Come evitare l'uso eccessivo di strumenti di comunicazione e collaborazione

Gli strumenti di collaborazione e comunicazione sono vitali per il successo di qualsiasi progetto, in particolare per i team remoti. Aiutano ad aumentare la produttività e le connessioni tra i dipendenti consentendo loro di accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Tuttavia, troppe opzioni possono diventare stressanti, soprattutto quando devi iniziare ogni giornata lavorativa a destreggiarti tra vari strumenti per rimanere aggiornato. Questo articolo esplorerà alcuni suggerimenti e strumenti per aiutarti a utilizzare gli strumenti di collaborazione in modo più efficace.

Sovraccaricare la tua squadra di collaborazione gli strumenti non sono la soluzione per una migliore produttività; al contrario, può portare a:

• Minore produttività perché il tuo team dedica più tempo alla ricerca di informazioni su più piattaforme che allo svolgimento delle attività.
• Progetti in ritardo perché la comunicazione cade tra le crepe.
• Collaborazione ridotta perché alcune persone potrebbero avere difficoltà a familiarizzare con più piattaforme di collaborazione.
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• Difficile accesso alle informazioni quando ne hai bisogno.
• Può portare a destreggiarsi tra numerose app di collaborazione cambio di contesto e minore efficacia.
• Spesa dispendiosa poiché molte di queste soluzioni software hanno funzionalità sovrapposte e richiedono una quota di abbonamento.

Quindi, se gli strumenti di collaborazione sono fondamentali per il lavoro di squadra, come puoi evitare questi problemi?

1. Dai la priorità alle esigenze del tuo team e della tua azienda

È importante iniziare rendendosi conto che una collaborazione efficace non riguarda la tecnologia, ma riguarda le persone e il modo in cui interagiscono per raggiungere obiettivi comuni. Gli strumenti di collaborazione e comunicazione entrano per abilitare e facilitare questo.

Pertanto, dovresti iniziare valutando le esigenze della tua azienda e che tipo di cultura vuoi costruire per il tuo team. Inoltre, ottieni una visione chiara del tipo di attività che il tuo team svolge quotidianamente e dei modi migliori per interagire tra loro.

Ad esempio, se vuoi promuovere la fiducia e la libertà di lavorare in orari flessibili, scegli soluzioni digitali che consentono la comunicazione asincrona e collaborazione, come Intrecciare e Yac, potrebbe funzionare meglio. Questi strumenti consentono alle persone di rimanere concentrate durante la loro sequenza temporale più produttiva.

D'altra parte, se il tuo team è principalmente in movimento e apprezzi la comunicazione in tempo reale, strumenti che facilitano la comunicazione sincrona e offrono accesso sia desktop che mobile, come lento, potrebbe essere la tua migliore opzione.

Una volta che hai un'idea chiara delle tue esigenze e del tipo di cultura che vuoi promuovere, è più facile restringere il numero di opzioni in linea con il tuo approccio lavorativo. Scegliere uno strumento solo perché è popolare può cambiare inavvertitamente la cultura e il sistema operativo della tua azienda, portando a risultati improduttivi.

2. Sfrutta le suite dell'area di lavoro

Dopo aver valutato le esigenze della tua azienda e nel tentativo di ridurre il numero di strumenti di collaborazione che stai utilizzando, tu potrebbe iniziare guardando piattaforme all-in-one o versatili che offrono una gamma di funzionalità necessarie per far funzionare il tuo Attività commerciale.

Queste soluzioni sono specificamente progettate per riunire tutto combinando caratteristiche essenziali e funzionalità da più app in un'unica piattaforma, eliminando il fastidio di aprire più programmi a cui accedere informazione.

In questo modo, aiutano a risparmiare tempo e denaro, rendendo più facile per tutti portare a termine le cose senza perdere alcun aggiornamento. Sono ideali per le piccole e medie imprese che non necessitano necessariamente delle ultime novità, ma piuttosto di una soluzione semplice e diretta che le aiuta a funzionare senza intoppi.

Questi strumenti ti consentono di scambiare messaggi, chiamare, prendere appunti, assegnare compiti e persino pianificare progetti, il tutto da un'unica posizione. Alcuni esempi del migliori suite per spazi di lavoro che forniscono più funzionalità per semplificare il flusso di lavoro includono Arpione o Stessa pagina. Puoi utilizzare uno di questi strumenti per riunire tutte le tue attività.

Supponiamo che la tua organizzazione sia specializzata in una specifica linea di lavoro e che la tua piattaforma multiuso sembri essere un "tuttofare, maestro di nessuno." In tal caso, dovresti considerare di trovare le soluzioni più adatte per le singole funzioni che possono essere facilmente integrate con ciascuna Altro.

Se la gestione del progetto è il tuo obiettivo principale, potresti voler esaminare strumenti con funzionalità come la creazione di attività e assegnazione, solide funzionalità di ricerca, visualizzazioni multiple del dashboard, report sullo stato del progetto e progetto modelli.

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Tuttavia, dovresti anche considerare soluzioni di gestione dei progetti che offrono opportunità di integrazione con altri strumenti, ad esempio Alveare, lunedì.com, o Scrivere. In questo modo, puoi utilizzare un paio di strumenti adatti a scopi specifici e collegarli per ottenere risultati ancora migliori.

Inoltre, questi strumenti sono di facile utilizzo, rendendo più facile per tutti impararli e utilizzarli in modo efficace.

4. Crea un repository di conoscenze centralizzato

Come accennato in precedenza, uno dei principali svantaggi dell'utilizzo di troppi strumenti di collaborazione è che i dipendenti perdono tempo prezioso saltare da una piattaforma all'altra per accedere alle informazioni o infastidire altri colleghi con domande a cui sono state date diverse risposte volte.

Per evitare ciò, puoi archiviare tutte le informazioni essenziali in una knowledge base centralizzata a cui è facile accedere da qualsiasi luogo. Puoi usare un wiki aziendale interna strumento come Tetra per conservare qualsiasi cosa, dalle politiche aziendali e dai tutorial pratici alle informazioni specifiche sul prodotto. Chiunque sia autorizzato può aggiungere e modificare file, creando una piattaforma di collaborazione intuitiva che aiuta i dipendenti a condividere le informazioni tra loro.

L'idea è che ogni membro del team possa accedere direttamente a questa knowledge base per trovare informazioni e ottenere risposte a qualsiasi domanda o problema che potrebbe avere.

Inizia subito il tuo viaggio verso una comunicazione e una collaborazione efficaci

Se attualmente hai a che fare con troppo disordine quando si tratta di strumenti di comunicazione e collaborazione, prendi in considerazione l'implementazione delle soluzioni di cui sopra.

Utilizzando le migliori soluzioni e strategie digitali di collaborazione possibili per la tua azienda, stai prendendo un grande passo avanti per diventare più produttivi, risparmiare denaro a lungo termine e migliorare le prestazioni complessive.

Man mano che cresci e la tua attività diventa più esigente, puoi sempre rivedere i tuoi processi per soddisfare le tue mutevoli esigenze.

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