Come utilizzare la visualizzazione bacheca nel calendario di Microsoft 365

A volte tutti faticano a trovare informazioni, anche all'interno dei propri file system e app. Il calendario in Microsoft 365 per il Web include uno strumento spesso trascurato che può aiutare.

Board View ti consente di gestire la tua pianificazione e le tue attività in un unico posto, mentre sei anche in grado di accedere rapidamente a file, note e ricordare gli obiettivi correlati. Esegue molte delle stesse attività relative alla gestione dei progetti di Trello e OmniFocus. Ma per le persone che usano Microsoft 365, può fungere da potenza organizzativa.

Come utilizzare la visualizzazione bacheca in Microsoft 365

Board View è disponibile in Microsoft 365 sul Web. Apri il calendario di Outlook e fai clic su qualsiasi cosa Visualizza tu stai usando (giorno, settimana, mese). Nella parte inferiore del menu a discesa, vedrai Asse.

Clicca su Predefinito per visualizzare il tuo calendario principale e tutte le tue attività. In alternativa, puoi fare clic Nuovo Consiglio creare una tavola incentrata su un progetto specifico.

Board View apre una tela su cui puoi fare clic per spostarti. Puoi ingrandire con CTRL + ] e fuori, CTRL + [. Utilmente, Board View ha molte scorciatoie da tastiera per navigare rapidamente.

Probabilmente vedrai un paio di widget precaricati quando viene caricata la tela. Puoi ridimensionarli e spostarli sulla tela. Per aggiungere altri widget, fare clic su Aggiungi alla scheda in alto a sinistra. Vedrai i seguenti widget nel menu a discesa:

• Calendario
• Nota
• Elenco delle attività
• Collezione
• Obbiettivo
• File
• Collegamento
• Tempo metereologico
• Orologio
• Persona
• Posizione

Fare clic su uno di questi widget per aggiungerli alla tela. Per rimuovere un widget, fare clic su tre punti in alto e selezionare Rimuovere dalla scheda.

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Ciascuno dei widget Board View ha i propri usi per la gestione dei progetti.

1. Calendario

Il widget del calendario potrebbe sembrare autoesplicativo. Puoi cambiare le visualizzazioni per vedere il tuo agenda generale, settimana lavorativa, settimana o mese. Uno sguardo più approfondito rivela ulteriori possibilità di personalizzazione degne di nota.

Non c'è solo la possibilità di creare un calendario per un progetto specifico. Puoi iscriverti a un calendario esterno a Microsoft 365 tramite un collegamento o caricare un calendario da un file .ics.

In un cenno alla natura geograficamente dispersa del lavoro moderno, è possibile aggiungere festività internazionali da paesi di tutto il mondo. Una caratteristica di pianificazione particolarmente utile, questo significa che i lavoratori con sede negli Stati Uniti non devono più essere sorpresi di scoprire che i loro colleghi europei sono di nuovo fuori ufficio per l'ennesima vacanza!

Puoi anche aggiungere calendari per i programmi TV e gli sport che segui, utile per decidere cosa potrebbe valere la pena guardare.

2. Nota

Le note create in Board View verranno visualizzate anche nel feed di OneNote. Puoi eseguire la formattazione di base del testo in ogni nota e inserire un'immagine. È anche possibile rendere la tua tavola un po' più vivace cambiando il colore di ogni nota.

Puoi anche assegnare una data di scadenza alle note. Contrassegnalo come completo o rimuovi la data di scadenza, tutto all'interno di Board View.

3. Elenco delle attività

Il widget Elenco attività ha lo scopo di fungere da hub, mostrando le attività salvate nell'app To Do di Microsoft e note con date di scadenza. L'elenco delle attività si sincronizza con le attività, in modo da poter visualizzare le attività da una determinata bacheca all'interno dell'app. Ad ogni scheda viene assegnata la propria lista.

Le attività che crei in un elenco Vista bacheca all'interno di Cose da fare si sincronizzeranno con quell'Elenco attività, uno dei pochi elementi ottimizzati per dispositivi mobili di questo strumento, come verrà discusso di seguito.

4. Collezione

È possibile creare una raccolta per raggruppare i widget correlati. Questo potrebbe essere particolarmente utile se stai lavorando a un progetto con più passaggi o un lungo lasso di tempo.

Dopo aver posizionato una raccolta sulla tela, puoi trascinare altri widget al suo interno. La raccolta si espande man mano che aggiungi i widget. Puoi nominare ogni collezione che crei.

5. Obbiettivo

Questa funzione ha lo scopo di mantenerti concentrato. Puoi aggiungere obiettivi all'area di lavoro di Board View o a singole raccolte.

Assegna una data di scadenza e apparirà un conto alla rovescia con il numero di giorni rimanenti. L'obiettivo verrà automaticamente aggiunto al tuo calendario. Puoi anche cambiare il colore di sfondo di ogni obiettivo.

6. File

Vuoi saltare in un file specifico? Puoi aggiungerlo come miniatura e collegarlo direttamente alla tela o a una raccolta.

Questo è un risparmio di tempo reale poiché batte facendo clic in OneDrive o persino cercando un file per nome. Se stai collaborando con colleghi o familiari, puoi assicurarti che abbiano accesso al file corretto posizionandolo direttamente sulla tela.

Qui puoi inserire un link sulla tela. Il titolo della pagina e un'immagine vengono inseriti nella lavagna. Ancora una volta, l'utilità qui è mettere le informazioni rilevanti per il tuo progetto in un unico posto, rendendo piacevole la funzione di collegamento.

8. Meteo e orologio

Questi due sono fantastici quando lavori con un team disperso a livello internazionale. È possibile aggiungere il tempo corrente e l'ora locale in un'altra posizione.

Funzionalità come queste possono al meglio darti un contesto su un'altra persona e almeno assicurarti di non chiamarla nel cuore della notte.

9. Persona

Vuoi contattare quella persona rapidamente? Puoi aggiungere le loro informazioni di contatto direttamente nella tela, rendendoli solo a un paio di clic di distanza. La funzione è particolarmente utile se i tuoi progetti prevedono un supporto esterno non presente nella directory aziendale.

10. Posizione

La funzione di localizzazione è utile anche per comprendere le situazioni di altre persone, poiché ti consente di salvare gli indirizzi direttamente nell'area di disegno. In seguito puoi copiare l'indirizzo o aprire le indicazioni stradali per raggiungere la posizione utilizzando le mappe di Bing.

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La visualizzazione della scheda è carente sui dispositivi mobili

Board View ha molte potenti funzionalità di gestione dei progetti. Tuttavia, una delle principali insidie ​​è la mancanza di integrazione mobile, anche se lo strumento ha lo scopo di dare uno sguardo a 360 gradi su ciò che devi fare.

Puoi vedere le attività di Visualizzazione bacheca in Cose da fare, gli obiettivi nel Calendario e le note in OneNote. Tuttavia, non avere un'opzione mobile per Board View lo fa sembrare uno strumento ancora in fase di sviluppo.

Non avere una forte capacità mobile per uno strumento che includa funzionalità di localizzazione accresce tale impressione e solleva alcune domande sull'impegno di Microsoft nel mantenere Board View. Fortunatamente, Microsoft non è così veloce nell'uccidere gli strumenti, a differenza del suo concorrente Google, noto per aver avviato progetti e poi eliminati.

La vista della bacheca riunisce tutto

Board View offre una panoramica immersiva dei tuoi progetti in un unico posto. Sebbene la mancanza di un'app mobile dedicata sia frustrante, se usi Microsoft 365 sul Web è uno strumento ricco di funzionalità per gestire ciò che ti serve per fare.

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