Come creare una bacheca delle richieste di progetto in ClickUp

Delegare compiti o chiedere aiuto a volte può lasciare le persone a disagio. Che si tratti dell'ansia di chiedere nel modo sbagliato o di preoccuparsi di ciò che qualcun altro potrebbe pensare, è una sfida comune sul posto di lavoro.

Anche coloro che sono esperti nel distribuire incarichi potrebbero trarre vantaggio dal dedicare meno tempo alla comunicazione dei dettagli. Può essere estenuante tenere traccia di tutto ciò di cui hai discusso in e-mail, messaggi e riunioni, soprattutto quando perdi traccia di un allegato, un dettaglio o una domanda.

In questo articolo, ti spiegheremo come creare una bacheca di richiesta di progetto in ClickUp che renda la delega rapida e indolore.

Quali colonne includerai nella tua bacheca delle richieste di progetto?

Quando crei una bacheca di richiesta di progetto in ClickUp, l'obiettivo è risparmiare tempo. Ti consigliamo di chiarire a chi stai assegnando il progetto, quando vorresti che lo portassero a termine e il livello di priorità, nonché chi sta effettuando la richiesta. Puoi farlo rapidamente aggiungendo le colonne

assegnatario, scadenza, priorità, e creato da alla tua tavola.

Se ti stai chiedendo perché il creato da colonna è importante, lo è per due motivi. Aiuta i tuoi compagni di squadra a sapere a chi chiedere se incontrano una domanda. Inoltre, consente loro di sapere a chi stanno segnalando se hai più persone che assegnano progetti.

Non puoi cambiare chi appare nel creato da colonna, quindi se stai creando l'attività per conto di qualcun altro, puoi prenderne nota nella descrizione.

Inoltre, potresti notare il assegnatario la colonna contiene un nome per impostazione predefinita. Se desideri assegnare più di una persona a un'attività, puoi attivare più assegnatari. Per fare ciò, fai clic sull'icona del tuo profilo nell'angolo in basso a sinistra, vai a Impostazioni, Selezionare Fare clic su Appe attiva Più assegnatari in le opzioni.

Se vuoi coinvolgere qualcun altro nel progetto che non ci sta lavorando attivamente, puoi aggiungerlo come un osservatore o se vuoi che i tuoi compagni di squadra rivendichino le attività da soli, puoi semplicemente lasciare vuota la colonna.

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Oltre alle quattro colonne sopra menzionate, Clicca su offre molti altri che ti aiuteranno a comunicare le specifiche del progetto. Ad esempio, se le tue attività sono sensibili al fattore tempo, puoi utilizzare il data di creazione colonna per mostrare da quanto tempo è rimasto fermo. Potresti anche usare il stima del tempo colonna per informare i tuoi compagni di squadra su quanto tempo potrebbe richiedere il progetto.

Per capire quali colonne desideri utilizzare, prenditi del tempo per pensare al modo in cui il tuo team distribuisce già i compiti, scegli ciò che funziona e personalizza la tua bacheca in base alle tue esigenze.

Come impostare una bacheca delle richieste di progetto in ClickUp

Il primo passaggio per creare una bacheca delle richieste di progetto è creare un nuovo elenco nell'area di lavoro. Per fare ciò, passa il mouse sopra il nome del tuo spazio di lavoro nella barra laterale e fai clic sul pulsante Aggiungi. Assegna un nome alla tua lista di conseguenza.

Successivamente, inserisci le colonne che desideri utilizzare se non sono già presenti. Ne troverai un lungo elenco quando selezioni l'opzione di aggiunta nell'angolo in alto a destra dell'elenco. Tieni presente che meno è di più. Se aggiungi troppe informazioni alla tua bacheca, potresti finire per confondere i tuoi colleghi, specialmente quelli che non conoscono il software di gestione dei progetti.

Ti consigliamo anche di adottare un approccio minimo con gli stati. Per modificare i tuoi stati, passa il mouse sopra il Da fare o qualsiasi scheda di stato sulla tua bacheca, fai clic sui tre punti a destra e vai a Gestisci stati. Selezionare costume e crea quelli che vorresti usare per comunicare con il tuo team.

L'esempio usa da fare, in corso, e completare, ma puoi diventare più creativo se lo desideri. Se stai utilizzando la bacheca per rivendicare progetti, potresti voler utilizzare aprire invece di fare e avere un assegnato statusper far sapere a te stesso e agli altri che qualcun altro è coinvolto, anche se non hanno ancora iniziato a lavorare.

Potresti anche usare opzioni come incollato per comunicare un compagno di squadra ha bisogno di aiuto, o in attesa per condividere rapidamente che un progetto non è né in corso né completo.

Come lavorare all'interno di una bacheca di richiesta di progetto

L'idea alla base della scheda di richiesta del progetto è limitare la comunicazione durante la delega delle attività. Non che non condividerai dettagli o risponderai alle domande, ma lo farai tutto in un unico posto, così tu e il tuo team saprete dove trovare le informazioni.

I dettagli nelle colonne forniscono all'assegnatario una rapida panoramica delle aspettative del progetto. Inoltre, puoi inserire note dettagliate all'interno dell'attività facendo clic sul suo nome.

Qui troverai un luogo in cui puoi descrivere l'attività al tuo compagno di squadra, allegare file e comunicare avanti e indietro nei commenti.

Puoi anche aggiungere un osservatore al progetto facendo clic sul simbolo dell'occhio nell'angolo in alto a destra. Fare questo è molto simile a CC'ing qualcuno in un'e-mail.

Una volta che il tuo compagno di squadra inizia a lavorare sull'attività, cambia lo stato in in corso per mostrare che è in corso e completare quando finiscono. ClickUp nasconde automaticamente le attività completate, ma puoi visualizzarle in qualsiasi momento facendo clic spettacolo chiuso nell'angolo in alto a destra.

Tieni presente che chiunque può assegnare progetti in ClickUp, quindi la tua bacheca delle richieste di progetto funzionerà in entrambi i modi. In questo modo, se hai un collega che ha bisogno del tuo aiuto per qualcosa, può anche creare un'attività per te.

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Se lavori con un team numeroso e trovi che la tua bacheca delle richieste di progetto è troppo occupata, potresti voler crearne di separate per ogni dipartimento. Puoi anche creare bacheche di richiesta di progetto per singole persone se la tua azienda ha molte attività o se qualcuno ha bisogno di un po' di attenzione individuale.

Inoltre, se scopri di avere delle persone visive nella tua squadra, potresti volerlo aggiungi una vista bacheca che utilizza un sistema di carte al posto di un elenco.

Concentrati con una bacheca di richiesta di progetto

La creazione di una scheda di richiesta di progetto è un progetto rapido che possono essere affrontati sia dai principianti che dagli utenti esperti di ClickUp. L'utilizzo di uno non solo aiuterà a limitare il salto tra e-mail e messaggi durante la delega delle attività, ma può anche ridurre la quantità di tempo che trascorri nelle riunioni, programmate o meno.

Assicurati solo di spiegare al tuo team come funziona e fagli sapere che anche loro possono richiedere aiuto a te o l'un l'altro quando ne hanno bisogno.

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