Come aggiungere o rimuovere una firma digitale nei file di Microsoft Office

Tutti firmiamo documenti per vari scopi come lettere ufficiali, locazioni del nostro appartamento, documenti di progetti da condividere con i collaboratori e richieste di prestito.

Tuttavia, è più semplice e spesso più sicuro apporre le tue firme sui documenti se sono fatti digitalmente. I file di Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint consentono di aggiungere facilmente firme digitali. Vediamo come è fatto.

Che cos'è una firma digitale e perché aggiungerne una?

Una firma digitale è un tipo di firma elettronica utilizzata per convalidare l'autenticità e l'integrità di informazioni digitali come e-mail, transazioni con carta di credito e documenti. I file di Microsoft Word ed Excel possono essere firmati digitalmente e ci sono molti modi per firmare file PDF anche.

Se stai firmando digitalmente un documento, confermerà che le informazioni nel documento provengono da te e non sono state modificate da quando lo hai firmato. Quindi è come un'impronta digitale virtuale o una rappresentazione elettronica della tua firma autografa.

Anche se ce ne sono molti app per la firma di documenti online, Microsoft Office consente di creare firme digitali in file Word, Excel e PowerPoint. Non è necessario stampare un documento, firmare con una penna, quindi scansionarlo e inviarlo. Puoi semplicemente creare una firma digitale in un file di Office e inviarlo tramite e-mail.

L'aggiunta di una firma digitale aiuta a rendere il documento autentico e ufficiale. Garantisce inoltre il non ripudio, il che significa che prova a tutte le parti l'origine del contenuto firmato.

Inoltre, secondo Microsoft, le firme nei file di Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint, che sono contrassegnati da un timestamp da un server sicuro di timestamp, in determinate circostanze, hanno la validità di a autenticazione notarile.

Come rendere ufficiale una firma digitale

È necessario disporre di un certificato di firma digitale per confermare la propria identità e renderla ufficiale. Quando invii un file di Microsoft Office con firma digitale, il certificato digitale viene incluso insieme a una chiave pubblica.

I certificati digitali sono emessi da un'autorità di certificazione (CA). Un certificato è generalmente valido per un anno, dopodiché il firmatario deve rinnovare o ottenere un nuovo certificato di firma per stabilire l'identità.

Se non vuoi acquistare un certificato, o hai bisogno di firmare il documento immediatamente, puoi anche creare il tuo certificato. In Windows, il processo di creazione del certificato dipende dalla versione di Windows in uso: Windows 10, 8, 7, Vista o XP.

Per saperne di più sui servizi di certificazione digitale o istruzioni sulla creazione del certificato, visita questa pagina di supporto Microsoft.

Come aggiungere una firma digitale a un file di Microsoft Office

È possibile aggiungere firme digitali a file di Word, Excel e PowerPoint. Per aggiungere una firma digitale, è necessario disporre di un file di documento aperto di Word o di un foglio Excel. Il processo per Word ed Excel è simile, quindi esploriamo come aggiungere una firma digitale su un file di Word.

1. Nel file di Word aperto, ad esempio, alla fine in cui stai firmando un documento, posiziona il puntatore nel punto in cui desideri creare una firma digitale.
2. Clicca sul Inserire scheda. L'elenco della linea della firma sarà nel gruppo di testo in alto a destra.
3. Clic Firma di Microsoft Office Linea. Si apre una scheda di configurazione della firma da compilare con alcuni campi.
4. Aggiungi informazioni rilevanti nella finestra di dialogo Configurazione firma: Firmatario suggerito: (questo sarebbe il tuo nome), Titolo del firmatario: (la tua designazione) e Indirizzo e-mail del firmatario: (il tuo indirizzo email se vuoi darlo).
5. Sotto le istruzioni per il firmatario, ci sarà un'istruzione predefinita: Prima di firmare questo documento, verifica che il contenuto che stai firmando sia corretto. Questa istruzione può essere modificata e sotto ci saranno due opzioni che puoi impostare spuntando il caselle di controllo: Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma e Mostra data firma nella firma linea.
6. Dopo aver inserito i tuoi dati, clicca ok. Ora sarai in grado di vedere una riga della firma con il tuo nome e titolo sotto di essa.

Ora vediamo come aggiungere una firma sulla riga della firma.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse la riga della firma nel file. Quindi seleziona Cartello dal menu.
2. Puoi aggiungere la tua firma nei tre modi seguenti:
   • Se vuoi aggiungere un tuo segno stampato, digita semplicemente il tuo nome vicino a X simbolo.
   • Se hai un'immagine della tua firma, clicca su Seleziona l'immagine della firma scheda e fare clic Seleziona Immagine— si aprirà Esplora file e potrai aggiungere l'immagine della tua firma sfogliando il tuo computer.
   • In terzo luogo, se possiedi un tablet PC, puoi anche aggiungere una firma autografa firmando accanto a X sulla riga della firma.
3. Puoi anche aggiungere dettagli sul firmatario (che saresti tu), come il tuo ruolo e l'indirizzo del luogo di produzione, facendo clic sul pulsante Dettagli pulsante.
4. Quindi, alla fine, fare clic su Cartello in fondo.
5. Riceverai una richiesta di conferma della firma. Quindi la tua firma apparirà sulla riga della firma nel tuo documento. Ora puoi inviare il tuo documento firmato digitalmente.

Come rimuovere una firma digitale

Rimuovere una firma digitale è questione di un paio di clic.

1. Aprire il file Microsoft Word o Excel con una firma digitale.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Linea di firma.
3. Clic Rimuovi firma. Verrà visualizzato un messaggio che ti chiede di confermare l'eliminazione della firma.

La tua firma digitale verrà rimossa dal documento. La modifica del documento rimuoverà anche le firme da esso.

Come aggiungere o rimuovere una firma digitale invisibile

A differenza di una firma visibile, una firma digitale invisibile non aggiunge segni o testo all'interno del documento. Piuttosto, una firma invisibile aggiunge solo metadati al file del documento per garantire l'autenticità del documento senza alterarne il contenuto.

Puoi aggiungere una firma digitale invisibile a un file di Microsoft Office con i seguenti passaggi:

1. Apri il documento Word, Excel o PowerPoint e fai clic File. Il Informazioni si aprirà la sezione
2. Selezionare Proteggi documento.
3. Quindi, dal menu a tendina, seleziona Aggiungi una firma digitale.
4. Si aprirà la casella della firma digitale. Digitare lo scopo per la firma del documento nella finestra di dialogo.
5. Quindi fare clic Cartello.
6. Il Informazioni sezione mostrerà quindi che il documento è stato firmato e contrassegnato come definitivo.

Una volta che un file è firmato digitalmente, diventerà un documento di sola lettura per evitare ulteriori modifiche.

È anche facile rimuovere una firma digitale invisibile.

1. Apri il file con la firma digitale invisibile. Vedrai due messaggi in alto: uno che il documento è contrassegnato come definitivo e il secondo che dice che il documento contiene firme valide.
2. Sul secondo Firme riga del messaggio, fare clic su Visualizza firme. Il Firme il riquadro si aprirà sul lato destro del documento.
3. Clicca il freccia accanto al nome della firma.
4. Quindi fare clic Rimuovi firma dal menu a tendina.
5. Infine, fare clic sì al prompt che appare. E la tua firma digitale invisibile verrà rimossa.

Dai ai tuoi documenti d'ufficio autenticità e sicurezza con la tua firma digitale

Le firme digitali aggiungono un livello di fiducia e autenticità ai tuoi documenti. Infonde fiducia nei tuoi collaboratori e nei destinatari dei tuoi documenti.

Inoltre, hai la tranquillità che i tuoi documenti sono al sicuro e non possono essere manomessi. Quindi rendi le tue transazioni ufficiali e personali più facili e sicure aggiungendo firme digitali ai tuoi file di Microsoft Office.

Come firmare digitalmente un documento di Microsoft Word

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