I 4 migliori consigli per ridurre il sovraccarico di posta elettronica

Per la maggior parte, dedicare ore della tua giornata lavorativa alla comunicazione non è l'uso più produttivo del tuo tempo. Idealmente, gli strumenti di comunicazione come l'e-mail dovrebbero consentirti di fare del tuo meglio, non il contrario.

Sfortunatamente, l'e-mail è diventata una forma di comunicazione onnicomprensiva che può facilmente risucchiare la tua giornata, rubandoti tempo e produttività.

In questo articolo, introdurremo alcune strategie e strumenti pratici per combattere il sovraccarico di posta elettronica.

Che cos'è il sovraccarico di posta elettronica e in che modo influisce sulla produttività?

Il sovraccarico di e-mail è l'incapacità di tenere il passo con il numero di e-mail che ricevi o invii. Si verifica quando hai più messaggi nella tua casella di posta di quanti ne puoi ragionevolmente gestire.

Quindi, quali sono i segni che stai lottando con il sovraccarico di posta elettronica?

• Ti senti come se fossi costantemente indietro con la tua e-mail e non riesci mai a recuperare il ritardo.
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• Sei stressato ogni volta che controlli la posta elettronica perché hai molti messaggi da gestire.
• Ricevi troppe e-mail di follow-up perché fai fatica a tenere il passo con i tuoi messaggi.
• Hai un forte bisogno di controllare costantemente la tua posta elettronica, anche quando sei impegnato con altre attività o anche quando stai cercando di rilassarti a casa.

Non sei solo se stai riscontrando alcuni di questi sintomi. Il sovraccarico di posta elettronica è un problema comune che molte persone devono affrontare, ma come siamo arrivati ​​qui? Ci sono molte ragioni per cui il sovraccarico di posta elettronica è diventato una tale preoccupazione, in particolare l'ampia adozione della posta elettronica come mezzo principale di comunicazione interna nel posto di lavoro.

Ciò è peggiorato con l'espansione della forza lavoro remota, poiché le interazioni di persona si sono trasformate in comunicazioni e-mail. Infine, ma non meno importante, la cultura del lavoro in tempo reale e sempre attiva significa che le persone dovrebbero essere sempre disponibili a rispondere alle e-mail, anche al di fuori dell'orario di lavoro.

Tutti questi fattori hanno portato a una situazione in cui le persone trascorrono sempre più tempo in e-mail, portando a diverse conseguenze negative, tra cui:

• Aumento dei livelli di stress
• Difficoltà a rimanere concentrati
• Difficoltà a rispettare le scadenze
• Aumento dei sentimenti di sopraffazione
• Diminuito produttività grazie al cambio di contesto.

Queste conseguenze non sono limitate agli individui, in quanto possono avere un effetto a catena sul team o sull'azienda. Quindi, come puoi combattere il sovraccarico della posta elettronica e riprendere il controllo del tuo tempo e della tua produttività?

I migliori consigli per affrontare il sovraccarico di posta elettronica

1. Attività e-mail in batch

Il batching delle attività è una tecnica di produttività efficace che comporta il raggruppamento di compiti simili e il loro completamento entro tempi prestabiliti. Puoi applicare questo approccio alla posta elettronica raggruppando tutte le attività relative alla posta elettronica in intervalli di tempo specifici.

Poiché leggere o rispondere alle e-mail non è necessariamente un'attività mentalmente impegnativa, puoi impostare il tempo fuori dalle tue ore produttive per farlo, ad esempio, al mattino presto o nel tardo pomeriggio, a seconda del tuo cronotipo. Questa strategia può aiutarti a evitare la tentazione di controllare costantemente la tua posta elettronica e di essere risucchiato in un vortice di posta elettronica.

Puoi usare app di time-batching piace Google Calendario per bloccare il tempo per le attività relative alla posta elettronica. Puoi anche personalizzare le notifiche e-mail in modo che arrivino solo durante le fasce orarie dell'attività e-mail.

2. Annulla l'iscrizione alle e-mail non necessarie

Tutte quelle fastidiose newsletter ed e-mail promozionali a cui ti sei iscritto anni fa ma che non hai mai letto possono essere una fonte significativa di sovraccarico di posta elettronica. L'annullamento dell'iscrizione a queste e-mail può rimpicciolire la tua casella di posta.

Esistono molti modi per annullare l'iscrizione alle e-mail, ma il più comune è trovare un collegamento "annulla iscrizione" nella parte inferiore dell'e-mail. Tuttavia, se ti sei iscritto a centinaia di e-mail, annullare l'iscrizione a una alla volta può essere un compito arduo. Se questo è il caso, ce ne sono molti strumenti che possono aiutarti a organizzare le tue email, Compreso Unroll.me, che ti consente di annullare in massa l'iscrizione alle e-mail con pochi clic.

Infine, puoi anche impostare un account e-mail separato per i messaggi promozionali per riordinare la tua casella di posta principale. In questo modo, limiti l'accesso al tuo indirizzo email principale/di lavoro solo ai messaggi importanti.

3. Imposta filtri e-mail

I filtri gestiscono efficacemente la tua e-mail ordinando automaticamente i tuoi messaggi in cartelle specifiche in base a determinati criteri. Ad esempio, puoi impostare un filtro per eliminare automaticamente le email da un determinato mittente prima che raggiungano la tua casella di posta.

I filtri possono aiutarti a gestire la tua posta in modo più efficace:

• Aiutarti a rimanere organizzato.
• Impedire alle email irrilevanti di ingombrare la tua casella di posta.
• Consentendoti di trovare rapidamente le email in base a criteri specifici.

Puoi impostare filtri nel tuo client di posta elettronica; per esempio, puoi sfruttarli filtri intelligenti di Gmail o usa un servizio di filtraggio e-mail come Sane Box.

Idealmente, l'e-mail non dovrebbe essere l'unico mezzo di comunicazione sul posto di lavoro. È possibile utilizzare l'e-mail per scopi specifici, ad esempio per aggiornare un cliente su un progetto o per fornire contenuti di lunga durata.

In molti casi è possibile utilizzare altri strumenti di comunicazione interna, come ad esempio:

• lento è un'app di messaggistica di lavoro che ti consente di comunicare con colleghi e team. Puoi usarlo per vari scopi, come condividere file, avere conversazioni di gruppo e creare canali per progetti specifici.
• Intrecciare è un strumento di comunicazione asincrona che consente ai colleghi di scambiare messaggi senza la pressione o l'aspettativa di una risposta immediata. È l'ideale per i team che vogliono superare le continue interruzioni delle notifiche e avere un maggiore controllo sul proprio tempo.
• Asana è uno strumento di gestione dei progetti che ti consente di tenere traccia dei progressi nelle attività, condividere file e comunicare con i membri del team. È uno strumento eccellente per il lavoro basato su progetti o per i team che hanno bisogno di collaborare alle attività.
• Arpione è una soluzione di posta elettronica all-in-one che può aiutarti superare il sovraccarico di posta elettronica e aumentare la produttività. Puoi utilizzare Spike per integrare tutti i tuoi account e-mail esistenti, organizzare la tua casella di posta, collaborare con i colleghi e altro ancora.

Riprendi il controllo sulla tua casella di posta elettronica per aumentare la tua produttività

Il sovraccarico della posta elettronica può essere un grave killer di produttività. Tuttavia, sfruttando le strategie e gli strumenti descritti in questo articolo, puoi ridurre il disordine la tua casella di posta e riprendere il controllo delle comunicazioni e-mail, aumentando la produttività nel processo.

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