5 suggerimenti per scrivere email lunghe che i destinatari possono leggere

L'invio di lunghe e-mail a clienti e colleghi è in genere disapprovato. Tuttavia, ci sono momenti in cui è sufficiente inviare un lungo aggiornamento o una panoramica.

In tal caso, vorrai fare un favore a te stesso e al destinatario andando dritto al punto e assicurandoti che non sia necessario scavare in lunghi paragrafi per ottenere informazioni.

In questo articolo, ti illustreremo a volte che puoi utilizzare per rendere le tue e-mail più lunghe più leggibili e più facili a cui rispondere.

1. Usa i punti elenco per riassumere

Una delle cose più importanti da ricordare quando si scrive un'e-mail lunga è che il destinatario probabilmente la scorrerà. In tal modo, potrebbero perdere informazioni o domande importanti perché c'era semplicemente troppo da leggere.

Quando scrivi un'email lunga, vuoi assicurarti di rendere facile per il destinatario dare un'occhiata ma trovare comunque i punti chiave da asporto, in altre parole, vuoi essere preciso nelle tue email. In questo modo, ottengono le informazioni di cui hanno bisogno e probabilmente otterrai una risposta più ponderata.

Ciascuno dei suggerimenti in questo articolo ti aiuterà a ottenere un'e-mail più scremata e mirata, in particolare utilizzando i punti elenco.

Scrivere informazioni sotto forma di punti non significa che non puoi essere conversazionale. Puoi trovarti in altre parti della tua email, come il saluto e la firma. Tuttavia, riassumere le informazioni in punti trasmetterà il messaggio in modo rapido ed efficace.

Invece di includere ogni dettaglio, identifica le informazioni chiave del tuo messaggio ed evita di essere prolisso. Il destinatario non ha bisogno di un play-by-play di ogni argomento, ha solo bisogno dei punti principali.

2. Usa il grassetto per i punti importanti

Usare tutte le maiuscole in un'e-mail non è professionale. Tuttavia, puoi dare al tuo lettore un cenno nella giusta direzione con alcuni sottili audaci. Ovviamente, non vuoi farlo per tutto, ma se c'è una determinata informazione che vuoi assicurarti che vedano come una data, un promemoria o un'azione, mettila in grassetto.

L'esempio usa solo il grassetto per i titoli e due frasi, che il mittente vuole che sia il lettore su cui intervenire: cercare ulteriori informazioni nel verbale della riunione e non dimenticare a incontro. Se sta sfogliando l'e-mail, è più probabile che queste catturino la sua attenzione e potrebbe leggere il resto per il contesto.

Dal momento che si tratta solo di un sottile cambiamento nel testo, è meno probabile che il destinatario si senta come se stessi urlando, poiché potrebbe farlo con tutte le maiuscole.

3. Suddividi l'e-mail in argomenti con le intestazioni

Aggiungere intestazioni alle tue e-mail può sembrare un po' come inviare un romanzo al tuo destinatario, ma non significa che ci debbano essere un sacco di informazioni sotto ciascuna di esse. In questo modo semplicemente li aiuta a superare l'e-mail più velocemente se ci sono determinate informazioni che stanno cercando o a cui devono fare riferimento in seguito.

Mettendo l'intestazione in grassetto e usando le interruzioni di riga tra ogni sezione, puoi mettere spazio tra ogni sezione, rendendo più facile la lettura, proprio come qualsiasi altro documento.

L'utilizzo delle intestazioni è utile se si desidera trattare più argomenti che non richiedono e-mail separate, ad esempio una panoramica giornaliera o un aggiornamento sullo stato di avanzamento.

4. Usa una formattazione diversa per le citazioni

Se hai bisogno di trasmettere le informazioni esattamente come le ha scritte qualcun altro, apporta sottili modifiche alla formattazione per separarle dalla tua narrativa. In questo modo non c'è confusione su dove finisce il tuo messaggio e inizia l'altro.

Le virgolette potrebbero fare il trucco, ovviamente, ma se hai già molto testo prima e dopo, potrebbe creare un lungo paragrafo che sia meno desiderabile da leggere e più impegnativo da cui estrarre informazioni a colpo d'occhio.

Un'altra cosa da tenere a mente quando si tratta di formattare il testo nelle e-mail, potresti voler evitare l'uso di più caratteri e colori in quanto ciò può rendere un'e-mail non professionale.

5. Salva le domande fino alla fine

Hai mai fatto più domande in un'e-mail e ottenuto risposte a forse la metà? Questo può accadere anche nel più breve dei messaggi di posta elettronica o messaggi.

Prova a salvare le tue domande fino alla fine e mantenerle brevi e al punto. Questo non solo aiuterà il lettore a vederli, ma non dimenticherà anche ciò che hai chiesto lungo il percorso perché non presenterai più informazioni in seguito.

Inoltre, potrebbero inviarti una risposta che risponde chiaramente alle domande nell'ordine in cui le hai poste.

Può sembrare sciocco, ma pensa a tutte le e-mail, i testi, i messaggi e i media digitali che ti vengono presentati quotidianamente. È facile distrarsi con il sovraccarico di posta elettronica o fai risaltare un'informazione sull'altra.

Suggerimento extra: sii specifico nella riga dell'oggetto

Questo suggerimento aggiuntivo funziona per tutte le email in generale. Essendo specifico nella riga dell'oggetto, stai aiutando il destinatario in molti modi: sapranno esattamente di cosa si tratta, possono dare la priorità e possono ritrovarlo in seguito se hanno bisogno di fare riferimento ad esso.

Ad esempio, puoi usare parole come seguito, domanda, promemoria, aggiornare, o rapporto per far loro sapere il tipo di email. Se si tratta di una riunione o di un progetto specifico, indicane il nome. Se si tratta di un'e-mail ricorrente, includi la data.

Invio di una mail con oggetto seguito da solo non lo fa sembrare molto cliccabile o importante, specialmente quando il tuo destinatario potrebbe avere alcune altre email con lo stesso titolo nella sua casella di posta.

Puoi anche far sapere alle persone nella riga dell'oggetto se il tuo messaggio è urgente, ma assicurati di riservarlo per questioni che lo sono effettivamente.

La comunicazione è fondamentale

Mentre alcuni potrebbero sconsigliare l'invio di e-mail lunghe, a volte è solo necessario. La cosa migliore che puoi fare per il tuo destinatario è attenersi al punto e assicurarsi che possano sfogliare. Non solo li aiuterà a trovare le informazioni di cui hanno bisogno inizialmente, ma li aiuterà anche a farvi riferimento di nuovo in seguito.

La prossima volta che devi inviare un'e-mail lunga, perché non provare uno o più di questi suggerimenti e vedere come va.

5 Suggerimenti e strumenti per la modifica automatica per migliorare la tua scrittura

Molti scrittori lottano con il processo di editing. Ma se vuoi creare contenuti di qualità, ha senso migliorare le tue capacità di editing. Ecco come.

Leggi Avanti

Circa l'autore