Attività di Outlook vs. Microsoft To Do: quale è meglio?

Microsoft ha due app di gestione delle attività. Microsoft To Do è preinstallato sui computer Windows ed è disponibile anche online. Il suo client di posta elettronica e calendario, Outlook, include anche una solida funzionalità per le attività.

Ma quale è meglio per gestire la tua lista di cose da fare? La concorrenza è più stretta di quanto si possa pensare. Questo articolo confronta Microsoft To Do e Microsoft Outlook come app di gestione delle attività per scoprire qual è la scelta migliore.

Più accessibile

To Do, che prima era Wunderlist, è un'app gratuita inclusa in Windows 10 e 11. Puoi anche accedere a Microsoft To Do nel tuo browser. Per Veduta, la funzione Attività è disponibile solo nell'app desktop premium. Nella versione web gratuita, invece, si integra con To Do.

Per le disabilità, entrambi sono amichevoli utilità per la lettura dello schermo integrate di Windows. Il testo e le icone di Outlook sono più piccoli. Questo può essere frustrante per chi ha problemi di vista o di destrezza. Ma puoi ingrandirli nelle impostazioni di Windows.

Le impostazioni predefinite di To Do sono più chiare e più grandi. L'uso del colore e della grafica sul testo facilita anche la messa a fuoco. Un bel vantaggio per chi ha problemi di salute mentale che influenzano l'attenzione. I menu semplificati rendono anche più veloce la navigazione del lettore di schermo, perché c'è meno da fare.

Entrambe le app hanno versioni mobili gratuite per Android e iOS. Le app sono le stesse in termini di accessibilità e contengono molte delle stesse funzionalità delle versioni desktop. Entrambe le app includono anche i widget della home page per un rapido accesso.

Ma l'aspetto Attività manca nella versione dell'app di Outlook. Tutti gli elementi creati in Attività vengono copiati nel Calendario come eventi. È possibile visualizzare questi eventi del calendario nell'app Outlook, ma non è possibile utilizzare rapporti sullo stato di avanzamento o altre funzionalità specifiche delle attività.

Per facilità d'uso, il layout di Outlook ha molte opzioni e menu a più livelli. To Do è molto più facile da imparare e gestire. Il suo design aerodinamico e le funzioni semplificate sono facili da navigare. È semplice anche per un principiante di computer.

Vincitore: Fare

Ideale per progetti di gruppo

Outlook è un potente strumento di collaborazione per la gestione dei progetti. Si integra con il calendario di Outlook e la posta di Outlook. Ciò semplifica l'assegnazione dei contatti e la pianificazione del lavoro.

Ottieni anche molti dettagli sull'avanzamento di ogni attività. Puoi tenere traccia delle ore lavorate, della percentuale di completamento e di stati come "in attesa di qualcun altro". Se condividi l'attività solo con un'altra persona, vieni aggiornato sulle modifiche di quella persona.

Outlook consente anche di inviare richieste di attività. Questo è quando invii un'e-mail a un contatto, chiedendogli di avviare un'attività e assegnandogli automaticamente. A tua discrezione, puoi conservare una copia dell'attività e ottenere un aggiornamento quando viene contrassegnata come completata alla fine.

Infine, Outlook ha un pulsante rapido per inviare rapporti sullo stato. Questi riepilogano le impostazioni di stato dell'attività in un'e-mail. Puoi inviare questa e-mail direttamente dalla finestra delle attività e allegare eventuali note aggiuntive che desideri.

To Do ha anche alcuni buoni strumenti di collaborazione. Puoi assegnare altri a un'attività tramite un collegamento condivisibile. È possibile condividere l'accesso a un elenco creato o solo a un'attività specifica. Ciò semplifica il controllo dell'accesso.

Se le persone con cui vuoi condividere sono presenti nell'elenco dei contatti, è ancora più semplice. Quando condividi un elenco, To Do genererà un elenco dei tuoi contatti di Windows Mail. Puoi anche cercare i contatti da OneNote.

To Do ha anche un vantaggio per i progetti complessi. Ti consente di suddividere un'attività in passaggi. Questo può migliorare la motivazione e rendere il compito più perseguibile. Attività di Outlook non include una funzionalità Passaggi.

Vincitore: Attività di Outlook

La migliore organizzazione

La funzione Attività di Microsoft Outlook diventa davvero specifica con la sua organizzazione. Che sia una buona cosa o meno dipende da come lavori. Attività di Outlook supporta cartelle con sottocartelle e sistemi di ordinamento automatizzato. To Do ha un approccio più semplice.

In Outlook, puoi utilizzare le regole per inviare determinate e-mail o eventi del calendario a una cartella Attività specifica. Consente inoltre di impostare livelli di priorità specifici. Puoi anche codificare a colori le attività con Categorie.

To Do offre tutte le stesse funzionalità di Outlook, ma le semplifica. Cose da fare ha cartelle, ma non sottocartelle. Ti consente di contrassegnare la priorità, ma è limitato a un sistema binario: gli elementi con una stella sono importanti, gli elementi senza non lo sono.

To Do supporta anche le categorie sotto forma di hashtag ricercabili. L'aggiunta di un hashtag in qualsiasi punto di un'attività crea una categoria con lo stesso nome. La migliore caratteristica di To Do, che manca a Outlook, è il Mio giorno caratteristica.

La mia giornata è una cartella intelligente in Microsoft To Do. È un'agenda di un giorno che puoi compilare manualmente o scegliere tra i suggerimenti delle attività. I suggerimenti si concentreranno sulle attività che scadono presto, contrassegnate come importanti o su quelle che non hai toccato per un po'.

Questa agenda intelligente è in vantaggio rispetto alle attività di Outlook, ma è molto vicina. Se vuoi o hai bisogno di un ulteriore livello di dettaglio, scegli invece Outlook.

Vincitore: Fare

La migliore personalizzazione

Sia To Do che Outlook ti consentono di allegare file e collegare l'attività a un'e-mail. In Da fare, devi contrassegnare l'e-mail, quindi spostare l'attività da E-mail contrassegnate nell'elenco che desideri. Entrambi consentono anche di aggiungere note di testo all'attività e allegare file multimediali all'attività.

Solo Outlook consente di utilizzare la formattazione RTF e le immagini nella descrizione dell'attività. Ma questi elementi di design sono estetici, quindi aggiungerli a ogni attività può essere una perdita di tempo. Inoltre, devi fare clic sull'attività per vederli.

Allegare file è più utile. Solo Outlook consente di collegare le attività tra loro. Puoi farlo con l'opzione Allega elemento di Outlook. Questa capacità cruciale di collegare le attività correlate manca in To Do.

La personalizzazione di To Do è principalmente estetica. È possibile selezionare il colore di sfondo di un elenco e creare elenchi personalizzati. È inoltre possibile selezionare modelli di ordinamento di base, ad esempio per data di scadenza o per data di creazione.

Da fare genera anche vari elenchi intelligenti, come E-mail contrassegnate e Assegnato a me. Puoi attivarli o disattivarli. Per coloro che hanno bisogno di mettere a punto le proprie attività, Outlook è il chiaro vincitore.

Vincitore: Attività di Outlook

La migliore app per la produttività di Microsoft

Per uso personale e progetti su piccola scala, To Do funziona bene. Ma nel complesso, l'elenco di funzionalità più solido di Outlook ha la meglio. I dettagli extra supportano un livello più alto di professionalità e la personalizzazione di alto livello è imbattibile.

Soprattutto se stai gestendo un progetto complesso, Microsoft Outlook è la soluzione migliore per un'app di gestione delle attività.

Come utilizzare Microsoft Outlook per la gestione dei progetti

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