Come impostare un risponditore vacanze ricorrente in Gmail

Probabilmente hai familiarità con il risponditore fuori sede di Gmail. È quell'e-mail automatica che puoi attivare ogni volta che vai in vacanza. Informa i tuoi amici e colleghi che non sei vicino al tuo computer e risponderai loro quando torni.

Per quanto utile sia questa funzione, a volte non è sufficiente. Ad esempio, se hai un giorno libero regolare durante la settimana, potresti voler eseguire sempre una notifica fuori sede in questo giorno.

Sebbene Gmail non possa farlo da solo, ecco altri due modi per ottenere quell'e-mail con ripetizione automatica.

Usa Auto Reply Pro per la tua posta elettronica fuori sede

La prima opzione è un componente aggiuntivo di Google Marketplace chiamato Risposta automatica Pro. Sebbene sia una funzione a pagamento, ha anche un livello gratuito, che ti consente di inviare 50 e-mail automatiche al mese. Se la tua casella di posta non tende a ricevere così tanto traffico, potrebbe essere la soluzione perfetta per te.

Segui questi passaggi per configurarlo:

1. Installa l'app e collegala all'account Gmail desiderato.
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2. Nel tuo account Gmail, premi il Risposta automatica Pro icona sul lato destro dello schermo. Sembra una faccia felice blu e quadrata.
3. Nella finestra che si apre, fai clic su Iniziare.
4. Clic Aggiungi/Gestisci regole nell'app. Questo avvierà una nuova finestra.
5. Premere Saltare per atterrare sulla schermata iniziale dell'app.
6. Sul lato sinistro, fare clic su Risposta automaticae nel menu che si apre fare clic su Aggiungi nuovo Fuori sede.
7. Assegna un nome alla regola e fai clic Prossimo.
8. In questa schermata puoi scegliere le condizioni. Ad esempio, solo e-mail con un determinato argomento o da destinatari specifici. Dal momento che vogliamo inviare questo a tutte le e-mail, non abbiamo contrassegnato nulla e premuto Prossimo.
9. Segno Abilita solo per data e ora specifiche.
10. Qui è dove puoi impostare quando verrà inviata l'e-mail. Tuttavia, è un po' complicato. Puoi scegliere AbilitareQuotidiano, che invierà l'e-mail a orari specifici ogni giorno (come l'ora di pranzo e dopo il lavoro).
11. Se vuoi bloccare un'intera giornata, dovrai scegliere Abilita per gli eventi del calendario. Qui hai due opzioni. O scegli il tuo calendario regolare e blocchi anche i tuoi giorni liberi su base regolare, oppure crei un nuovo calendario, dedicato solo a bloccare i giorni liberi. Tieni presente che se scegli il primo, l'e-mail verrà inviata ogni volta che hai un evento, anche se non nel tuo giorno libero.
12. Dopo aver colpito Prossimo, fare clic Aggiungi nuova azione>Crea e invia nuova email (in una nuova discussione).
13. È qui che puoi finalmente personalizzare la tua email. Aggiungi contenuto, premi Impostazioni aggiuntive della posta per impostare il Soggetto e qualsiasi altra personalizzazione che desideri. Al termine, fai clic su Crea risposta fuori sede nella parte inferiore dello schermo.

Questo è tutto, sei pronto. Se sei un po' confuso su come impostare il tuo calendario per lavorare con il risponditore automatico, leggi di più su come bloccare il tempo su Google Calendar. Puoi anche impostare l'orario di lavoro specificato se hai un account tramite un'organizzazione.

Come impostare un risponditore automatico regolare con Zapier

Un'altra buona opzione per impostare un risponditore automatico ricorrente è Zapier. Questa opzione richiede un abbonamento a pagamento; tuttavia, potrebbe valerne la pena per alcune persone. È molto più flessibile e ti consente di automatizzare molte parti dei tuoi flussi di lavoro, non solo le e-mail.

Ecco come crei il fuori sede dopo esserti registrato al servizio:

Crea un nuovo trigger

Per far girare la palla, devi dire a Zapier quando vuoi che avvenga un'azione. Questo è chiamato trigger.

1. Clic Crea Zap nella parte in alto a sinistra della schermata iniziale.
2. Scegliere Gmail come la Grilletto per lo Zap.
3. Dal menu a tendina sotto Evento scatenante, scegliere nuova email e premere Continua.
4. Accedi al tuo account Gmail, per consentire l'accesso e, una volta terminato, premi Continua.
5. Scegli la cartella a cui vuoi applicarlo. Di solito, è sufficiente inviare il risponditore automatico alla tua casella di posta. Tuttavia, se disponi di un filtro in cui le nuove e-mail vanno direttamente a etichette diverse, potresti voler scegliere anche quelle. L'opzione predefinita è per tutte le email. Premere Continua.
6. Premere Trigger di prova per assicurarsi che la connessione funzioni e Continua.

Applicare un filtro

Successivamente, devi assicurarti che Zapier non invii la risposta a ogni nuova e-mail, ma solo a quelle inviate in una data specifica. UN Filtro aiuta a impostare questo.

1. Sotto Azione, scegliere Filtro.
2. Sotto Continua solo se..., scegli dai menu a tendina Data>(Testo) Inizia con e sull'ultima casella scrivi le tre lettere del giorno in cui vuoi che ti venga spedita. Nel nostro esempio, mettiamo Sab o Dom, per includere l'intero weekend.
3. Dopo che il software ha testato il filtro, premere Chiudere, e poi il + per aggiungere l'azione.

Imposta il tuo risponditore

È ora di impostare finalmente il tuo risponditore e-mail e far funzionare questo bambino.

1. Scegliere Gmail di nuovo come tuo Evento dell'app.
2. Scegliere Email inviata come il tuo Evento d'azione e premere Continua.
3. Dato che hai già effettuato l'accesso al tuo account, devi solo selezionarlo dal menu ora e continuare.
4. In questa schermata, puoi personalizzare la tua email a tuo piacimento. I due campi obbligatori sono Soggetto e Corpo. Abbiamo anche aggiunto la nostra firma regolare, per sembrare più professionali.
5. Di nuovo, dopo aver colpito Continua, puoi testare l'email per assicurarti che appaia bene in Gmail. Controlla il tuo Spedito cartella per vedere se approvi.
6. Se sei soddisfatto del risultato, clicca Attiva Zap.

Impara a divertirti con l'automazione

L'opzione per inviare un messaggio ricorrente fuori sede può essere estremamente utile per i liberi professionisti e le piccole imprese. Non vuoi essere legato al tuo computer e questo aiuta a garantire che i tuoi clienti tornino da loro a un certo punto.

Con queste due app, puoi anche automatizzare altri processi ed e-mail, per semplificarti la vita a lungo termine. Scoprirai presto che una volta che provi l'automazione, è facile diventare dipendenti.

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