Come esprimere reclami comuni sul posto di lavoro in e-mail professionali

Se hai mai lavorato in un ufficio, conosci le sfide nel trattare con molte persone diverse. Un problema comune è avere paura di confrontarsi con colleghi problematici e interrompere il loro comportamento, ma puoi esprimerti professionalmente, che tu sia un dipendente o un manager.

Uno dei metodi più semplici è inserire i tuoi pensieri in un'e-mail. Analizziamo la questione attraverso esempi di comuni reclami sul posto di lavoro. Impara i modi più costruttivi per pronunciarli e altri trucchi email che possono aiutarti.

1. Sto ancora aspettando che tu finisca quel compito

Non tutti lavorano allo stesso ritmo, ma è un problema quando una persona blocca un progetto di squadra. Se il tuo compito dipende dal fatto che quel collega invii il proprio, puoi spingerlo all'azione con poche parole in un'e-mail.

Ecco alcuni modi professionali per affrontare ed esprimere questo reclamo, che puoi adattare alle tue circostanze:

• Dobbiamo migliorare il nostro flusso di lavoro in modo da non rimanere indietro rispetto alla pianificazione. (data e ora) è una buona scadenza per te? Quindi, posso rispettare la mia scadenza di (data e ora).
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• Hai bisogno di aiuto con questo compito? Dobbiamo completare il progetto in tempo, quindi (nome del collega) si è offerto di assistervi in ​​caso di problemi.

L'obiettivo non è insultare il tuo collega, ma fissare obiettivi e soluzioni, chiarendo al contempo che entrambi fate parte di una squadra con un interesse attivo nel portare a termine le cose.

Assicurati di raccoglierne tanti suggerimenti per rispettare le scadenze e completare le attività come puoi. Sarà più facile consigliare le persone se necessario.

2. La scadenza è domani

Ecco un'altra lamentela comune che potresti avere all'interno. Se il tuo collega lo sta avvicinando troppo, nonostante i numerosi promemoria, puoi motivarlo in un'e-mail senza perdere la pazienza.

Il motivo per cui li stai contattando è urgente, quindi le soluzioni che offri richiedono un po' di immediatezza, se non altro per convincere il tuo collega a prendere sul serio le cose.

Prova queste alternative:

• Il progetto è in scadenza domani, ma ci sono ancora alcune questioni in sospeso. Facciamo una videoconferenza con il team questo pomeriggio per discutere le soluzioni.
• La direzione aspetta il progetto domani. Se è improbabile che tu rispetti la scadenza, potresti spiegare perché in una relazione, che possiamo inviare con tutto il resto?

Sebbene le e-mail siano un modo più semplice per esprimere pensieri difficili, non hanno lo stesso impatto della discussione dei problemi di persona. Quindi, quando si tenta di cambiare le cattive abitudini del flusso di lavoro di qualcuno, la tua e-mail deve essere semplice e intelligente per attirare la sua attenzione.

3. Smettere di procrastinare

Lo stesso approccio costruttivo è il migliore per tutti i reclami sul posto di lavoro, espresso in un linguaggio calmo e neutrale. Dopotutto, un collega procrastinante può mettere a dura prova il flusso di lavoro di un'azienda, ma non sempre lo fa perché è pigro.

Verifica se ci sono troppe distrazioni o se sono sopraffatti dai compiti. Trova il problema e personalizza la tua email di conseguenza con soluzioni e incentivi. Prendi ispirazione da questi esempi:

• L'ufficio può distrarre. Se è difficile concentrarsi sul tuo lavoro, discutiamo dei cambiamenti e degli obiettivi che possiamo fissare per te.
• Alla fine della settimana, esaminiamo le attività completate e rimanenti di tutti, in modo da poter utilizzare la prossima settimana in modo più produttivo.

4. Non ho tempo per fare tutti questi compiti

La tua strategia di scrittura delle email dovrebbe cambiare leggermente quando cerchi di proteggerti dal burnout. Il punto è dimostrare che conosci i tuoi obblighi, come dare loro la priorità e di cosa non sei responsabile.

Imposta educatamente i limiti, usando espressioni come queste nelle tue e-mail:

• Sarei felice di aiutare con questo compito. Ti dispiacerebbe aspettare finché non avrò finito i miei compiti attuali? Sono dovuti prima.
• Sfortunatamente, se accetto altri compiti, avrò bisogno di straordinari. Potresti eseguirlo oltre (nome del dirigente) e discutere di come funzionerebbe?

Se il tuo posto di lavoro utilizza un software di gestione del team, può essere più facile condividere il tuo programma completo. Puoi anche organizza i tuoi compiti in Asana, ad esempio, per rendere visibili i lavori importanti, comprese le loro scadenze e collaboratori.

5. Non lavoro per te

I colleghi prepotenti possono spingersi troppo oltre, aspettandosi che tu salti quando chiamano o accettano lavori extra da loro. Questa è un'altra situazione che ha un disperato bisogno di confini.

Prima di prendere misure più serie, prova a ragionare con il tuo collega tramite un'e-mail ben congegnata. Dovrebbe essere educato ma fermo in quanto stabilisce la tua parità sul posto di lavoro. Ecco alcune diciture da provare:

• Mi dispiace sapere che il tuo carico di lavoro è schiacciante. Non sarò in grado di aiutarti a causa delle mie responsabilità, ma se contatti il ​​tuo manager, potresti elaborare un piano più sostenibile.
• Grazie per aver pensato a me per questo lavoro, ma è più adatto a un altro reparto. Se hanno tempo, potrebbero collaborare con te.

6. Smettila di parlare delle persone

La concorrenza sul posto di lavoro è inevitabile. Sfortunatamente, fa sì che i colleghi si sforzino di distinguersi, anche se significa tagliare le conversazioni per offrire i propri pensieri. Alcune persone interrompono anche inconsciamente e non si rendono conto che è fastidioso.

Ci sono modi diplomatici per incoraggiarli a fermare questo comportamento. Dal momento che potrebbero farlo per attirare l'attenzione, fai appello a quel lato di loro nella tua e-mail, incoraggiando al contempo una mentalità più di squadra.

Prova qualcosa come queste espressioni:

• Spesso contribuisci con idee preziose. Viene notato il tuo approccio proattivo alla ricerca di soluzioni. Ogni membro del personale è ugualmente importante per l'azienda e ci piace sentire la voce di tutti sul posto di lavoro.
• Per questo progetto è richiesto uno sforzo di squadra, oltre a una comunicazione chiara. Per garantire una collaborazione senza intoppi, chiunque contribuisca alla discussione deve avere pari possibilità di parola.

Se stai cercando di gestire un progetto di squadra con persone che tendono a dialogare tra loro, puoi impostare delle regole di base in un'e-mail di gruppo. Trova suggerimenti che migliorano la comunicazione scritta e usali per creare un ambiente amichevole ma produttivo.

7. Smettila di mandarmi messaggi fuori dal lavoro

Un collega o il tuo capo ti contattano durante il tuo tempo libero? Questo è un problema comune che di solito comporta l'invio di messaggi di testo. È particolarmente scomodo quando non sei così familiare o vogliono parlare di negozio mentre hai bisogno di rilassarti.

Se ignorare queste persone non funziona, o vanno troppo oltre, la soluzione migliore è inviare loro un'e-mail in cui spieghi la tua posizione. Il messaggio dovrebbe evidenziare l'importanza dei confini professionali e, soprattutto, del tempo libero.

Guarda queste opzioni e vedi come puoi adattarle alle tue esigenze:

• Tieni presente che potrei non essere disponibile a parlare fuori orario a causa di affari personali. Sono felice di discutere di questioni relative al lavoro quando torno in ufficio.
• Per quanto importante sia il mio lavoro per me, ne risente se non sfrutto appieno il mio tempo libero. Pertanto, spero che possiate apprezzare la mia necessità di prenotare le comunicazioni di lavoro per l'orario di ufficio.

8. Non parlare così

I colleghi spesso dimenticano di trovarsi in un ambiente professionale e possono dire la cosa sbagliata o entrare in conversazioni inappropriate. Questo comportamento può rendere uno spazio di lavoro molto scomodo, molto rapidamente.

Devi affrontare tali problemi prima che causino attriti e si intensifichino. Se non riesci a prendere da parte i tuoi colleghi sul posto, un'e-mail tempestiva può fare il trucco.

Prendi spunto dalle seguenti espressioni:

• Sebbene apprezziamo molto la cooperazione amichevole, ci sono argomenti di conversazione che dovrebbero rimanere al di fuori del posto di lavoro. Aiutaci a mantenere un ambiente pacifico ed evita di discutere (argomenti delicati).
• Oggi è avvenuta un'interazione che ha messo a disagio i membri del personale. Si prega di fare del proprio meglio per mantenere un atteggiamento professionale e promuovere un lavoro di squadra amichevole.

Può essere utile specificare cosa è stato detto, in modo che il tuo collega sappia esattamente cosa evitare in futuro. Inoltre, considera la possibilità di compilare una pagina Web o un documento che descriva in dettaglio argomenti e comportamenti indesiderati, che puoi quindi allegare o collegare nella tua e-mail.

Suggerimenti generali per scrivere e-mail per risolvere i problemi sul posto di lavoro

Le e-mail possono essere il tuo migliore alleato quando si tratta di risolvere situazioni difficili in ufficio senza confrontarsi faccia a faccia con i membri del personale.

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi da tenere a mente che possono rendere il processo più efficace.

• Bilancia la negatività dell'e-mail con punti positivi per incoraggiare il miglioramento.
• Assicurati che il tuo linguaggio formale non oscuri ciò che stai cercando di dire.
• Sii chiaro e conciso, prezioso quando scrivere lunghe email.
• Conserva le e-mail in archivio per riferimenti futuri nel caso in cui le cose non migliorassero.

Preparati ad affrontare diverse sfide sul posto di lavoro

Le squadre affrontano continuamente problemi, soprattutto quando sono sotto stress. Che si tratti di un ambiente fisico o digitale, che tu sia il capo o un membro dello staff, vale la pena conoscere i modi migliori per cambiare le abitudini in meglio.

La diplomazia tramite e-mail è una strategia valida purché esprimi i reclami in modo chiaro e professionale. Ma non trascurare altre risorse come gli strumenti digitali progettati per semplificare il lavoro di squadra.

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