5 strumenti che puoi utilizzare quando sei in ritardo sul lavoro

Sei sopraffatto dal numero di attività che devi completare in poco tempo?

Se sì, allora è probabile che tu sia bloccato in una posizione in cui tutto è importante e tutto deve essere fatto ora. E potresti aver iniziato a pensare che vivere di caffè, stare sveglio tutta la notte e finire il lavoro sia l'unica opzione rimasta.

Fortunatamente, non è così. Qui elencheremo le prime cinque cose che devi fare quando sei in ritardo sul lavoro; e sopraffarti non è uno di questi. Quindi, iniziamo.

1. Comunicare apertamente e ricevere aiuto da Magia

La prima cosa che devi fare è comunicare apertamente con il tuo capo e colleghi. Se il tuo capo continua ad assegnarti nuovi compiti, allora è il momento di incontrarlo e discutere del problema che stai attualmente affrontando.

Tuttavia, invece di dire loro subito che hai molto da fare e non puoi più lavorare, discuti con loro dei progetti a cui stai attualmente lavorando. Chiedi loro di aiutarti a dare la priorità alle attività su cui vogliono che tu lavori per prime.

Sapendo questo, il tuo capo capirà la situazione. È probabile che assegneranno i nuovi compiti a qualcun altro. E se sei fortunato, potrebbero anche estendere le scadenze per quelle su cui stai attualmente lavorando. Oltre a ciò, dovresti parlare con i tuoi colleghi del tuo carico di lavoro e loro sarebbero in grado di elaborare un piano d'azione per finire il lavoro in tempo.

Infine, chiedi aiuto. La piattaforma online, Magic, ti aiuta a trovare un assistente virtuale, che dovrai pagare al minuto. Puoi delegare tutte le cose che devi fare a questo assistente, ma non richiede la tua esperienza. Ad esempio, prenotare appuntamenti, cercare qualcosa o persino ordinare cibo e caffè.

A parte questo, puoi assumere assistenti a prezzi molto economici da siti come Upwork o Fiverr per compiti più complessi. Possono aiutarti a completare alcune delle attività secondarie del progetto che puoi facilmente delegare, ad esempio la modifica o la correzione di bozze di un contenuto.

2. Assegna priorità alle attività con Trello

Quando hai poco tempo e tutto sembra urgente, la priorità è la chiave.

Così, dare priorità ai compiti in base alle scadenze e al tempo necessario per completarle. Ad esempio, se hai ancora quattro giorni per inviare un compito, il completamento del compito richiederebbe 4-5 ore e una scadenza di una settimana per un altro progetto che potrebbe richiedere 18-20 ore per finire, dare la priorità a ex. Puoi anche dividere l'attività più lunga in più attività secondarie per semplificarti.

Una volta che hai finito di stabilire le priorità, usa Trello per inserire quelle attività secondarie e attività nella tua lista di cose da fare con una data di scadenza che hai impostato per ciascuna di esse.

La piattaforma è gratuita per l'uso individuale e ti consente di creare più schede e schede ed elencare le tue attività sotto di esse. Ad esempio, se devi inviare un progetto X entro questa settimana e un progetto Y entro la prossima, considera la possibilità di creare due carte la scheda Kanban di Trello ed elenca tutte le attività secondarie che devi completare con le date di scadenza prima dell'invio finale Data.

Puoi anche aggiungere altri membri del team all'elenco. Menzionali, assegna compiti e discuti le cose nella sezione commenti, se necessario. Se tu assumere un assistente virtuale, puoi assegnare loro le attività direttamente da Trello e sapere se le cose stanno funzionando in tempo.

3. Ripristina il tuo cervello con la meditazione guidata

Quando sei in ritardo sul lavoro, stare sveglio fino a tardi la notte, sorseggiare un caffè dopo l'altro e lavorare finché i tuoi occhi non riescono a tenere il passo può incuriosirti. Ma ripensaci; il nostro cervello e il nostro corpo hanno bisogno di fare rifornimento. Prendendo un dormire tutta la notte ti aiuterà a rinfrescarti e a lavorare alla massima velocità. D'altra parte, non farlo può comportare prestazioni mediocri.

Tuttavia, quando sei in ritardo sul lavoro, lo stress e il non riuscire a dormire sembrano giustificabili. Ma puoi aggiustarlo. Tutto quello che devi fare è raggiungere l'ufficio due ore prima il giorno successivo per completare l'attività in sospeso. Inoltre, riserva qualche ora nei fine settimana per completare il lavoro.

Con questo in mente, dormire senza alcuna ansia è possibile. Per renderlo più semplice, esegui la meditazione guidata. Scarica l'app Calm o salva il video di YouTube qui sotto e riproducilo quando sei a letto.

Scaricamento: Calma per Androide | iOS (Acquisto gratuito in-app disponibile)

4. Procrastinare in modo produttivo con Concentrami

Quando sei sopraffatto, procrastinisci. È la via di fuga più facile da tutti i problemi del mondo. Ma ha un prezzo più alto da pagare. Ma cosa succederebbe se potessi procrastinare ed essere ancora in grado di cancellare le cose dalla tua lista di cose da fare?

Basta decodificare come funziona la procrastinazione. Inizia bloccando le cose non necessarie che potrebbero tentarti mentre procrastina e lavora sulle attività secondarie più piccole che devi svolgere. La piattaforma FocusMe può aiutarti a bloccare le cose non necessarie dal tuo desktop o Mac e Trello può aiutarti a elencare gli elementi da fare per la procrastinazione produttiva.

In questo modo, sarai produttivo e farai le cose, anche mentre procrastinerai. La motivazione viene dall'azione e non è mai il contrario. In questo modo, quando inizierai a sentirti un po' strano lavorando sui compiti a bassa priorità, sentirai il desiderio di tornare a quelli più importanti.

5. Fai delle pause produttive

Oltre a lavorare ore extra e procrastinare, fare pause produttive è altrettanto importante. Puoi considerare di fare una pausa ogni 90 minuti di lavoro o dopo aver terminato completamente un'attività.

Durante queste pause, considera di mangiare qualcosa di sano, di fare qualcosa che ti rilassi, come ascoltare musica o fare una passeggiata.

Tuttavia, devi evitare di sprecare quelle pause controllando le tue e-mail o i social media. Per farlo funzionare, considera di dedicare 20-30 minuti a rispondere a tutte le conversazioni necessarie prima di iniziare il tuo lavoro. Quindi, disattiva le notifiche.

Inoltre, devi assicurarti di tenere traccia del tempo mentre sei in pausa. Quindi, imposta un timer sulla normale app Orologio del tuo telefono e torna alla tua scrivania non appena il tuo tempo libero è finito.

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Non stressarti per rimanere indietro sul lavoro

Ormai devi aver capito che è possibile portare a termine il tuo lavoro senza farti travolgere. Tutto quello che devi fare è comunicare apertamente, dare priorità ai tuoi compiti, assicurarti di dormire e fare pause adeguate e sfruttare la procrastinazione.

Questi possono sembrare piccoli suggerimenti, ma possono fare miracoli se li segui correttamente.

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