Che cos'è il batch di attività? Una guida completa

La produttività sul posto di lavoro è spesso definita come la quantità di lavoro che una persona può completare in un determinato periodo di tempo. Più sei produttivo, più cose fai.

Tuttavia, invece di utilizzare l'approccio convenzionale per portare a termine il lavoro, è possibile applicare una varietà di strategie diverse.

In alcuni casi, anche piccoli cambiamenti possono portare a un profondo impatto sulla quantità di lavoro svolto. Il batch delle attività ne è un classico esempio.

Quindi, cos'è esattamente il batch delle attività? E come puoi farlo correttamente? Scopriamolo.

Che cos'è il batch di attività?

Il batch di attività è semplicemente un processo di raggruppamento di attività di natura simile in un batch e di completamento in una volta sola invece di eseguirle una per una nel corso della giornata.

Puoi raggruppare quasi tutte le attività insieme. Ad esempio, se devi rispondere alle tue e-mail, potresti stabilire un orario specifico e quindi concentrarti esclusivamente su quello.

Invece di rispondere sporadicamente alle e-mail non urgenti durante la giornata, puoi prenderti una pausa e portare a termine il lavoro in una volta sola con la massima concentrazione.

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Uno dei principali vantaggi del batch di attività è che puoi usarlo per quasi tutto, dal lavoro profondo al completamento di attività umili nel corso della giornata.

Come raggruppare le attività in modo efficace

Per raggruppare le attività in modo efficace, hai bisogno di due cose: uno strumento di monitoraggio del tempo e un'app da fare. Ecco una guida passo passo per raggruppare le attività in modo efficace.

La prima cosa che devi fare è scegliere uno strumento di monitoraggio del tempo. Il batch di attività è efficace solo se sai quanto tempo stai dedicando a ciascun batch di attività.

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Una scelta popolare è Clockify, poiché è completamente gratuito da usare. Naturalmente, ci sono altre opzioni disponibili come Toggl, quindi scegli l'app che ti senti a tuo agio.

2. Usa un'app da fare per classificare le attività di conseguenza

Non mancano le app da fare, quindi è più una questione di ciò che ti piace e per cui sei disposto a pagare. Microsoft To Do è un'app fantastica che è gratuita e si sincronizza su più piattaforme, inclusi iOS, Android, Windows e macOS. Puoi trovare anche altre opzioni, come Tic Tic.

Quando selezioni un'app da fare, assicurati di sceglierne una che ti consenta di assegnare etichette o classificare le attività. Questo farà una grande differenza quando stai raggruppando le attività insieme.

3. Lotto di lavoro di basso valore per ore faticose della giornata

Per eseguire in batch le attività con successo e migliorare la produttività, è necessario comprendere come fluttuano i livelli di energia durante il giorno.

Quasi tutti noi sperimentiamo pause o cali di energia nel corso della giornata. Tuttavia, per la maggior parte delle persone, le mattine sono più produttive. I livelli di energia sono alle stelle e la mente sta sparando su tutti i cilindri.

Tuttavia, la maggior parte delle persone subisce un crollo subito dopo pranzo, con una produttività che diminuisce considerevolmente. Puoi raggruppare lavori di basso valore, come rispondere a e-mail non essenziali o svolgere attività banali, durante questi periodi di bassa energia.

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Allo stesso modo, per compiti più impegnativi, è meglio raggrupparli per un momento in cui la tua mente sarà fresca e concentrata. Potrebbero essere le ore tarde della notte o le prime ore del mattino!

4. Suddividi i progetti più grandi in compiti più piccoli

Una cosa importante che devi fare è suddividere i progetti più grandi durante il batch delle attività. Non puoi raggruppare un'attività insieme se richiederà una grossa fetta della tua giornata.

Invece, se stai lavorando a un grande progetto, devi scomporlo in attività più piccole ed eseguibili. E, come sempre, assicurati di poter classificare queste attività di conseguenza.

Ad esempio, se è necessario preparare un report completo, è possibile suddividere il flusso di lavoro in diverse fasi, tra cui la pianificazione, la raccolta dei dati, la stesura del report e la presentazione.

5. Imposta limiti di tempo e rivedi le tue prestazioni

L'uso di uno strumento di monitoraggio del tempo è di fondamentale importanza per il batching e il completamento delle attività con successo. In molti casi, alcune attività potrebbero sfuggirti di mano e richiedere più tempo di quanto pensassi.

Stabilisci limiti di tempo realistici e cerca di rispettarli. Con il tempo, capirai meglio quanto tempo ci vuole per completare attività specifiche e i tuoi limiti di tempo diventeranno più efficienti.

Dovresti condurre controlli del tempo settimanalmente per sapere quali categorie di attività hanno consumato la maggior parte del tuo tempo e come puoi ridurre il tempo dedicato alle attività meno impegnative.

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4 principali vantaggi del batch di attività

Il batching delle attività è una fantastica tecnica di produttività che ti aiuterà a fare di più in un arco di tempo più breve. Ecco i maggiori vantaggi che offre.

1. Produttività migliorata

Concentrandoti maggiormente su compiti simili, otterrai di più invece di lasciar vagare la tua attenzione. Il raggruppamento delle attività è prevalente in quanto ti consente di completare tutti i lavori ad alta priorità in una volta sola quando i tuoi livelli di energia sono più alti.

Ciò ti consente anche di gestire meglio i tuoi livelli di energia nel corso della giornata e di concentrarti su compiti diversi in base ai tuoi livelli di concentrazione.

2. Maggiore fiducia

La tua sicurezza sarà ovviamente bassa quando sei mentalmente o fisicamente prosciugato mentalmente e hai un compito importante da completare. Semplicemente non avrai fiducia nel tuo lavoro nella maggior parte dei casi.

Facendo un lavoro importante durante i periodi di alta energia e concentrazione, anche la tua sicurezza generale aumenterà. Man mano che fai più lavoro nel tempo, continuerà a salire!

3. Migliore soddisfazione sul lavoro

Prova a raggruppare le attività se ti ritrovi a inseguire costantemente scadenze e saltare da un'attività all'altra. Ti consentirà di gestire il tuo tempo in modo più efficace, aumentando in definitiva la soddisfazione sul lavoro.

4. Stress ridotto

Con il batch delle attività, non perderai sonno per scadenze imminenti o scarsa qualità del lavoro. Poiché avrai periodi definiti per completare tutte le attività essenziali e non essenziali, saprai quando fermarti e dedicare un po' di tempo ad altre cose.

Naturalmente, ciò contribuirà a ridurre i livelli di stress e ti consentirà di ottenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Regolamentare la produttività è vitale per il successo

Misurare e regolare i livelli di produttività è molto importante. Ti permetterà di migliorare il tuo lavoro, liberare tempo da dedicare alle cose che ami e saperne di più. Ancora più importante, non ti sentirai costantemente impantanato con il lavoro regolando e gestendo i tuoi livelli di produttività.

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