6 suggerimenti per la gestione del tempo per organizzare il tuo carico di lavoro

I lavori, dove ottieni autonomia su quello che fai, sono ottimi se non ti piace sentirti dire cosa fare e offrono molte soddisfazioni. Tuttavia, con la libertà arriva la necessità di organizzare e gestire il proprio lavoro.

Ciò richiede tempo e capacità di gestione delle attività e non è qualcosa che viene necessariamente naturale. Diamo un'occhiata ad alcuni modi affidabili in cui puoi consolidare le tue capacità in quest'area e iniziare a prendere in carico il tuo carico di lavoro in modo efficace.

1. Prendi l'abitudine di usare un calendario

Affidarsi esclusivamente alla tua memoria per tenere traccia del tuo programma è soggetto a enormi quantità di errori umani. Il modo più semplice per padroneggiare una buona gestione del tempo è utilizzare un calendario per tutto e farlo regolarmente.

Esistono molte applicazioni di calendario digitale che puoi utilizzare, ad esempio Veduta e Google Calendario. Inoltre, puoi optare per Tsettimana, se preferisci un pianificatore basato su attività.

Imparentato: Come classificare a colori il tuo calendario di Outlook

L'obiettivo è inserire tutto nel tuo calendario, inclusi incontri, lavori ed eventi e praticamente tutto ciò che sai di dover fare. Se c'è qualcosa che sai che potresti dimenticare, inseriscilo. È buona norma riempire il calendario il più in anticipo possibile, quindi ritagliati un po' di tempo all'inizio della settimana per farlo.

2. Organizza le tue email in cartelle

Tenere tutte le tue e-mail nella Posta in arrivo può creare caos, soprattutto se devi trovare un'e-mail in arrivo importante in un secondo momento. Per rimediare a questo, dovresti organizzare le tue e-mail in cartelle pertinenti.

Le cartelle che crei dovrebbero essere specifiche per il tuo lavoro e ruolo e fare in modo che tu possa trovare rapidamente le informazioni. Ciò potrebbe includere cartelle per progetti, annunci e aggiornamenti aziendali, membri del team, e-mail a cui devi dare seguito e così via.

È meglio evitare di eliminare le email relative al lavoro, perché anche se qualcosa non sembra pertinente ora, non significa che non lo sarà in futuro.

Potresti non vedere immediatamente il vantaggio di organizzare le comunicazioni in questo modo, ma a lungo termine ti aiuterà a mantenere il controllo del tuo carico di lavoro.

3. Organizza il tuo file drive

Non c'è niente di più dannoso per la tua produttività di un'unità file con centinaia di file sciolti. In questo modo è difficile e opprimente trovare ciò di cui hai bisogno, con conseguente procrastinazione ed evitamento.

Proprio come con le tue e-mail, è importante organizzare i file in cartelle in modo da poter rimanere sempre aggiornato sul tuo lavoro. In sostanza, non dovresti avere file che non siano archiviati in una cartella dedicata.

Imparentato: Strumenti produttivi per migliorare la concentrazione negli uffici che distraggono

Ciò non ti renderà automaticamente migliore nella gestione del carico di lavoro, ma ti aiuterà con la gestione del tempo e ti manterrà coerente. Hai mai sentito il detto "una casa ordinata è una mente ordinata"? Lo stesso vale per il tuo spazio di lavoro digitale!

4. Tieni traccia del tuo lavoro

Avere autonomia sul lavoro significa che ci si aspetta che tu tenga traccia delle tue attività in corso e di come questo si inserisce nel più ampio lavoro di squadra. Pertanto, è ovvio che è necessario un modo pratico per farlo.

Puoi creare un foglio di calcolo che elenca tutti i tuoi progressi di lavoro, dai clienti con cui stai lavorando alla pianificazione del progetto. Microsoft Excel e Fogli Google hanno molti modelli che puoi utilizzare oppure puoi crearne uno da zero. Idealmente, il tuo foglio di lavoro dovrebbe darti la supervisione su:

• Qual è il pezzo di lavoro.
• Scadenze.
• Indicatori di avanzamento.
• Compiti ad esso associati.

In alternativa, puoi utilizzare un software di gestione del lavoro, come Asana, che fa un po' di organizzazione per te. Indipendentemente da come scegli di monitorare il tuo lavoro, se sei l'unico responsabile del tuo carico di lavoro, è essenziale che tu abbia una sorta di panoramica visiva.

Imparentato: Hack Asana che devi conoscere

5. Dai priorità alle tue attività in modo efficace

Quando non hai qualcuno che ti dice cosa fare, devi capire quali compiti hanno la priorità sugli altri. Questa abilità è spesso quella con cui le persone hanno più difficoltà perché richiede di pensare al quadro più ampio e di anticipare i risultati futuri.

Fortunatamente, ci sono alcuni metodi collaudati per farlo, per aiutarti. Il Metodo MoSCoW ti aiuta a organizzare le attività in must-have, dovrebbe avere, potrebbe avere e non avrà. È un sistema a più livelli che ti consente di accertare quali attività sono essenziali e quali no.

Il Matrice di Eisenhower è un altro metodo che classifica le tue attività in una griglia 2x2: urgente, importante, non urgente e non importante. Pertanto, se il tuo compito rientra nella casella Urgente/Importante, significa che devi farlo ora. Considerando che se cade nella casella Non urgente/Non importante, probabilmente potresti ignorarlo, per ora.

6. Risparmia tempo sulle attività ripetitive

Le persone trascorrono circa il 25% del loro tempo al lavoro in compiti ripetitivi; questa è una porzione enorme di tempo ed è incredibilmente inefficiente. Potrebbero essere e-mail che invii in cui il contenuto è identico o blocchi di testo che scrivi nei rapporti.

La buona notizia è che puoi automatizzare il lavoro di routine come questo utilizzando il Estensione di Chrome per l'espansione del testo magico. È un'applicazione gratuita che ti consente di creare fino a 10 scorciatoie invece di scrivere lo stesso testo, ancora e ancora.

Imparentato: Attività quotidiane che puoi automatizzare utilizzando Zapier

Il trigger di scorciatoia potrebbe essere una combinazione di simboli e lettere. Quando li digiti, produce automaticamente il testo completo di cui hai bisogno. Ad esempio, digitando #rapporto produrrà il rapporto completo sullo scheletro e potrai semplicemente entrare e modificare tutti i dettagli rilevanti.

Rimani al passo con il tuo carico di lavoro

È molto facile diventare disorganizzati e commettere errori quando si tratta di gestire il proprio carico di lavoro. Pertanto, assicurarsi di avere tutto in atto per ridurre al minimo questo è essenziale.

Come esseri umani, possiamo immagazzinare solo così tante informazioni nel nostro cervello, quindi non caricarti di cercare di ricordare tutto. Utilizzando i suggerimenti esplorati qui, sarai sulla buona strada per gestire efficacemente il tuo carico di lavoro e, con il tempo, diventerà una seconda natura.

4 app per bacheche digitali per la collaborazione e la pianificazione dei progetti

Le bacheche di collaborazione digitale sono la via da seguire, ma quale dovresti usare? Ecco le migliori app per la collaborazione e la pianificazione dei progetti.

Leggi Avanti

Circa l'autore