata, quindi invece di iniziare la giornata in modalità reattiva controllando e rispondendo ai messaggi, imposta l'intenzione della tua giornata facendo cose che nutrono la tua benessere. Crea una routine mattutina produttiva che ti consente di iniziare la giornata alle tue condizioni.

4. Disattiva avvisi e badge di notifica

Parlare di essere in modalità reattiva, avvisi e-mail e badge di notifica sono un modo infallibile per farlo condiziona il tuo cervello a cercare costantemente nuovi messaggi, simili ai cani di Pavlov che salivano al suono di una campana.

Queste notifiche sono progettate per attirare la tua attenzione e attivare una risposta pavloviana di controllo compulsivo. Anche se non puoi controllare quando le persone ti inviano e-mail, puoi controllare il modo in cui i tuoi dispositivi ti notificano i nuovi messaggi. Detto questo, prenditi del tempo per personalizzare le notifiche e-mail in modo che soddisfino al meglio le tue esigenze e salva la tua sanità mentale.

5. Organizza la tua casella di posta usando le etichette

Organizzare la tua casella di posta elettronica può aiutarti a prendere il controllo della tua posta elettronica, piuttosto che lasciarti controllare. Di raggruppare email simili usando etichette, puoi trovare facilmente i messaggi di cui hai bisogno senza dover scorrere un elenco infinito di messaggi.

Questo sistema semplifica anche il triage delle tue e-mail, così puoi scansionare ed eliminare rapidamente tutti i messaggi non importanti. L'utilizzo dei colori sulle etichette di Gmail rende anche più semplice separare visivamente diversi tipi di messaggi a colpo d'occhio.

Puoi frenare la tua dipendenza dalla posta elettronica utilizzando altri strumenti di comunicazione, soprattutto se lavori in un luogo di lavoro remoto che in genere fa molto affidamento sulla comunicazione virtuale.

Ad esempio, Slack è uno strumento eccellente per la messaggistica in tempo reale e la collaborazione con il tuo team, mentre le app come Twist abbraccia la comunicazione asincrona, dandoti la libertà di rispondere ai messaggi da solo tempo.

Tuttavia, potresti non essere in grado di sfuggire completamente all'e-mail, poiché ha ancora i suoi vantaggi unici. Ma puoi sfruttare app come Spike per migliorare la tua esperienza di posta elettronica e produttività. Questo strumento ti consente di consolidare tutti i tuoi messaggi da vari account di posta elettronica in un unico posto, nonché di ordinare, cercare e pianificare i messaggi.

7. Fare una pausa

Nei casi più gravi di dipendenza dall'e-mail, potrebbe essere necessario allontanarsi completamente dalla posta in arrivo e prendersi una pausa dall'e-mail. Questo può essere difficile se ti affidi alla posta elettronica per lavoro, ma potrebbe essere necessario per aiutarti a rompere la tua dipendenza.

Tuttavia, se non puoi allontanarti completamente dall'e-mail, puoi rimuoverla da tutti i tuoi dispositivi personali e controllarla solo dai tuoi dispositivi di lavoro. Ciò ti consente di tracciare una linea netta tra il tuo lavoro e la vita personale e fuggire dal aspettative “always-on” del posto di lavoro moderno.

Rompi la tua dipendenza dalla posta elettronica per migliorare il tuo benessere e la tua produttività

Viviamo in un'epoca in cui la comunicazione è istantanea, costante e sempre a portata di mano. Sebbene questa possa essere una buona cosa con moderazione, può anche portare alla dipendenza dalla posta elettronica e a tutti gli effetti negativi che ne derivano.

Idealmente, la tua casella di posta elettronica dovrebbe servire come mezzo per un fine più produttivo, piuttosto che una costante fonte di stress. Quindi, se trascorri la maggior parte del tuo tempo nella tua casella di posta, è tempo di fare un passo indietro, rivalutare il tuo rapporto con la posta elettronica e apportare alcune modifiche. Usa i suggerimenti e le app di cui sopra per aiutarti a rompere la dipendenza dalla posta elettronica e riprendere il controllo della tua giornata.

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