Come utilizzare la convalida dei dati in Fogli Google

Se stai cercando di ridurre le possibilità di errore nel foglio di lavoro di Fogli Google accettando solo dati validi, la convalida dei dati è esattamente quello che stai cercando. Con la convalida dei dati, puoi indicare a Fogli Google di accettare solo un ordinamento o un intervallo di dati specifico per le celle o di avvisare l'utente quando inseriscono dati non validi.

La convalida dei dati è semplice da usare, ma richiede una comprensione dei concetti per essere utilizzata correttamente. Continua a leggere per scoprire cos'è la convalida dei dati e come puoi utilizzarla in Fogli Google per migliorare i tuoi fogli di lavoro.

Che cos'è la convalida dei dati in Fogli Google?

La convalida dei dati è una funzione di Fogli Google che ti consente di limitare il tipo di input che i tuoi utenti possono inserire in celle specifiche. È possibile utilizzare la convalida dei dati per avvisare l'utente quando inserisce dati non validi o per rifiutare del tutto i dati non validi.

Con l'aiuto della convalida dei dati, puoi migliorare i fogli di calcolo destinati all'uso da parte di altre persone. Puoi dare dei limiti al valore che possono inserire o, ad esempio, creare un elenco a discesa di elementi tra cui scegliere. Infine, puoi anche inserire una formula personalizzata come criterio di convalida dei dati. In questo modo, Fogli Google rifiuterà il valore se non soddisfa l'equazione personalizzata.

Come utilizzare la convalida dei dati in Fogli Google

La convalida dei dati è semplice da utilizzare in Fogli Google. I passaggi di base per l'utilizzo della convalida dei dati sono i seguenti:

1. Seleziona la cella o l'intervallo di celle su cui desideri utilizzare la convalida dei dati.
2. Vai al Dati menu e quindi selezionare Convalida dei dati.
3. Inserisci i tuoi criteri.
4. Clic Salva.

Prima di passare agli esempi in cui implementiamo la convalida dei dati, diamo un'occhiata più da vicino agli elementi della convalida dei dati.

• Intervallo di celle: Questo è l'intervallo in cui i dati di input passeranno attraverso i criteri di convalida dei dati. Può essere una singola cella o un intervallo di celle.
• Criteri: Questo è il criterio in cui si indica quale tipo di dati è valido. Il tipo di dati valido può essere numero, testo, data, elenco, casella di controllo o formula personalizzata.
• Su dati non validi: indica la reazione di Fogli Google a dati non validi. È possibile scegliere di far passare i dati non validi e visualizzare un avviso oppure di rifiutare i dati non validi e visualizzare un avviso.
• Aspetto: Qui puoi inserire il testo della guida di convalida. Questo testo verrà visualizzato quando l'utente inserisce dati non validi in una cella.

Ora che sai in cosa consiste l'impostazione della convalida dei dati, vediamo la convalida dei dati in azione con un paio di esempi.

Esempio di convalida dei dati 1: impostazione di un limite di valore numerico

In questo esempio, abbiamo un foglio di calcolo di esempio progettato per raccogliere informazioni su quali libri sono piaciuti di più all'utente. Il foglio di calcolo include una colonna contenente i nomi dei libri e un'altra colonna in attesa dell'input dell'utente. L'utente dovrebbe valutare ogni libro su 10.

Poiché la valutazione è su una scala di 10 e non abbiamo il tempo di controllare ogni input, l'obiettivo è limitare i valori che l'utente può immettere a 1-10. L'utente non dovrebbe essere in grado di assegnare a un libro una valutazione inferiore a 1 o superiore a 10. Ciò richiede la convalida dei dati.

1. Seleziona le celle in cui desideri applicare la convalida dei dati. Saranno le cellule B2 a B7 in questo esempio.
2. Vai al Dati menu e selezionare Convalida dei dati. Verrà visualizzata la finestra di convalida dei dati.
3. Per Criteri, Selezionare Numero e tra.
4. Inserisci il numero limite di tua scelta. Per questo esempio, inseriremo 1 e 10.
5. Controllo Rifiuta input. Ciò costringerà l'utente a inserire dati validi.
6. Controllo Mostra il testo della guida di convalida.
7. Immettere un testo della guida di convalida per informare l'utente sul tipo di dati previsto.
8. Clic Salva.

Ora la tua tabella è pronta per i dati utente. Come test, prova a valutare uno dei libri con un valore superiore a 10 o inferiore a 1. Dovresti ricevere un errore e i tuoi dati dovrebbero essere rifiutati. Ora, se inserisci un valore compreso tra 1 e 10, l'input verrà accettato. È come un orologio!

Esempio di convalida dei dati 2: creazione di un elenco a discesa

Uno degli usi più diffusi della convalida dei dati è la creazione di elenchi a discesa in Fogli Google. Puoi creare un elenco a discesa per dare all'utente la possibilità di scegliere tra gli elementi che hai deciso come dati validi.

In questo esempio, abbiamo il nome di alcuni studenti in un foglio di calcolo e l'obiettivo è creare un elenco a discesa in cui l'utente può scegliere la propria specializzazione.

1. Seleziona le celle in cui desideri avere un elenco a discesa. Saranno le cellule B2 a B7 in questo esempio.
2. Vai al Dati menu e selezionare Convalida dei dati. Si aprirà il menu Convalida dati.
3. Nei criteri, seleziona Elenco di elementi.
4. Nella casella di testo, inserisci l'elenco degli elementi. Puoi separare gli elementi con una virgola (,). Per questo esempio, abbiamo inserito gli elementi seguenti:

   Medicina, Farmacia, Biologia, Matematica Applicata

5. Controllo Mostra elenco a discesa nella cella.
6. Controllo Rifiuta input.
7. Controllo Mostra il testo della guida di convalida.
8. Immettere un testo della guida di convalida.
9. Clic Salva.

Noterai una piccola freccia in ogni cella. Ora puoi fare clic sulle celle per scegliere da un elenco a discesa. Se provi a digitare un valore che non è nell'elenco, il tuo valore verrà rifiutato. Tuttavia, puoi ancora digitare gli elementi dall'elenco.

Se vuoi aggiungere punti elenco agli elementi della tua lista, leggi il nostro articolo su come aggiungere punti elenco in Fogli Google.

Esempio di convalida dei dati 3: impostazione di un limite di lunghezza del testo

Puoi utilizzare la convalida dei dati con formule personalizzate per ottenere tutti i tipi di cose in Fogli Google. Le formule personalizzate ti consentono di impostare criteri che non rientrano in nessuno dei tipi di criteri integrati nella convalida dei dati in Fogli Google.

Ad esempio, creiamo una cella che contiene solo 5 caratteri o meno. Lo faremo usando la convalida dei dati.

1. Seleziona la cella. Sarà così D1 in questo esempio.
2. Vai a Dati e quindi selezionare Convalida dei dati.
3. Nei criteri, seleziona Formula personalizzata.
4. Per la formula personalizzata, inserisci la formula seguente:

   =LUNGHEZZA(D1)<5

   Questa formula utilizza la funzione LEN per contare i caratteri nella cella e restituisce true se la lunghezza è inferiore a 5 caratteri.
5. Controllo Rifiuta input.
6. Clic Salva.

Ora, se inserisci un nome lungo più di 5 caratteri, Fogli Google lo rifiuterà e dovrai riprovare. Puoi usare il funzione di riempimento automatico per applicare questa convalida dei dati ad altre celle.

Convalida i tuoi dati con Fogli Google

La convalida dei dati è uno strumento che ti consente di limitare ciò che tu o un altro utente potete inserire in celle specifiche. In questo modo, la convalida dei dati può essere utile nella creazione di sondaggi per accettare solo dati validi o nei propri fogli di calcolo per aumentare la precisione.

Esistono molti tipi di criteri che puoi impostare utilizzando la convalida dei dati in Fogli Google e se i dati il tipo che desideri non è integrato nella convalida dei dati in Fogli Google, puoi impostare criteri con un'impostazione personalizzata formula. Ora sai come utilizzare la convalida dei dati in Fogli Google. Siate certi che meno dati non validi renderanno la vostra analisi più semplice e precisa!

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