Come utilizzare le app di messaggistica sul posto di lavoro in modo più efficace

Le applicazioni di messaggistica hanno indubbiamente cambiato il modo in cui comunichiamo sul posto di lavoro, in particolare durante il nostro passaggio al lavoro a distanza e lontano dalla posta elettronica, che è stata di fatto lo strumento di comunicazione per questo lungo.

Nonostante le numerose funzionalità di aumento della produttività offerte da molte di queste app, possiamo anche sostenere che tendono a fare il contrario.

Le app di messaggistica stanno uccidendo la tua produttività? O, forse, è come li usi? Immergiamoci più a fondo.

5 modi diversi in cui le app di messaggistica sul posto di lavoro possono limitare la tua produttività

1. Sovraccarico di informazioni

Come se sovraccarico di posta elettronica non era un problema abbastanza grande, ora devi fare i conti con il flusso costante di messaggi nelle tue app di chat, che sono, per la maggior parte, diventate le nuove caselle di posta. Come tutte le e-mail spazzatura nella tua casella di posta, non tutti i messaggi nelle tue app di chat meritano la tua attenzione.

Probabilmente ti sei trovato in un canale Slack in cui non dovevi essere o in uno affollato di troppi partecipanti o hai colleghi che discutono degli ultimi pettegolezzi sulle celebrità in un canale pensato per il lavoro problemi.

Il risultato è un sovraccarico di informazioni, che può essere debilitante quanto una casella di posta elettronica traboccante, causando affaticamento decisionale, stress e, in definitiva, riduzione della produttività.

2. Le informazioni vitali vengono perse

Uno degli effetti collaterali del sovraccarico di informazioni è che alcune informazioni vitali vengono perse nel miscuglio. Se non si adottano i processi giusti, le informazioni relative al lavoro possono essere rapidamente sepolte sotto una pila di chiacchiere o discussioni fuori tema.

Finisci per passare la maggior parte della tua giornata lavorativa a setacciare un mare di messaggi da un canale o un'app di comunicazione a un altro nella speranza di trovare l'informazione fondamentale di cui hai bisogno. Questo può essere un esercizio di futilità e un enorme perdita di tempo sul posto di lavoro.

3. Troppe app di comunicazione

Quale strumento di comunicazione interna utilizzi per comunicare con i tuoi colleghi remoti? Microsoft Teams? lento? E-mail? WhatsApp?

Forse un mix di tutto quanto sopra?

Nella tua ricerca dell'app di messaggistica sul posto di lavoro più recente e ricca di funzionalità, potresti averne installate troppe, il che può trasformarsi rapidamente in un incubo per la produttività.

Se passi costantemente da un'app all'altra durante il giorno, stai perdendo tempo e frammentando la tua attenzione, rendendo difficile concentrarti su qualsiasi attività.

Detto questo, potresti voler trovare dei modi per farlo evitare l'uso eccessivo di app di comunicazione e collaborazione nel tuo posto di lavoro.

4. Sei "sempre attivo"

Connettività costante e aspettative di essere sempre disponibili per rispondere ai messaggi sono diventate la norma nel posto di lavoro di oggi. Tuttavia, questa cultura di essere sempre "accesi" e di lavorare fuori dai confini dell'orario di lavoro tradizionale può portare a diverse conseguenze indesiderate.

In primo luogo, lavorare più ore non significa necessariamente essere più produttivi. In effetti, spesso ha l'effetto opposto. Se ti ritrovi a lavorare bene fino a notte fonda o nei fine settimana, è probabile che ti esaurisca rapidamente, il che comporterà una riduzione della qualità del lavoro e delle prestazioni.

Ma non si tratta solo della tua vita professionale, poiché anche la tua vita personale può iniziare rapidamente a soffrire. C'è poco tempo per rilassarsi e ringiovanire quando sei sempre "acceso", portando a problemi di salute mentale e fisica.

5. Notifiche infinite

Nella tua ricerca per essere più connesso nella speranza di aumentare la tua produttività, potresti esserti registrato inavvertitamente a un flusso infinito di notifiche dalle tue app di chat. A prima vista, quei piccoli pop-up rossi e ammaccature possono sembrare innocui, ma possono rapidamente diventare un'enorme distrazione, portando involontariamente al cambio di contesto e alla riduzione della produttività.

A volte, solo vedere quei pop-up rossi (anche se non leggi i messaggi) può essere sufficiente per farti perdere la concentrazione e interrompere il flusso.

Quindi, cosa puoi fare per evitare queste trappole di produttività?

Le migliori strategie per ottenere una comunicazione produttiva sul posto di lavoro

1. Abbraccia la comunicazione asincrona

Mettere troppa enfasi sulle risposte immediate e sulla comunicazione in tempo reale, specialmente quando i membri del team lavorano in fusi orari diversi, può finire per fare più male che bene.

Invece di aspettarti (o peggio, esigere) risposte immediate, abbraccialo comunicazione asincrona. Questo stile di comunicazione ti consente di rispondere ai messaggi nel tuo tempo libero, riducendo le interruzioni e consentendoti di concentrarti su compiti più importanti.

Non è sempre necessario aggiungere un'altra app di comunicazione al tuo arsenale quando ne trovi una nuova. Ci vuole tempo prima che tutti i membri del tuo team si abituino a un nuovo strumento, quindi spesso è meglio limitarsi a quello che hai, soprattutto quando offre già le funzionalità di cui hai bisogno.

Invece di registrarti per un'altra app, prenditi del tempo per valutare i tuoi strumenti esistenti per vedere se puoi integrarli con le altre app che stai utilizzando per semplificare il tuo flusso di lavoro. In questo modo, non dovrai cambiare app così spesso e potrai evitare la perdita di produttività associata.

3. Crea un Wiki interno

Un wiki interno è un archivio centrale per le conoscenze e le informazioni del tuo team. È un ottimo modo per mantenere tutte le tue informazioni vitali organizzate e accessibili in un unico posto.

Un wiki può aiutare a ridurre la necessità di una comunicazione costante, consentendo ai membri del team di trovare facilmente le risposte alle loro domande. Puoi anche sfruttare la tua wiki interna per creare un playbook di comunicazione con il tuo team per documentare le migliori pratiche e le linee guida a livello aziendale.

Ciò può includere qualsiasi cosa, da come e quando utilizzare strumenti specifici, alla definizione di ciò che consideri una comunicazione "urgente" e il tempo di risposta ideale.

Il modo in cui utilizzi i tuoi strumenti di comunicazione e collaborazione può avere un impatto significativo sulla tua produttività. Se vieni costantemente interrotto dalle notifiche, prova a personalizzare le tue impostazioni per ridurre al minimo le distrazioni.

Ad esempio, puoi disabilitare le notifiche per canali o conversazioni specifici, impostare gli orari di Non disturbare o persino posticipare del tutto le notifiche durante il tempo di messa a fuoco programmato. Personalizzando i tuoi strumenti in base alle tue esigenze, puoi riprendere il controllo della tua produttività.

Inoltre, se stai usando Slack, puoi aggiungere il file @Estensione da leggere al tuo spazio di lavoro per assicurarti che i messaggi urgenti vengano sempre visti. Questa app Slack ti consente di contrassegnare messaggi specifici come letture obbligatorie e i membri del team avranno tutti i loro messaggi critici in un batch per evitare di perdere tempo a scorrere la cronologia della chat.

Usa le tue app di messaggistica nel modo giusto per massimizzare la produttività

Sebbene le app di chat possano essere un ottimo modo per aumentare la produttività, possono anche essere una distrazione significativa se non utilizzate correttamente. Possiamo concludere che dipende principalmente da come utilizzi questi strumenti.

Seguendo le strategie di cui sopra, puoi riprendere il controllo della tua produttività ed evitare queste insidie ​​di produttività.

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