8 errori di comunicazione comuni da evitare nei team virtuali (e cosa fare invece)

Avendo cambiato il modo in cui opera la tua organizzazione, è fondamentale dedicare del tempo a promuovere una buona cultura della comunicazione nel tuo spazio di lavoro virtuale. Questo perché il modo in cui interagivi con i colleghi in un ufficio tradizionale non si traduce necessariamente nel mondo virtuale.

Pertanto, riscrivere il tuo manuale di comunicazione è la chiave del successo in un team virtuale e un modo per raggiungere questo obiettivo è sapere cosa non fare.

1. Utilizzo dell'e-mail come modalità di comunicazione principale

Sebbene l'e-mail abbia ancora un ruolo da svolgere nel posto di lavoro remoto di oggi, non dovrebbe essere la tua modalità di comunicazione principale. Puoi perdere rapidamente traccia dei messaggi quando sono sepolti nella tua casella di posta, con conseguente riduzione della produttività.

Puoi comunque utilizzare la posta elettronica per comunicare con i clienti e indirizzare i lead. Tuttavia, ce ne sono altri strumenti pratici di comunicazione che sono più adatti per la messaggistica e la collaborazione con i tuoi colleghi remoti.

Strumenti di messaggistica istantanea come lento sono utili per conversazioni rapide avanti e indietro e per creare canali per argomenti o progetti specifici. Puoi anche sfruttare app di messaggistica come Intrecciare per comunicare in modo asincrono, mentre gli strumenti di gestione dei progetti come Trello o Asana ti consente di creare, assegnare e tenere traccia delle attività.

2. Non riuscire a pianificare le differenze di fuso orario

In un ambiente d'ufficio tradizionale, le persone di solito lavorano nello stesso spazio e durante gli stessi orari di lavoro. Tuttavia, quando hai membri del team virtuale in diversi fusi orari, le cose possono complicarsi a meno che tu non lo pianifichi.

È necessario essere consapevoli delle differenze di orario e trovare orari sovrapposti per pianificare le riunioni. Tuttavia, non è necessario memorizzare i fusi orari o le posizioni dei tuoi colleghi per raggiungere questo obiettivo. Puoi usare convertitori di fuso orario come Fuso orario.io o app di calendario condivise come Calendamente per aiutare a pianificare e gestire gli orari delle riunioni. Ciò ti consente di bloccare il tempo che è conveniente per tutti.

3. Fare affidamento sulla comunicazione di solo testo

La comunicazione di solo testo è priva di segnali non verbali come il linguaggio del corpo, il contatto visivo e le espressioni facciali, che possono facilmente portare a interpretazioni errate e conflitti. In un ambiente virtuale, è essenziale utilizzare vari mezzi di comunicazione per ottenere il tuo punto di vista, inclusi strumenti di videoconferenza come Google Meet o Zoom.

Considerando che potresti non essere in grado di incontrarti fisicamente, questi strumenti offrono la cosa migliore successiva permettendoti di vedere e ascoltare i tuoi colleghi. Oltre a creare connessioni più personali, le videochiamate spiegano meglio anche compiti complessi.

Tuttavia, non puoi sempre partecipare a una videochiamata, soprattutto quando lavori con persone in altri fusi orari. In tal caso, puoi utilizzare uno strumento video asincrono come Voodles per registrare e inviare messaggi video.

4. Aspettando che tutti siano sempre disponibili

A causa di tutti gli strumenti di comunicazione a nostra disposizione e dell'adozione di politiche di lavoro a distanza, i confini tra lavoro e vita personale sono sempre più labili. Ciò ha dato origine al Cultura del lavoro “always-on”.: le aspettative irrealistiche che le persone dovrebbero essere disponibili a rispondere a messaggi relativi al lavoro oa rispondere alle richieste di lavoro in ogni momento.

Per evitare ciò, è necessario impostare alcuni limiti. Ciò comprende creazione di un programma di lavoro a distanza personalizzato, impostando la tua disponibilità negli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro e disattivando le notifiche per i messaggi non urgenti al di fuori dell'orario di lavoro.

5. Non essere consapevoli delle differenze culturali/religiose

Poiché il lavoro a distanza ti consente di reclutare talenti da varie parti del mondo, devi farlo essere consapevoli delle differenze culturali e religiose che possono influenzare negativamente la comunicazione e il team dinamica.

Ad esempio, persone di culture e religioni diverse possono osservare festività specifiche e potrebbero non essere disponibili al lavoro o avere orari di lavoro diversi durante questi periodi. Pertanto, potrebbe essere necessario tenere traccia di questi giorni e adeguare le scadenze o i piani di comunicazione di conseguenza.

6. Non creare spazio per conversazioni casuali

In un ambiente di lavoro da casa, può essere facile trascurare la necessità di interazione sociale tra colleghi. Tuttavia, solitudine del lavoro a distanza è una preoccupazione seria che può ridurre la produttività e la soddisfazione sul lavoro.

Per combattere questo, devi trovare il modo di incoraggiare conversazioni casuali. Puoi raggiungere questo obiettivo creando opportunità di refrigeratori d'acqua virtuali. Ad esempio, creando un gruppo distinto per conversazioni casuali nello strumento di chat sul posto di lavoro. Qui è dove parli di argomenti non legati al lavoro, come i tuoi programmi per il fine settimana, il tuo programma preferito o gli hobby.

Puoi aumentare ulteriormente il coinvolgimento all'interno del tuo team con questi idee per la pausa caffè.

7. Avere troppe riunioni

Sebbene sia importante avere regolari check-in con il tuo team, non vuoi esagerare con le riunioni. La realtà è che alcune riunioni non valgono il tuo tempo e possono persino essere dannose per la tua produttività.

Quindi, prima di programmare l'ennesimo incontro, chiediti se è davvero necessario e se non ci sono altri modi per comunicare il tuo messaggio. Quando scegli di tenere una riunione, cerca di assicurarti che sia il più produttivo possibile creando un'agenda e condividendola in anticipo, mantenendola breve e facendo partecipare solo le persone necessarie.

Inoltre, incarica qualcuno di documentare correttamente i verbali della riunione e salvarli in una posizione centrale in cui tutti possono accedervi. Ciò contribuirà a ridurre la necessità di riunioni future per discutere di ciò che è accaduto nelle sessioni precedenti.

8. Non riconoscere le pietre miliari e celebrare i successi

Riconoscere e celebrare i successi della tua squadra è essenziale per aumentare il morale e il coinvolgimento. Lavorare da casa non è un motivo per trascurare questa fondamentale attività di team building.

Puoi fare affidamento su strumenti di riconoscimento dei dipendenti come A titolo gratuito per celebrare i successi della tua squadra e riconoscere i risultati individuali. Puoi anche integrarlo nel tuo spazio di lavoro Slack, in modo che i membri del team possano dare e ricevere complimenti più facilmente.

Evita questi errori per migliorare la comunicazione del team remoto

Sebbene l'ambiente di lavoro a distanza abbia le sue sfide, offre anche molte opportunità di crescita e successo. Per la maggior parte, stiamo ancora imparando come navigare al meglio in questo nuovo modo di lavorare.

Conoscere queste insidie ​​comuni può aiutarti a evitarle e a creare un ambiente di lavoro remoto di successo per te e il tuo team.

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