I migliori usi per la casella di ricerca di Microsoft 365

La casella di ricerca di Microsoft è più potente di quanto pensi. Puoi usarlo per individuare rapidamente informazioni, file e suggerimenti specifici del contesto nell'applicazione Microsoft 365 in cui stai già lavorando.

Esistono diverse funzionalità della casella di ricerca condivise tra le app di Microsoft 365. Altre caratteristiche sono più esclusive delle singole applicazioni. Comprendere le funzionalità principali non può che accelerare il flusso di lavoro, come discuteremo oggi.

Che cos'è la casella di ricerca di Microsoft?

Grazie a Internet, la quantità di informazioni a portata di mano è illimitata. Tutto quello che devi fare è trovare quello che vuoi. È questo principio che rende la casella di ricerca di Microsoft così utile.

La casella di ricerca ti porta alle informazioni, al file, alla foto o alla persona che desideri più velocemente e con meno passaggi tra app e cartelle.

La casella di ricerca è disponibile nelle app di Microsoft 365. Trovi la casella sopra il nastro, con la parola

Ricerca invitandoti a entrare. Alcuni utenti potrebbero vedere solo a lente d'ingrandimento che si espande nella casella quando si fa clic, a seconda delle impostazioni. A seconda della versione di Microsoft 365 in uso, è possibile che venga chiamata la casella di ricerca Dimmi e avere un lampadina al posto della lente d'ingrandimento.

Fai clic nella casella di ricerca e le ricerche e i suggerimenti recenti verranno visualizzati in un menu a discesa. Digita una singola lettera e i suggerimenti si ripopoleranno di conseguenza.

Il modo migliore per utilizzare la casella di ricerca è digitare una singola parola o frase. Ad esempio, tabella pivot in Excel o Visualizza in Word. Questo popolerà risultati più rilevanti.

Se non vedi quello che stai cercando, clicca su Più risultati di ricerca. È probabile che tu veda quello che vuoi lì.

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Perché utilizzare la casella di ricerca di Microsoft?

Scrollarsi di dosso questa capacità? Con solo un paio di tocchi, puoi fare clic sulla cartella pertinente e aprire il file desiderato. Allo stesso modo, un paio di tocchi possono aprire le informazioni di cui hai bisogno da un motore di ricerca basato su browser.

Forse è vero.

Ma quand'è stata l'ultima volta che hai considerato quanto tempo ci vuole per ottenere un file o un'informazione? Quanti secondi o quanti clic? Quanto tempo ci vuole per cercare file o informazioni lavoro concentrato in un ambiente di lavoro già distratto?

Probabilmente è più tempo di quanto pensassi inizialmente, soprattutto quando puoi utilizzare un'alternativa molto accessibile: saltare nella casella di ricerca, toccare una parola o due e trovare ciò di cui hai bisogno.

Il motore di ricerca su Microsoft 365 fa parte di una tendenza più ampia verso i computer che fanno un uso migliore di ciò che sanno di te. Le funzionalità di ricerca in Microsoft 365 e Google Workspace sono ora così potenti che più di un livello basso di cartelle in cui archiviare i file può sembrare antiquato.

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Funzionalità della casella di ricerca Microsoft

La casella di ricerca ha diverse funzionalità di base che funzionano in modo coerente tra le app di Microsoft 365.

1. Posizione. Troverai la casella di ricerca nella parte superiore dell'applicazione, sopra il nastro, anche se può essere ridotto a icona sotto forma di lente d'ingrandimento, a seconda delle impostazioni. La scorciatoia da tastiera di Windows è Alt+Q.
2. Parole o frasi. Puoi inserire una singola parola o una frase nella casella di ricerca e ottenere una serie di risultati specifici del contesto. Ad esempio, quando si è in Outlook, la casella farà emergere le e-mail prima dei documenti di Word.
3. Memoria. La casella di ricerca imparerà i tuoi comportamenti e ti mostrerà le informazioni in modo più intelligente. Le tue ricerche più recenti vengono salvate, quindi puoi accedervi nuovamente rapidamente.
4. Suggerimenti. Se devi cercare come eseguire un'attività specifica in un'app, digita semplicemente una parola associata all'attività nella casella. Troverai un documento di aiuto o un video per aiutarti.
5. Ricerca sul web. Se vuoi fare più ricerche su un argomento, inseriscilo nella casella di ricerca e le informazioni di base verranno popolate all'interno dell'app, insieme ai risultati di ricerca di Bing che si apriranno in un browser quando cliccati.
6. Definizioni. Hai bisogno di afferrare rapidamente la definizione di una parola? Basta digitarlo e otterrai una risposta.
7. Accedi ai file. Digita il nome di un file e il tuo dispositivo lo troverà. Puoi inserire il file ovunque tu stia attualmente lavorando o selezionare le informazioni da esso in cui copiare.
8. Condivisione. Tipo Condivisione nella casella di ricerca e potrai condividere un link al tuo file attuale con i collaboratori.
9. Azioni suggerite. Queste scorciatoie specifiche del contesto consentono di eseguire più rapidamente le azioni consigliate. Vengono visualizzati quando si fa clic nella casella di ricerca.
10. Accedi rapidamente alle impostazioni. Basta digitare una lettera nella casella di ricerca e puoi raggiungere rapidamente un'impostazione o uno strumento per cui potresti altrimenti dedicare qualche secondo di troppo alla ricerca. Ad esempio, vuoi raggiungere le impostazioni dei paragrafi in Word, ma non ricordi esattamente dove si trovano? Metti P e Impostazioni paragrafo apparirà.

Funzionalità della casella di ricerca Microsoft per app

La casella di ricerca ha alcune caratteristiche uniche in ciascuna delle app di Microsoft 365. Di seguito sono riportati alcuni esempi per aiutarti a iniziare.

Veduta

• BCC. Vuoi aggiungere rapidamente un BCC a un'e-mail? Se non hai abilitato questa funzionalità per essere sempre attiva, digita BCC nella casella di ricerca. All'e-mail verrà aggiunta una riga per BCC.
• Passi veloci. Hai impostato Quick Steps per gestire al meglio la tua Posta in arrivo? Digita la lettera Q nella casella di ricerca e verranno visualizzate le opzioni Quick Step.
• Inserisci un sondaggio. Hai bisogno di sondare rapidamente un gruppo di colleghi? Apri una nuova email, digita Vota nella casella di ricerca, usa il pulsante di votazione e scegli lo stile di sondaggio preferito.

Parola

• Riutilizza i contenuti. La possibilità di riutilizzare il contenuto di un file specifico si distingue davvero in Word. Mentre lavori in un documento, potresti voler inserire un po' di testo da un altro. Utilizzare la casella di ricerca per trovare il file e aprirlo nel riquadro di ricerca. Fare clic sui tre punti a destra del file, prima di premere Riutilizza i contenuti. Quindi, copia e incolla il testo che ti serve nel documento corrente.
• Visualizzazioni. È possibile modificare rapidamente le visualizzazioni. Digita "Visualizza" nella casella di ricerca e vedrai le opzioni per Vista a griglia, Pagina intera, Visualizza le linee della griglia, Visualizza le linee della griglia della tabella, e Visualizza struttura.

Eccellere

• Blocca riquadri. Digita F nella casella di ricerca > Blocca riquadri. Manterrai visibili le righe e le colonne attualmente selezionate mentre il resto del foglio scorre.
• Parlare. Digita Parla e ottieni le opzioni per Pronunciare le celle per righe o colonne.

Presa della corrente

• Allenatore relatore. Digita "Coach" e vedrai un'azione per saltare in una sessione con Speaker Coach, che può migliorare le tue capacità di presentazione.
• Presentazione principale. Digita S nella casella di ricerca > Presentazione principale e sei pronto per iniziare a modificare le diapositive master, una funzionalità notoriamente difficile da trovare per gli utenti irregolari di PowerPoint.

Usa la casella di ricerca di Microsoft per lavorare più velocemente

Risparmia tempo e smetti di scorrere la barra multifunzione per l'impostazione corretta o di cercare file specifici nelle cartelle. Rimani invece nell'applicazione Microsoft 365 in cui stai lavorando e digita un paio di parole nella casella di ricerca di Microsoft per risultati specifici del contesto. Troverai quello che cerchi molto più velocemente.

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